SAP ROLL-OUT BEI SCANDINAVIAN TOBACCO
14/08/08 - Warschau
HICRON war für den Rollout der Lösung im Bereich Verkauf&Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft und Qualitätsmanagement verantwortlich.
Um die Wende vom Juli und August 2008 wurden die Arbeiten an dem Rollout des SAP-Systems bei der Scandinavian Tobacco abgeschlossen. Der Rollout wurde durch IDS Scheer und HICRON Consulting realisiert und hatte zum Ziel, die SAP-Lösung für alle wichtigen Bereiche des Unternehmens aus Dänemark nach Polen zu übertragen. Als Ergebnis der Umsetzung erhielt die polnische Niederlassung von Scandinavian Tobacco ein einziges System, das eine Reihe von nicht integrierten Anwendungen ersetzt. Darüber hinaus wurde die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Zweigen des Unternehmens verbessert. Die Experten von HICRON Consulting waren für den Rollout der Lösung im Bereich Verkau&Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft und Qualitätsmanagement verantwortlich.
Roll-Out oder Implementierung?
Standard-Rollout-Projekte umfassen Übertragung einer Vorlage – eines Systems, das in einem der Unternehmen implementiert wurde – auf andere Niederlassungen oder Standorte des Unternehmens. In vielen Fällen jedoch müssen auch bei solchen Projekten bestimmte Elemente angepasst werden unter Berücksichtigung von unterschiedlichen Bedürfnissen, die von den Standards eines Unternehmens abweichen. Ein Beispiel für ein solches Projekt ist der Rollout bei Scandinavian Tobacco.
Polen war das erste Land, in dem das SAP-System nach der Lösung, die für das dänische Unternehmen konzipiert wurde, gerolloutet wurde. Das Template war dort aufgrund fehlender Dokumentation praktisch nicht vorhanden. Zuerst musste die Art und Weise geprüft werden, wie das System in jedem Gebiet aufgebaut wurde. Dann wurden gemeinsam mit den Vertretern der Scandinavian Tobacco in Polen jene Bereiche des Systems identifiziert, die modifiziert werden mussten. Anschließend konnte das gesamte System in Polen implementiert werden.
Besondere Umstände
Die dänischen Einstellungen der Geschäftsprozesse in SAP wurden für Polen aus mehreren Gründen geändert. Der primäre Grund waren die Anforderungen des polnischen Rechts, insbesondere in Bezug auf die Ausstellung und Korrektur von Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Darüber hinaus ist es nach polnischem Recht für den Handel mit verbrauchsteuerpflichtigen Waren erforderlich, die ADT / UDT-Dokumente für die Kontrolle der Verbrauchsteuer auszustellen, was in dem System auch berücksichtigt werden sollte. Ganz anders war auch die Spezifität der Arbeit der polnischen Niederlassung. Im Bereich Verkauf&Vertrieb musste der ganze Marktansatz praktisch von Null aufgebaut werden unter Berücksichtigung von verschiedenen Rabatten und Verträgen mit Kunden.
Im SAP-System mussten ebenfalls die Prozesse der Inter-Company Sales und Cross-Company Sales neu konfiguriert werden, wo in einem Verkaufsprozess sowohl die dänische als auch die polnische Niederlassung von Scandinavian Tobacco auftritt. Vor der Implementierung war der Datenaustausch zwischen den Niederlassungen der Gesellschaft durch die Verwendung verschiedener Anwendungen sehr schwierig (zum Beispiel in solchen Situationen, wenn ein Kunde die Waren bei der dänischen Firma bestellt, die durch die polnische Niederlassung geliefert wird). Im Zuge der Neuregelung des Bestellvorgangs im SAP-System haben die Berater von HICRON Consulting den Vertriebsprozess an der Schnittstelle zwischen Vertrieb und Materialwirtschaft optimiert.
An die polnischen Bedingungen musste auch die besondere Erfassungsmethode von Banderolen wegen der sehr strengen Anforderungen des Zollamtes in Polen angepasst werden. Die Banderolen mussten auf verschiedenen Ebenen erfasst werden, je nach dem Herstellungs- und Bestimmungsort der Ware. Die Banderolen für in Polen hergestellte Waren wurden anders erfasst. Man unterscheidet zwischen den Importbanderolen, die an die Niederlassung in Dänemark geschickt werden, die als Unterbeauftragte die Zigaretten für Polen herstellt und den Exportbanderolen, die aus Dänemark kommen und dorthin mit den in Polen hergestellten Zigaretten wieder geschickt werden. Der Banderolenverkehr wurde im SAP-System genau dargestellt, was zur wesentliche Verbesserung des Registrierungsprozesses beigetragen hat.
Unabhängiges System
Scadinavian Tobacco Polen verfügt über eigene Verfahren, die von der Niederlassung in Dänemark unabhängig sind und das Bestandsvolumen und den Umfang der Einkäufe für wesentliche Rohstoffe bestimmen lassen. Die Berater von HICRON Consulting hatten beim Rollout des SAP-Systems zum Ziel, diese Vorgänge im System mit einzubeziehen. Scandinavian Tobacco Polska verfügt also derzeit über eine Lösung, die erlaubt, den Lagerbestand zu überwachen und den Einkauf von Rohstoffen aufgrund von gewissen Parametern vorschlägt. Der Betreiber kann zugleich in diese Vorschläge eingreifen und die Einkaufsdokumente ändern.
Im Bereich der Qualitätskontrolle ist SAP bei der Scandinavian Tobacco auch ganz unabhängig. Die Kontrolltätigkeiten und Messungen an den Messgeräten zur Kontrolle der Zigarettenqualität werden zeitplangemäß bei der Scandinavian Tobacco durchgeführt. Das System generiert regelmäßig automatische Warnungen, die über die Notwendigkeit, z.B. Kalibrierung eines bestimmten Geräts, informieren.
