FACILITYMANAGEMENT
Kostenanalyse, Verfolgung der Produktivität, Rentabilität, Vertriebsplanung – dies sind nur einige Geschäftsprozesse, die den Einsatz von integrierten Managementsystemen erfordern. Mit dem ERP-System ist ihre Organisation und Integration viel einfacher. Wenn das Unternehmen allerdings mehrere Standorte, Betriebe, Lager und Verkaufsstellen hat - entstehen neben der typischen Prüfung der Effizienz auch weitere Herausforderungen. Wie werden die Immobilienunterhaltungskosten für die einzelnen Einheiten abgerechnet? Wie werden die Gewinne zu konkreten Einheiten zugeordnet? Wie wird die Rentabilität der einzelnen Einheiten in Abtrennung von der Gesellschaft bewertet? Die Beantwortung dieser Fragen geht über die Standard-Möglichkeiten des ERP-Systems hinweg und erfordert den Einsatz einer speziellen Property-Management-Lösung, wie SAP Real Estate Management (SAP RE-FX).
Warum SAP?
Die Property-Management-Lösung von SAP (SAP RE-FX) umfasst eine Reihe von Support-Tools, die in einem integrierten System sämtliche Phasen im Lebenszyklus der Immobilien und alle damit verbundenen Prozesse unterstützen. SAP Real Estate Management bietet eine effiziente Betreuung der Immobilie von ihrer Übernahme über die Verwaltung der Anlage, Kosten- und Einnahmenplanung bis hin zur Abrechnung der realen Werte. Zusätzlich zur Senkung der Verwaltungs- und Buchhaltungskosten liefert SAP RE-FX eine zuverlässige Information über die Wirksamkeit der verwendeten Vermögenswerte. Zu den weiteren Vorteilen, die durch die Benutzer von SAP RE-FX erwähnt werden, gehört auch die Standardisierung der Prozesse in Organisationen mit einer zerstreuten Struktur, die Erstellung einer kohärenten Datenbank der Immobilien und die Regelung der Preisgestaltung für die gemieteten Flächen, sowie eine bessere Politik für die Abrechnung der Immobilienkosten für die Einheiten, die diese innerhalb der Organisation nutzen.
HICRON ist ein Partner der SAP Polska mit dem zahlreichsten Team von SAP-RE-Beratern mit der größten Erfahrung bei der Umsetzung dieser Lösung. Zu den Kunden von HICRON, die SAP RE-FX einführen, gehören Unternehmen aus den Branchen: Gewerbeimmobilien-Management, Outsourcing, Einzelhandel, Transport, Horeca und andere.
Für welche Unternehmen?
SAP RE-FX ist eine Lösung, die durch Unternehmen aus vielen Branchen erfolgreich eingesetzt wird: Banken, Handelsketten, Industrieunternehmen, Tankstellen, Unternehmen, Energiewirtschaft und viele andere. Was verbindet alle diese Unternehmen, ist der Einsatz von Hallen, Lagern, Betrieben, Standorten und Verkaufsstellen in eigenen oder gemieteten Immobilien. SAP RE-FX unterstützt sie bei der Verwaltung des Eigentums und ermöglicht, die Betriebskosten im Zusammenhang mit der Unterhaltung der Immobilie zu reduzieren und die Rentabilität der einzelnen Einheiten einfacher zu bewerten.
Macht der Integration
Wegen der umfangreichen Integrationsmöglichkeiten der Lösung profitieren von SAP RE-FX nicht nur die Anwender von SAP ERP, sondern auch Unternehmen mit anderen ERP-Systemen. SAP Real Estate Management ist mit anderen Modulen von SAP ERP, Branchenlösungen und Business Objects natürlich integriert und kann auch mit externen Lösungen integriert werden, die Verwaltung von verschiedenen operativen Bereichen ermöglichen. Daher ermöglicht die Lösung die Umsetzung der Geschäftsziele der Unternehmen mit dem unterschiedlichen Geschäftsprofil, je nach ihren Präferenzen. Unternehmen, die Einkaufshandelsflächen verwalten, verwenden beispielhaft die Lösung vor allem für die Abrechnung der Mietverträge und Verwaltung der Beziehungen mit Dienstleistern: Medienversorgern, Reinigungsunternehmen oder Sicherheitsdiensten. SAP RE-FX bietet unter anderem die Möglichkeit einer automatischen Festlegung der Höhe der Miete je nach Verkaufszahlen, die eine Einheit erzielt. Kettenrestaurants prüfen durch den Einsatz von RE-FX die Rentabilität der einzelnen Standorte, indem sie die tatsächlichen Kosten und Einnahmen präsentieren und die Abrechnung je Einheit durchführen. Bauunternehmer können mit diesem System auch die Rentabilität neuer Investitionen einschätzen und die Modernisierungsprojekte der Gebäude verwalten. Unternehmen, die Gewerbeflächen vermieten, können leicht die Einnahmen aus der Vermietung der Immobilien mit den durch die Immobilien generierten Kosten zusammenstellen und einen Preis für die Vermietung ermitteln, der den gewünschten Gewinn bringt. Die Koordinierung der Geschäftsprozesse in allen Unternehmen, die SAP RE-FX nutzen, verläuft durch die Integration der Lösung mit den Bereichen: Anlagevermögen, Finanzen und Controlling, Verkauf und Vertrieb, Projektmanagement, Investitionsmanagement, Wartungsmanagement, Personalmanagement.
Ein wichtiger Vorteil dieser Lösung ist die Integration mit der Microsoft Office Suite. Dies gilt insbesondere, wenn das Unternehmen die Option ausübt, um mit Kunden und Lieferanten, die Arbeiten an den Anlagen durchführen, zu kommunizieren. Dann ist es von der Ebene von SAP RE-FX möglich, Mietverträge zu erstellen, Rechnungen für die Mieter auszustellen, weitere Reparaturarbeiten zu beauftragen. Sie können auch direkt dynamische Berichte für Excel erzeugen.
Fallbericht - SAP RE-FX bei einem Produktions- und Handelsunternehmen
In dem beispielhaften Unternehmen, spezialisiert auf die Herstellung von Kunststoffprodukten, ist das Immobilien-Management nicht die Grundlage für seine Tätigkeit. Das Unternehmen hat jedoch einige Produktionsstätten im ganzen Land, mietet auch Lagerflächen. Neben der Produktion vertreibt es seine Produkte über ein Franchise-Netzwerk. Durch die Größe des Vermögens und das Ausmaß der damit verbundenen Kosten und Erlöse war die Verwendung eines Spezialwerkzeugs erforderlich, um die Immobilien zu verwalten und die Zusammenarbeit mit Unternehmen zu erleichtern, die in den Verkauf ihrer Produkte eingebunden sind. Aufgrund der Art der Produktion und der einzuhaltenden Sicherheitsbedingungen müssen produzierende Unternehmen periodisch überprüft werden. Vor der Implementierung von SAP RE-FX gab es kein System, das die Vorausplanung der Inspektionen erlauben würde, es war daher notwendig, die Laufzeiten zu überwachen. Mit SAP RE-FX und dessen Integration mit der Lösung für die Verwaltung von Reparaturen erzeugt das System automatisch Benachrichtigungen über die Notwendigkeit der Durchführung von periodischen technischen Inspektionen und anderen an der Anlage. Darüber hinaus aus ist es von der Ebene der Lösung möglich, die Verantwortung für die Beauftragung der Inspektionen, Reparaturen und Beseitigung der Störungen bestimmten Personen zuzuweisen, einschließlich der Bezeichnung der dafür notwendigen Stoffen und finanziellen Ressourcen. So ist es möglich, nicht nur die Kosten laufend zu registrieren, sondern auch den genauen Zeitplan der Arbeiten zu führen, was ihre Ausführung, Überprüfung und gegebenenfalls den Nachweis ihrer Umsetzung vereinfacht.
Neben der Planung von Reparaturen und Inspektionen nutzt das Unternehmen die Lösung auch für das Management von Franchise-Gebühren von den Auftragnehmern, die Produkte unter seiner Marke verkaufen. Die Höhe der monatlich gezahlten Gebühr ist von den Einnahmen aus Verkäufen abhängig. Zur Erleichterung und Beschleunigung des Informationsflusses kommunizieren die Vertriebsgesellschaften mit dem Hersteller über spezielle Web-Portale, die im SAP RE-FX zur Verfügung stehen, und berichten über die Verkaufsergebnisse. Die Daten werden direkt in SAP RE-FX aufgenommen, das mit dem Bereich Finanzen integriert ist, so dass die Höhe der Forderungen automatisch berechnet wird, und die daraus generierte Rechnung direkt an den Empfänger geht.
