WIE FUNKTIONIERT EDI?
Neben dem klassischen Austausch von Rechnungen und Bestellungen zwischen Unternehmen kann EDI genutzt werden, um die Kunden über Lieferzeiten, Produktionsfristen und Produktionsmengen zu informieren und zugleich Produktionszeitpläne für einen bestimmten Kunden in voller Integration mit der Planungsabteilung festzulegen.
Die Tools zum elektronischen Dokumentaustausch werden seit vielen Jahren von Unternehmen verwendet, um den Durchfluss von geschäftlichen Informationen zu unterstützen. Durch die Umsetzung angemessener Lösungen können Daten effektiv zwischen Abteilungen und Filialen des Unternehmens ausgetauscht und zusätzlich in dem IT-System erfasst werden. Ein solches Vorgehen spart Aufwand und Zeit. Die EDI-Tools können innerhalb eines Unternehmens verwendet werden, aber ebenso gut können sie zum Versand von Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten zwischen zwei Geschäftspartnern dienen. SAP EDI (Electronic Data Interchange) ist eine solche Lösung.
Zahlreiche Möglichkeiten
SAP-EDI ist eine flexible und offene Lösung, die frei angepasst werden kann, um auch die Nicht-Standardanforderungen zu erfüllen. Neben dem klassischen Austausch von Rechnungen und Bestellungen zwischen Unternehmen kann die Lösung so konfiguriert werden, dass die Nutzer über Liefertermine, Produktionsdaten und Produktionsmengen informiert werden und zugleich ein Produktionszeitplan für einen bestimmten Kunden in voller Integration mit der Planungsabteilung festgelegt wird. Nachstehend finden Sie eine Beschreibung der standardisierten Anwendungsweise von EDI.
Wie funktioniert EDI?
Wenn EDI verwendet wird, basiert der Verkauf von Produkten an Kunden auf Lieferplänen. Jeder Kunde legt regelmäßig einen aktualisierten Zeitplan, meistens für ein Jahr, vor. Auf der Grundlage des vorgelegten Zeitplans werden die Waren an den Kunden ausgeliefert und Rechnungen generiert.
1. Lieferpläne erstellen
Im vorgeschlagenen Verfahren müssen Lieferpläne zunächst manuell in SAP durch die Mitarbeiter der Vertriebs- / Logistikabteilung angelegt werden. Bei der Erstellung von Lieferplänen werden Informationen über Kunden, Nummer des Lieferplans, Nummern der Werkstoffe, Vertragslaufzeit eingegeben.
2. Zeitplan der Lieferungen aktualisieren – IDoc DELFOR
Anschließend werden die bestehenden Lieferpläne über die EDI-Schnittstelle automatisch ergänzt und in regelmäßigen Abständen mit Informationen gemäß dem Zeitplan aktualisiert, der durch die Kunden in Form vom elektronischen IDoc - Dokument (DELFOR) gesendet wird. Für jede eingehende Nachricht des Kunden wird in SAP der entsprechende offene Lieferplan für das betreffende Material gefunden und mit Informationen über die Lieferfristen und Liefermengen aktualisiert.
Für jeden Lieferplan ist es möglich, Veränderungen zu vergleichen, die in den aktualisierten Zeitplänen aufgetreten sind (Vergleich der historischen und aktuellen Lieferfristen für einen Lieferplan).
Jede eingehende Nachricht (DELFOR) löst eine Mitteilung des Mitarbeiters, der für den jeweiligen Kunden verantwortlich ist, in Form einer E-Mail aus, die über korrekt gebuchte, in SAP akzeptierte oder falsch verarbeitete EDI-Meldung informiert. Im Falle eines Fehlers in der Entsendung des IDoc-Dokuments, z. B. wenn der entsprechende Lieferplan im SAP-System fehlt oder wenn die Materialnummer des Kunden nicht ordnungsgemäß zugeordnet ist, kann der Mitarbeiter der Vertriebsabteilung die fehlenden Daten ergänzen und von Hand buchen oder das IDoc-Dokument wieder verarbeiten.
3. Lieferung erstellen und buchen
Die Erstellung der Versandlieferungen ist nur möglich für die im Lieferplan bestätigten Termine und Mengen. Das Lieferdokument wird manuell durch einen Mitarbeiter der Vertriebs-/ Logistikabteilung mit Hinweis auf den bestimmten Lieferplan angelegt. Während der Erstellung des Lieferplans kann der verfügbare Bestand am versandten Material kontrolliert werden. Es ist möglich, eine Reihe von Lieferplänen in einer Lieferung an den gleichen Kunden zusammenzuführen. Wenn die Lieferung in SAP erstellt wird, werden Warenausgänge durch den Mitarbeiter der Vertriebs- / Logistikabteilung gebucht.
4. Bestätigung der Lieferung beim Kunden – DESADV Idoc
Die Buchung der Lieferung löst das Senden einer Nachricht über die EDI-Schnittstelle an den Kunden mit der Bestätigung des Versands (DESADV-Meldung) aus. Die Nachricht wird in SAP als ausgehende Standardinformation aus der Kopfzeile des Lieferdokuments definiert (in der gleichen Weise wie Standard-Ausdrucke, z.B. Lieferschein) und enthält alle Details, die im Lieferdokument enthalten sind.
5. Rechnung
Die Fakturierung in SAP erfolgt durch manuelle Erstellung der Rechnung in Bezug auf die gebuchte Lieferung. Die Erstellung und Buchung der Rechnung löst eine ausgehende EDI-Nachricht in der Kopfzeile der Rechnung aus – INVOIC-Nachricht. Zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung werden die Preise für den angegebenen Zeitpunkt der Preiskalkulation aktualisiert. Das Datum ist standardmäßig der tatsächliche Warenausgang aus dem Lager, der im gebuchten Lieferdokument angegeben ist.
6. Sendung von elektronischen Rechnungen - IDoc INVOIC
Die Absendung der elektronischen Rechnung wird manuell nach der Buchung der Rechnung ausgelöst, um eine Gelegenheit zu gewährleisten, die Rechnung im Falle von Fehlern in der Buchung oder Preiskalkulation noch vor der Absendung zu korrigieren und zu stornieren.
Implementierung von EDI
SAP EDI basiert auf Standard-Technologien von SAP:
• Standard-Schnittstelle des SAP R / 3 - Systems, die sog. IDoc -Schnittstelle, die eine einheitliche Verarbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten mit einem universellen Format ermöglicht,
• SAP Business Connector, ein universelles EDI-Subsystem (seine Lizenz ist für die Anwender von SAP R / 3 frei).
Jedes Unternehmen mit dem implementierten SAP-System kann das EDI-System in Anspruch nehmen, ohne die Kosten für den Erwerb zusätzlicher Lizenzen zu tragen. Die einzige Voraussetzung ist die Konfiguration des Durchflusses von SD-Dokumenten, die Ausführung der Lieferpläne garantiert:
- Lieferplan -> ausgehende Lieferungen gemäß dem Zeitplan der Auslieferungen -> Fakturierung
- Konfiguration der ausgehenden Informationen für die Zwecke von EDI
- Überprüfung der grundlegenden Daten für die Zwecke der Lieferpläne: Lieferanten / Kunden-Bindung, Kunden / Produkt-Daten
- Implementierung von EDI-Nachrichten:
A. DELFOR - Delivery schedule for component supplier
B. DESADV - Delivery: Shipping notification
C. INVOIC - Invoice/Billing Document
Zahlreiche Vorteile
Eine erfolgreiche Durchführung der EDI-Lösung kann folgende geschäftliche Vorteile bringen:
- automatischer Datenaustausch (ohne Datenreplikation durchführen oder den Nutzer einbeziehen zu müssen)
- Optimierte Logistikkette
- Vereinheitlichung der Kauf- / Verkaufsprozesse zwischen Partner-Unternehmen
- Reduzierter Zeitaufwand für die Verarbeitung der Kauf- / Verkaufstransaktionen
- Geringe Anzahl von Fehlern bei der Bearbeitung der Transaktionsdokumente
- Beseitigung eines Teils der Dokumente, die in Papierform erstellt wurden
- Verbesserung der Handelsverfahren
- Weniger Zeit für die Auftragsabwicklung durch den schnellen Austausch von Informationen und geschäftlichen Daten
