Strona główna / Aktualności 2008 / Roll-Out Sap W Scandinavian Tobacco

Podczas projektu za roll-out rozwiązania w obszarach sprzedaży i dystrybucji, zaopatrzenia, gospodarki materiałowej i zarządzania jakością odpowiadała firma HICRON.

Na przełomie lipca i sierpnia 2008 roku zakończyły się prace nad roll-outem systemu SAP w Scandinavian Tobacco. Roll-out, realizowany przez spółki IDS Scheer i HICRON Consulting, dotyczył przeniesienia z Danii do Polski rozwiązania SAP obsługującego wszystkie kluczowe obszary firmy. W wyniku wdrożenia polski oddział Scandinavian Tobacco uzyskał jednej system, który zastąpił kilka niezintegrowanych aplikacji. Dokonano również usprawnień we współpracy między oddziałami spółki. Za roll-out rozwiązania w obszarach sprzedaży i dystrybucji, zaopatrzenia, gospodarki materiałowej i zarządzania jakością odpowiedzialni byli konsultanci HICRON Consulting.

Roll-out czy wdrożenie?

Standardowe projekty typu roll-out polegają na przeniesieniu pewnego wzorca – systemu uruchomionego w jednej spółce – na inne oddziały lub jednostki. Zdarza się jednak, że nawet w takich projektach istnieje potrzeba konfiguracji niektórych elementów, uwzględniając odbiegające od standardów potrzeby danej jednostki. Przykładem takiego przedsięwzięcia jest roll-out w Scandinavian Tobacco.

Polska była pierwszą jednostką dla której system SAP był roll-outowany według rozwiązania wypracowanego dla placówki w Danii. Tam wzorzec praktycznie nie istniał ze względu na brak jego dokumentacji. Należało więc najpierw przeanalizować sposób w jaki system był zbudowany w każdym obszarze z osobna. Następnie, wspólnie z przedstawicielami Scandinavian Tobacco w Polsce, wydzielić te obszary systemu, w których należy wprowadzić pewne modyfikacje i dopiero wówczas zaimplementować całość systemu w Polsce.

Specyficzne warunki

Duńskie ustawienia procesów biznesowych w SAP były zmienianie dla Polski z kilku powodów. Podstawową przyczyną były wymogi polskiego prawa, dotyczące zwłaszcza wystawiania i korygowania faktur VAT. Co więcej, w polskim prawie dotyczącym obrotu towarami podlegającymi akcyzie istnieje obowiązek wystawiania dokumentów ADT/UDT dla potrzeb kontroli podatku akcyzowego i należało to uwzględnić w systemie. Zupełnie inna od duńskiej była też specyfika działania polskiego oddziału. W obszarze sprzedaży i dystrybucji należało więc praktycznie od nowa zbudować całe podejście firmy do rynku, uwzględniając odmienne rabaty i umowy z klientami.

W systemie SAP należało również na nowo skonfigurować procesy Inter-Company Sales i Cross-Company Sales, gdzie w ramach jednego procesu sprzedaży występuje zarówno duński, jak i polski oddział Scandinavian Tobacco. Przed wdrożeniem, ze względu na posługiwanie się różnymi aplikacjami, wymiana danych między oddziałami spółki była znacznie utrudniona (na przykład w takich sytuacjach, gdy podczas sprzedaży klient zamawia towar u spółki duńskiej, a jego dostawa następuje z oddziału polskiego). Przy okazji uporządkowania tego procesu w systemie SAP konsultanci HICRON Consulting zoptymalizowali proces sprzedaży na styku sprzedaż/gospodarka magazynowa.

Dostosowania do polskich warunków wymagał także szczególny sposób rejestracji banderoli ze względu na bardzo restrykcyjne wymogi Urzędu Celnego w Polsce. Banderole musiały być rejestrowane na różnych poziomach, w zależności od miejsca produkcji i przeznaczenia towaru. Inaczej rejestrowane były banderole na towar produkowany w Polsce, inaczej banderole importowe – wysyłane do oddziału w Danii który w formie podwykonawstwa produkował papierosy dla Polski, a jeszcze inaczej banderole eksportowe – otrzymywane z Danii i wysyłane tam razem z wyprodukowanymi z Polsce papierosami. Obrót wszystkimi banderolami został dokładnie odzwierciedlony w systemie SAP, co znacznie usprawniło proces ich rejestracji.

System samodzielny

Scadinavian Tobacco Polska, niezależnie od oddziału w Danii, posiada opracowane dla siebie procedury determinujące wielkość utrzymywanego zapasu i wielkość zakupów dla kluczowych materiałów. Podczas roll-outu systemu SAP, zadaniem konsultantów HICRON Consulting było między innymi uwzględnienie tych procedur w systemie. Scandinavian Tobacco Polska posiada więc rozwiązanie, które monitoruje stany magazynowe i na podstawie pewnych wytycznych samo proponuje zakupy materiałów. Jednocześnie użytkownik systemu może ingerować w te propozycje i modyfikować dokumenty zaopatrzeniowe.

W zakresie kontroli jakości system SAP w Scandinavian Tobacco także jest dość samodzielny w działaniu. Zgodnie z wytyczonym harmonogramem, w Scandinavian Tobacco wykonywane są prace kontrolne i pomiary na urządzeniach wykorzystywanych do kontroli jakości papierosów. System sam regularnie generuje alerty mówiące o konieczności wykonania np. kalibracji określonego urządzenia.

wróć do aktualności | drukuj