Strona główna / Hicron Know-How / Audyt Systemu Sap

AUDYT SYSTEMU SAP

Audyt SAP pozwala firmom zweryfikować w jakim zakresie korzystają z możliwości systemu SAP, w jakim stopniu system SAP spełnia stawiane mu wymagania, jest spójny z przebiegiem procesów biznesowych oraz jakie ewentualne zmiany organizacyjne, warsztaty, czy rozszerzenia systemowe są rekomendowane by system realizował zakładane cele.

Każdej firmie zaleca się więc, aby co jakiś czas spojrzeć „z boku” na użytkowany system oraz jego konfrontację z realnymi potrzebami. Usługa audytu przeprowadzonego przez niezależną firmę zewnętrzną przy współudziale kluczowych użytkowników daje taką możliwość. Audyt systemu SAP ERP pozwala firmom zweryfikować w jakim zakresie korzystają z możliwości systemu, w jakim stopniu system SAP spełnia stawiane mu wymagania, jest spójny z przebiegiem procesów biznesowych oraz jakie ewentualne zmiany organizacyjne, warsztaty, czy rozszerzenia systemowe są rekomendowane by system realizował zakładane cele.

Dla jakich firm?
Aby system SAP spełniał swoją rolę i skutecznie wspierał firmę w zarządzaniu, konieczne jest jego dostosowanie do zmieniającej się rzeczywistości. Nie ma jednak złotej zasady mówiącej, co ile lat firma korzystająca z systemu SAP ERP powinna przeprowadzać audyt tej aplikacji. Istnieją jednak pewne wskazówki mówiące na jakim etapie rozwoju firmy przeprowadzenie audytu systemu SAP ERP jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania tej aplikacji.

Audyt rozwiązań SAP zalecany jest m.in. tym firmom, które:
1. Są stosunkowo krótko po wdrożeniu systemu. W związku z brakiem doświadczenia w jego obsłudze odczuwają niedosyt wiedzy, brak im samodzielności i często korzystają ze wsparcia firm zewnętrznych przy rozwiązywaniu bieżących problemów.
2. Stoją przed decyzją o rozwoju użytkowanego systemu. Często wdrożenia funkcjonalności systemu są rozkładane na etapy i obejmują horyzont kilku lat. Przed uruchomieniem kolejnego etapu warto zweryfikować niegdyś przyjęte założenia.

3. Kilka lat po wdrożeniu chcą zbadać w jakim stopniu system spełnia ich wymagania. W związku ze zmianami w otoczeniu biznesowym firmy, jej strukturze i organizacji – należy na bieżąco monitorować wspierające firmę rozwiązania IT. Na tym etapie audyt systemu SAP ERP służy weryfikacji ewentualnych potrzeb rozwojowych systemu SAP ERP, których realizacja pozwoli w pełni dostosować system do aktualnych potrzeb firmy.

Niezależnie od tego, na jakim etapie rozwoju firma decyduje się na audytu systemu SAP ERP, jego przeprowadzenie pozwala odkryć potencjał drzemiący w firmie i zaplanować takie prace rozwojowe, które pozwolą na jego uwolnienie. Konsultanci Grupy HICRON, wykonując audyt systemów SAP, służą także wsparciem biznesowym podczas modelowania procesów biznesowych firmy.

Ile korzyści z audytu?
Wyniki przeprowadzonego audytu dają solidne podstawy do odblokowania ukrytego potencjału zarówno systemu SAP, jak i samej firmy. To sprzyja jej rozwojowi. Do korzyści jakie firma może osiągnąć dzięki przeglądowi użytkowanego rozwiązania, należą:

- wykrycie i likwidacja ograniczeń napotykanych podczas eksploatacji systemu (częsty powód występowania błędów)
- pełny obraz stopnia wykorzystania funkcjonalności systemu dający jasne podstawy do podjęcia ewentualnych decyzji o uruchomieniu nowych funkcjonalności
- zbadanie występowania ewentualnych potrzeb szkoleniowych i zaprojektowanie ich zgodnie z wymogami firmy
- weryfikacja stosowanych procedur okresowych, założeń i celów biznesowych firmy, realizowanych przez system
- wykrycie obszarów działania firmy, które nie są, a powinny być wspierane przez system, dzięki czemu następuje uwolnienie zamrożonego w firmie potencjału
Wyniki zebrane podczas analizy są porównywane z tzw. dobrymi praktykami biznesowymi SAP oraz możliwościami funkcjonalnymi systemu. Stanowią one podstawę do zaplanowania prac związanych z rozwojem rozwiązania SAP w kierunku zwiększania wsparcia kluczowych procesów a co za tym idzie uzyskania pożądanego zwrotu z przeprowadzonej inwestycji w SAP. Raport uzyskany po przeprowadzeniu audytu jest zbiorem jasnych wskazówek co do kierunku działań firmy.

Wybór audytora – na co zwrócić uwagę?
Wiele firm stojących przed wyborem partnera któremu powierzą wykonanie audytu systemu SAP, zadaje sobie pytanie, z jakiego środowiska partner powinien się wywodzić: lepiej powierzyć wykonanie audytu ekspertom biznesowym czy też firmom konsultingowym, zajmującym się na co dzień kwestiami związanymi z audytowanym systemem SAP ERP? Audyt aplikacji jest przedsięwzięciem na pograniczu biznesu i IT. Znajomość biznesu jest istotna, gdyż umożliwia zrozumienie potrzeb firmy i idealne dopasowanie rozwiązań informatycznych. Z drugiej strony efektem audytu ma być zaplanowanie i przeprowadzenie niezbędnych zmian w systemie SAP ERP, stąd znajomość systemu SAP ERP i kompetencje programistyczne są niezbędne do prawidłowej realizacji tego zadania. Rozwiązaniem kompromisowym jest wybór partnera, którego konsultanci posiadają wszystkie te umiejętności. Co więcej, posiadają udokumentowane doświadczenie w realizacji tego typu przedsięwzięć.

Wśród kluczowych kryteriów, jakie należy wziąć pod uwagę wybierając partnera biznesowego do przeprowadzenia audytu systemu SAP ERP znajdują się: wiedza biznesowa, znajomość systemu SAP ERP, oraz liczba lat doświadczenia. Doświadczenie powinno przy tym dotyczyć nie tylko zrealizowanych wdrożeń oraz prac rozwojowych w systemie SAP, ale też analiz biznesowych oraz audytów aplikacji informatyczno-biznesowych. Jako że audyt systemu SAP ERP polega głównie na zbadaniu stopnia dopasowania aplikacji do procesów biznesowych oraz oceny stopnia ich optymalności, sama znajomość systemu SAP ERP nie wystarczy. Dlatego konsultanci oddelegowani do przeprowadzenia audytu powinni mieć doświadczenie w doradztwie biznesowym, przeprowadzaniu analiz przedwdrożeniowych, lub wywodzić się ze środowiska biznesowego (mając doświadczenie jako użytkownik systemu SAP ERP).

Inne ważne aspekty doświadczenia partnera dedykowanego do przeprowadzenia audytu systemu to doświadczenie w branży jaką firma reprezentuje oraz znajomość procesów biznesowych realizowanych przez firmę. Najlepszą drogą weryfikacji tych umiejętności jest przegląd CV osób oddelegowanych do projektu.