ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH

Oprócz typowego przesyłania faktur i zleceń między firmami, dzięki EDI można powiadamiać kontrahentów o terminie realizacji dostawy, terminie i wolumenie produkcji, ustalając jednocześnie kalendarz produkcji dla określonego klienta przy integracji z działem planowania.

Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów już od wielu lat znajdują zastosowanie w firmach, ułatwiając przysłanie informacji. Zastosowanie odpowiednich rozwiązań pozwala na ich sprawną wymianę między działami i oddziałami, zapisując je jednocześnie w systemie informatycznym. To usprawnia pracę i oszczędza czas. Możliwość zastosowania takich narzędzi nie ogranicza się jednak tylko do jednej firmy, równie dobrze można je wykorzystywać do przesyłania zleceń, zamówień, faktur i innych dokumentów między dwoma partnerami biznesowymi. Do takich narzędzi należy SAP EDI (Electronic Data Interchange).

Morze możliwości
SAP EDI jest rozwiązaniem elastycznym i otwartym, można je dowolnie konfigurować spełniając nawet najbardziej niestandardowe potrzeby. Oprócz typowego przesyłania faktur i zleceń, istnieje możliwość takiej konfiguracji rozwiązania, by powiadamiać o terminie realizacji dostawy, terminie i wolumenie produkcji, ustalając jednocześnie kalendarz produkcji dla określonego klienta
przy pełnej integracji z działem planowania. Poniżej prezentujemy standardowy sposób wykorzystania EDI.

Jak działa EDI?
Przy zastosowaniu EDI sprzedaż do klientów odbywa się przy pomocy umów terminarzowych. Każdy z klientów cyklicznie przesyła uaktualniany harmonogram zamówień, najczęściej pokrywający horyzont roczny. Na podstawie przesłanego harmonogramu realizowane są wysyłki do klienta oraz odbywa się fakturowanie wysyłek.

1. Utworzenie umowy terminarzowej
Proponowany scenariusz procesu przewiduje, że umowy terminarzowe muszą w pierwszej kolejności zostać utworzone ręcznie w SAP przez pracownika Działu Sprzedaży/Logistyki. Tworząc umowę pracownik podaje informację o: kliencie, numerze umowy terminarzowej klienta, numerach materiałów objętych umową, okresie obowiązywania umowy.

2. Aktualizacja harmonogramu dostaw – Idoc DELFOR
Następnie poprzez interfejs EDI założone wcześniej aktualne umowy terminarzowe są automatycznie uzupełniane, aktualizowane cyklicznie przesyłanym przez klientów harmonogramem dostaw w postaci elektronicznego dokumentu (IDoc) typu DELFOR. Dla przychodzącego od klienta komunikatu zostaje wyszukana w SAP odpowiednia otwarta umowa terminarzowa dotycząca danego materiału i jest ona aktualizowana o wskazane przez klienta terminy oraz ilości do wysyłki.
W ramach danej umowy możliwe jest porównywanie zmian jakie nastąpiły w aktualizowanych harmonogramach wysyłki (porównanie historycznych a także aktualnego harmonogramu wysyłki do danej umowy).
O każdym przychodzącym komunikacie DELFOR powiadamiany jest przypisany do danego klienta pracownik poprzez wiadomość email o poprawnie zaksięgowanym komunikacie EDI, komunikacie przyjętym do SAP, błędnie przetworzonym komunikacie. W przypadku błędnie zaksięgowanego dokumentu IDoc np. z powodu braku odpowiedniej umowy w SAP lub braku odpowiedniego przypisania numeru materiału klienta, pracownik działu sprzedaży będzie miał możliwość uzupełnienia brakujących danych oraz ręcznego zaksięgowania i ponownego przetworzenia dokumentu IDoc.

3. Utworzenie i księgowanie dostawy
Tworzenie dostaw wysyłkowych ma miejsce tylko dla potwierdzonych terminów oraz ilości z danego harmonogramu wysyłek. Dokument dostawy tworzony jest ręcznie przez pracownika Działu Sprzedaży/Logistyki w referencji do danej umowy terminarzowej. Podczas tworzenia umowy może być kontrolowany dostępny zapas wysyłanego materiału. Istnieje możliwość łączenia wielu umów terminarzowych w jedną dostawę do danego odbiorcy. Po utworzeniu dostawy w SAP następuje księgowanie wydania materiałów przez pracownika Działu Sprzedaży/Logistyki.

4. Potwierdzenie dostawy u klienta – IDoc DESADV
Księgowanie dostawy automatycznie powoduje wysłanie do odbiorcy poprzez interfejs EDI komunikatu z potwierdzeniem wysyłki (komunikat DESADV). Komunikat ten ustalany jest w SAP jako normalna informacja wyjściowa z nagłówka dokumentu dostawy (tak jak standardowo ustalają się wydruki np. dokumenty WZ) i zawiera wszystkie pozycje występujące w dokumencie dostawy.

5. Faktura
Fakturowanie w SAP odbywa się poprzez ręczne utworzenie dokumentu faktury w referencji do zaksięgowanej dostawy. Utworzenie i zaksięgowanie faktury powoduje ustalenie odpowiedniej informacji wyjściowej EDI w nagłówku faktury – komunikatu INVOIC. W momencie wystawienia faktury, ceny ponownie będą aktualizowane dla podanej daty ustalania cen, która domyślnie kopiuje się z rzeczywistej daty wydania materiałów z zaksięgowanego dokumentu dostawy.

6. Wysłanie faktury elektronicznej – IDoc INVOIC
Wysyłanie faktury elektronicznej uruchamiane jest ręcznie po zaksięgowaniu faktury, tak aby przed wysłaniem tej informacji istniała możliwość ewentualnej poprawki, np. wystornowania faktury w przypadku powstania błędów w księgowaniach lub w naliczeniu cen.

Jak wdrożyć EDI?
SAP EDI działa w oparciu o standardowe technologie dostarczane przez firmę SAP:
- Standardowy interfejs systemu SAP R/3, tzw. interfejs IDoc, pozwalający na jednolitą obsługę dokumentów wchodzących i wychodzących z systemu o uniwersalnym formacie,
- Aplikację SAP Business Connector, stanowiącą uniwersalny podsystem EDI (jego licencja jest bezpłatna dla użytkowników systemu SAP R/3).
Każda firma posiadająca wdrożony system SAP może korzystać z EDI bez ponoszenia kosztów zakupu dodatkowych licencji.

Niezbędna jest jedynie konfiguracja obiegu dokumentów SD zapewniająca realizację umów terminarzowych:
- Umowa terminarzowa -> dostawy wychodzące zgodnie z harmonogramem wysyłek -> fakturowanie
- Konfiguracja informacji wyjściowych pod potrzeby EDI
- Sprawdzenie danych podstawowych pod potrzeby umów terminarzowych: powiązanie dostawcy z klientem, informacje klient –towar
- Implementacja komunikatów EDI:
DELFOR - Delivery schedule for component supplier
DESADV - Delivery: Shipping notification
INVOIC - Invoice/Billing Document

Bogactwo korzyści
Zrealizowana implementacja rozwiązania EDI może się wiązać z następującymi korzyściami biznesowymi:
- Bieżąca, automatyczna wymiana danych (bez konieczności replikacji i bez udziału użytkownika)
- Optymalizacja łańcucha logistycznego
- Unifikacja procesu zakupu/sprzedaży pomiędzy firmami partnerskimi
- Redukcja nakładu czasu na obsługę transakcji zakupu/sprzedaży
- Redukcja ilości błędów w obsłudze dokumentów transakcyjnych
- Wyeliminowanie części dokumentów tworzonych w formie papierowej
- Usprawnienie procedur handlowych
- Redukcja czasu potrzebnego na obsługę zleceń poprzez szybką wymianę informacji i danych biznesowych