Wie wählt man die richtige Firma für die Implementierung?

Worauf sollen Sie vor dem SAP-Upgrade achten?

Der Zugriff auf die neusten und umfangreichsten Funktionen von SAP, die Reduktion der Maintenance-Kosten, die Erhöhung der Effizienz… All das zusammen mit der Entscheidung von SAP AG über die Beendigung des Supports für die ältesten Versionen von SAP sind schlüssige Argumente, sich für das Upgrade zu entscheiden. Die Frage ist nur noch, wie man sich auf das Projekt vorbereiten und an wen man den Aktualisierungsauftrag vergeben soll.

Erster Schritt: System vs. Kompetenzen

Bei der Suche nach dem richtigen Partner für die Umsetzung des Upgrades muss man sowohl die Komplexität des vorhandenen Systems als auch die Erfahrung potentieller Partner berücksichtigen. Die SAP Modernisierungsprojekte in Systemen mit einer einfachen technologischen Struktur und einer beschränkten Anzahl von Systemerweiterungen unterscheiden sich erheblich von Projekten bei Kunden, die über viele jahrelang entwickelte Systeme in verschiedenen Versionen verfügen. Wenn Sie ein System mit einer komplexen Struktur und vielen SAP-Lösungen wie z.B. BW, XI, oder SAP Portal haben, sollten Sie einen Anbieter wählen, der Erfahrung mit der Implementierung und Entwicklung dieser Lösungen hat.

Die Erfahrung des Partners mit einer sehr komplexen Systemumgebung ist auch aus einem anderen Grund von Bedeutung. Neben technologischen Aspekten darf man bei der Umsetzung des Upgrade-Projektes die Frage der Funktionalität nicht unberücksichtigt lassen. Nach der technischen Aktualisierung sollte das System im funktionalen Bereich unabhängig davon, ob die funktionale Modernisierung durchgeführt wurde oder nicht, gut funktionieren. Deswegen ist die Fähigkeit, komplizierte Modul-, Integrations- und Regressionstests zu organisieren, von sehr großer Bedeutung. Es ist daher empfehlenswert, sich beim Lieferanten nach der Vorbereitung von Testszenarios und dessen Erfahrung mit der Umsetzung komplizierter Anpassungen nach der Aufrüstung der Systemversion zu erkundigen.

Entscheidet sich die Firma für das funktionale Upgrade, sollten die Anforderungen an den Partner umso größer sein. Man sollte vor allem das theoretische und praktische Wissen des Anbieters auf die in der neuen SAP-Version zugänglichen Funktionen überprüfen. Der Partner ist verpflichtet, so genannte Deltaschulungen durchzuführen, d.h. die Funktionen im Hinblick auf den Geschäftsbedarf des Kunden und die Notwendigkeit deren Einführung und später Implementierung zu überprüfen.

Mehr Aufschluss über die Kompetenzen des Partners gibt Ihnen seine Referenzliste, auf der Firmen, für die der gegebene Partner Implementierungen durchführte, sowie die Art dieser Implementierungen angegeben sind. Beachten Sie auch, dass je mehr Branchensysteme, dedizierte Lösungen, eigene auf SAP basierende Lösungen sich im Leistungsportfolio des gegebenen Partners befinden, umso größer ist die Sicherheit, dass er eine komplizierte Implementierung über die Bühne bringt. Ein weiteres Indiz für den Grad der Spezialisierung sind auch die Anzahl der reinen Programmierarbeiten, die Größe des Programmierer- und Basisteams sowie die vorhandenen SAP-Zertifikate.

Zweiter Schritt: Denken Sie an die Beratungskompetenzen

Bei der Implementierung einer neuen funktionalen Version können benutzerdefinierte Programmiererweiterungen durch Optionen ersetzt werden, die in der neuen Version als Standard gelten. Davon kann Ihre Firma insbesondere dann profitieren, wenn sie durch die Modernisierung die Optimierung und Standardisierung des Systems und der Geschäftsprozesse anstrebt und parallel die Maintenance-Kosten reduzieren will. Wenn sich Ihre Firma neben dem technischen auch für das funktionale Upgrade entscheidet, so sollte sie überprüfen, ob der Partner in zusätzlichen Leistungen wie der Erstellung von Prozesslandkarten, kundenspezifischen Lösungen, Leistungsplänen der Integration mit anderen Systemen oder Standardisierungsplänen kompetent ist. Neben gründlichen Kenntnissen der neuen SAP-Lösungen sind dann die Beratungsfähigkeiten z.B. in Bezug auf die Notwendigkeit der Implementierung neuer Systemfunktionen, die Optimierungsmöglichkeiten der Geschäftsprozesse, die Auswahl zusätzlicher SAP-Lösungen, die die älteren Systemerweiterungen ersetzen, gefragt.

Die Wahl der Firma zum Implementierungspartner, die die größere Erfahrung hat mit der Durchführung von SAP-Systemauditen, Analysen der Geschäftsprozesse sowie Analysen vor und nach der Implementierung – dies wird dann die richtige Entscheidung sein.

Vor der Entscheidung über die Auswahl des Partners ist es empfehlenswert zu überprüfen, weiche Kompetenzen der Dienstleister Ihnen bietet. Unabhängig vom Grad der Komplexität des SAP-Systems ist es gut, das Upgrade-Projekt an eine Firma zu vergeben, deren Referenzliste ihre Erfahrung mit reinen Beratungsprojekten einschließlich erforderlicher Analysen der SAP-Systeme bestätigt.

Dritter Schritt: Überprüfen Sie die Projektleiter

Unabhängig davon, wie umfangreich die Lebensläufe und Referenzen des für das Upgrade-Projekt verantwortlichen Projektteams sind, helfen diese nicht weiter, wenn eine Person zum Projektleiter ausgewählt wird, die darauf nicht entsprechend vorbereitet ist. Wie viele mit der Implementierung einer neuen Version verbundene Projekte hat  der ausgewählte Projektleiter umgesetzt? Verfügt er über die erarbeitete Vorgehensweise bei der Durchführung von Upgrades, die die Risikoberechnung und -analyse sowie Konzepte der Risikominimierung berücksichtigt? Bereitet er gewohnheitsmäßig Krisenpläne bei der Implementierung vor? Ein guter Projektleiter lässt nicht zu, dass die nicht genügende Beachtung eines dieser Elemente den Erfolg des Projektes gefährdet.

Aus Sicht der Firma, die sich für die Aktualisierung des Systems entscheidet, ist die Vermeidung von Ausfallzeiten (Downtime des Systems) bei der Umsetzung des Projektes von grundlegender Bedeutung. Ein guter Projektleiter plant das Upgrade so, dass die Arbeiten, bei denen Downtime erforderlich ist, dann beginnen und enden, wenn die Firma nicht arbeitet, also z.B. am Wochenende. Die Planungs- und Organisationsfähigkeiten bei der Arbeit der Teams sind dann sehr wichtig und lassen sich leicht durch die Kontrolle der Erfahrung, also der Anzahl umgesetzter Projekte, absolvierter Schulungen, vorhandener Zertifikate und des Wissens um die Methodik des Projektmanagements überprüfen. Die Angaben zu den Upgrade-Projekten im Lebenslauf des vorgeschlagenen Projektleiters verbessern die Aussichten auf eine erfolgreiche Implementierung.

Die Aktualisierungsprojekte unterscheiden sich von den Implementierungsprojekten in Bezug auf ihre Komplexität und werden von vielen als relativ schwierig bezeichnet. Bei der Auswahl des Partners für die Umsetzung des Upgrades genügt es daher nicht, die Länge der Referenzliste zu überprüfen. Bei der Entscheidung ist es empfehlenswert, genauer auf sie einzugehen: Welche Firmen wählten den Partner aus? Wie lange und in welchen Bereichen arbeiten sie mit ihm zusammen? Die Antworten auf diese Fragen zusammen mit eigenem Bedarf in Bezug das Upgrade von SAP ERP ermöglichen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen, was dann mit einer zufriedenstellenden Kooperation, schnellen Abwicklung des Projektes und einer Vielzahl von Vorteilen fruchten wird.