Inwestycja w systemy informatyczne to duży krok naprzód dla wielu firm. Jednak z biegiem czasu i wraz z dynamicznym rozwojem przedsiębiorstwa, system taki przestaje spełniać wszystkie oczekiwania. Głównymi przyczynami takiej sytuacji są zmiany w prawodawstwie bądź rozszerzenie zakresu działalności, skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w istniejących procesach biznesowych lub powstania nowych procesów wewnątrz firmy. W takich przypadkach, SAP i firmy partnerskie oferują usługę CR (ang. change request).

Change request, czyli wniosek o zmianę to dokument zawierający wytyczne, jakie należy wprowadzić, by usprawnić działanie systemu. Zmiany te wynikać mogą z dwóch czynników:

  • Zewnętrznych, takich jak zmiany w przepisach prawnych wymuszające dostosowanie systemu, na przykład wprowadzenie tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK),
  • Zachodzących wewnątrz organizacji zarówno w istniejących już procesach biznesowych, jak i w przypadku powstawania zupełnie nowych.
Proces zarządzania zmianą

Aby rozpocząć proces wdrażania zmian potrzebna jest decyzja klienta i zgłoszenie takowej potrzeby do jednego z partnerów firmy SAP. Partner serwisowy przygotowuje ofertę, po jej akceptacji następuje moment realizacji. Gdy zmiana zostanie już przygotowana wykonuje się testy, m.in. testy regresyjne, polegające na sprawdzeniu wszystkich procesów powiązanych z tym, którego dotyczyła zmiana. Może bowiem okazać się, że proces, który w poprzednich wersjach systemu działał prawidłowo, po dokonanych poprawkach, nagle zaczyna szwankować i pojawiają się błędy. Po potwierdzeniu poprawności działania rozwiązania, można zaplanować jego przeniesienie na system produkcyjny.

Korzyści biznesowe wynikające z CR

Realizacja wniosków o zmianę przynosi wiele biznesowych korzyści. Oprócz korzyści tak oczywistych jak dostosowanie systemu do obecnych warunków prawnych (a tym samym uniknięcie płacenia kar związanych z nieprzestrzeganiem ogólnie panujących przepisów), wprowadzone zmiany umożliwiają optymalizację procesów biznesowych. To dzięki temu możliwe jest kreowanie zdolności konkurowania na rynku poprzez obniżanie kosztów obsługi, wzrost efektywności podejmowanych działań oraz usprawnienie cyklu obsługi klienta.

Proof of concept

Czasem jednak zmiany takie wiążą się z niewiadomą, dotyczącą tego, czy aby na pewno, proponowane rozwiązanie spełni przyjęte założenia. W takich wypadkach możliwe jest przeprowadzenie tak zwanego Proof of Concept. Konsultanci i architekci Hicron mieli okazję przeprowadzać taki proces u jednego z klientów. Celem projektu była zwiększenie ogólnej wydajności systemu poprzez archiwizację bardzo dużego wolumenu danych. Nie było do końca wiadomo czy proponowane rozwiązanie przyniesie oczekiwaną poprawę, więc zdecydowano się na przeprowadzenie Proof of Concept na próbce danych. Wyniki wskazały zmniejszenie zajętości bazy danych o ponad 300 GB. Warto ująć, że redukcja zajętości bazy wpływa na zwiększenie wydajności przetwarzania procesów, ponieważ w tabelach nie gromadzą się stare dane, które nie uczestniczą już w bieżących procesach biznesowych.

Dodatkowo redukcja zajmowanego miejsca obniżyła koszty utrzymania, ponieważ nie nastąpiła konieczność poniesienia nowych inwestycji związanych z powiększeniem przestrzeni dyskowej, a posiadany dotychczas zakres magazynowy okazał się być wystarczający.