Będąc w branży i świecie SAP ze wszystkich stron słyszymy nowości, informacje i impulsy dotyczące rewolucji, jaką ma stać się przejście na nową wersję SAP: S/4 HANA. Dotyczy to zarówno użytkowników końcowych, developerów, konsultantów, jak i szeroko pojętej grupy ludzi marketingu. Wszyscy czują podekscytowanie i napięcie. Jesteśmy karmieni szumnymi hasłami, a tak naprawdę mam wrażenie, że każdy zadaje sobie pytanie – czym właściwie jest S/4 HANA Finance? Jakie namacalne zmiany przeniesie? Czym konkretnie różni się od obecnego znanego nam ERPa?

Podejmując próbę odpowiedzi na te pytania, nie sposób nie zacząć od podstawy S/4 HANA – czyli jej funkcjonowania w czasie rzeczywistym. Najdrobniejsza aktywność klienta, zdarzenie gospodarcze jest analizowane tu i teraz. Jest to wymóg zmieniającego się świata biznesu. Każda firma na koniec dnia analizuje usługi, procesy, potrzeby poszczególnego użytkownika, chcąc sprowadzić je do wspólnego mianownika . W tym celu potrzebuje narzędzia, które jest gotowe do tej integracji (w tym ogromnej liczby danych). I takie rozwiązanie wprowadza S/4 HANA Finance – jako system oparty na zupełnie nowej technologii jest odpowiedzią na współczesne podejście biznesu. Skupia się na funkcjach i rolach w danej organizacji. Dodatkowo jest w pełni mobilne dzięki SAP Fiori, które pozwala nam na dostęp do danych i zarządzanie nimi z poziomu smartfona czy tabletu.

Ale co z konkretami? Poniżej najważniejsze (nie wszystkie) różnice:

  1. Single source of truth – czyli jedno, jedyne źródło prawdy – jakkolwiek to brzmi, chodzi o połączenie struktury danych pochodzących z różnych komponentów (FI, AA, CO, CO-PA) w jedną tabelę ACDOCA. Eliminuje to kilka tabel zagregowanych, indeksowych i w znaczny zmniejsza ilość danych.
  2. Księgi i waluty – do ksiąg równoległych, które są już znane z Nowej Księgi Głównej SAP S/4 HANA dodaje dodatkową księgę – tzw. Extension Ledger – jest ona połączona z księgą wiodącą, a wszystkie raporty wywoływane dla księgi dodatkowej wyciągają dane z obu ksiąg, by w ten sposób pokazać pełny obraz stanu przedsiębiorstwa.
  3. Raporty pozycji pojedynczych – Znane nam raporty FBL1N, FBL5N, FAGLL03 wciąż istnieją, z odrobinę inną nazwą przypominającą w HANA literkę H – FBL1H, FBL5H, FAGLL03H oraz innym wyglądem.
  4. Połączenie CO i FI – W S/4 HANA pojawił się: Universal Journal: obszar dziennika służy do przechowywania zarówno konta GL, jak i elementu kosztów. Elementy kosztów (zarówno pierwotne, jak i wtórne) są obecnie kontami GL, a tym samym tworzone / utrzymywane (w FS00) z odpowiednią kategorią elementu kosztów. Rozliczenie (w przypadku CO z FI) nie jest teraz potrzebne. Dzięki temu zamykanie okresu księgowego będzie również szybsze.
  5. Biznes Partner – wszystkie konta dotychczasowych dostawców i odbiorców zostaną zmigrowane jako Biznes Partnerzy. Jest to już znana funkcjonalność, chociażby z modułu Treasury. Natomiast dla S/4 HANA jest to już krok obowiązkowy, początkowo sprawiający kilka trudności. Ale to jedynie kwestia obycia się z nową funkcjonalnością, która w wielu miejscach przypomina znane użytkownikowi widoki z transakcji XD03, FD03 itd. A która jednocześnie niesie za sobą wiele nowych pól i możliwości. Chociażby ograniczenie czasowe dla adresu danego BP – co ułatwi znacznie zarządzanie danymi na wydrukach i fakturach w momencie zmiany.
  6. Credit management (kontrola kredytowa) – FI-AR-CR zostało zastąpione funkcjonalnością FSCM (Financial supply chain management). Tradycyjne ustawienie kontroli kredytowej FI-AR-CR wymaga dosyć dużych nakładów ręcznej pracy. Natomiast FSCM-CR posiada zaawansowane funkcje, takie jak:
    • ustawienie procedury kredytowej – umożliwi ona automatyczne wyliczenie limitu kredytowego,
    • automatyczna aktualizacja podstawowych danych dotyczących zatwierdzania limitu kredytowego itd.,
    • proces WF dla wydarzeń kredytowych itd.
  7. CO-PA – Głównie używanym wariantem COPA jest wariant księgowy (oparty na kontach). Opcjonalnie może być użyta COPA kalkulacyjna (oparta na polach wartości). Obie wersje mogą być używane jednocześnie.

Opisane wyżej to jedynie kilka z różnic, które wprowadza nam S/4 HANA Finance. Wszystkie nowości zostały wprowadzone w celu przyspieszenia pracy oraz szerszego, pełniejszego oraz bardziej globalnego spojrzenia na procesy w organizacji.

Czy mamy do czynienia z rewolucją finansowego świata SAP? O tym przekonamy się dopiero za kilka lat użytkowania, testowania i korzystania z nowych rozwiązań.

Autorką tekstu jest Karolina Berks, SAP Consultant w Hicron