Już w 2025 roku SAP przestanie wspierać starsze wersje systemu ERP. Dla przedsiębiorstw, które do tego czasu nie przeprowadzą konwersji na S/4HANA, utrata wsparcia jest równoznaczna z koniecznością mierzenia się na własną rękę z błędami wynikającymi ze zmieniającego się ustawodawstwa oraz brakiem dostępu do nowych możliwości funkcjonalnych oraz technologicznych.

Czy pięć lat to długo?

Zastanawiając się nad konwersją na S/4HANA przedsiębiorstwo musi pamiętać, że w podobnej sytuacji jest ponad 1,5 tysiąca firm w Polsce. A to oznacza, że wyszukiwanie odpowiedniego dostawcy usług należy zacząć jak najszybciej. Firma powinna bez zbędnego zwlekania zaplanować i zabezpieczyć zasoby pozwalające na przeprowadzenie projektu konwersji systemu. Zakontraktowanie dostawcy takich usług pozwoli swobodnie odetchnąć i mieć pewność, że wszystko odbędzie się przed upłynięciem terminu narzuconego przez SAP. Takie działanie sprawi, że także po 2025 roku firma będzie mogła korzystać z nowych możliwości funkcjonalnych i wzrostu wydajności systemu.

Mimo, że pięć lat to stosunkowo dużo czasu, należy zwrócić uwagę, że w późniejszych terminach do najlepszych dostawców usług mogą zacząć tworzyć się kolejki. Dlatego rozsądnym posunięciem jest stworzenie bezpiecznego bufora czasowego, który uchroni przedsiębiorstwo przed zbędnym stresem, wynikającym ze zbliżającego się deadline’u.

 

S/4HANA na plus

S/4HANA ma wiele nowych funkcjonalności, które same w sobie powinny skutecznie zachęcić przedsiębiorców do konwersji. Cyfrowa transformacja biznesu eliminuje między innymi opóźnienia wynikające z przetwarzania dużej ilości danych, złożoną infrastrukturę czy manualne uruchamianie procesów – czyli typowe bolączki związane ze starymi systemami ERP. Dzięki S/4HANA przedsiębiorstwo otrzymuje efektywniejsze narzędzia, szybciej przeprowadzane procesy i znacznie uproszczoną infrastrukturę IT. A to przecież trzy podstawowe wartości współczesnej technologii – skuteczność, prędkość i prostota. Co równie istotne, S/4HANA pozwala obniżyć koszty IT, przy jednoczesnym wzroście zadowolenia użytkowników.

Nowy interfejs zarządzający systemu został napisany w HTML5, JavaScript. SAP Fiori to nowoczesne środowisko pracy dostosowane do wszystkich urządzeń i działające w czasie rzeczywistym.

SAP S/4HANA traktuje się jako kompletne rozwiązanie dla biznesu tzn. aplikację SAP S/4 + bazę danych HANA, stąd powszechnie używanie terminu „S/4HANA”. Wdając się w bardziej szczegółowy opis, warto wspomnieć, iż w rozwiązaniu S/4HANA informacje przetrzymywane są w kolumnowym (obok wierszowego) zapisie danych i procesowane w pamięci RAM serwera („in-memory”). Kolejną zaletą S/4HANA jest możliwość usunięcia z dysków twardych operacji we-wy, które są wykorzystywane do długoterminowego przechowywania danych oraz kopii zapasowych. Takie podejście daje możliwość łączenia funkcji transakcyjnych i analitycznych w jednej bazie, bez potrzeby kopiowania danych. Używany w nowej wersji systemu zapis kolumnowy zwalnia użytkownika z przymusu używania indeksów i perspektyw zmaterializowanych. S/4HANA eliminuje także zapytania pociągające za sobą całościowy skan tabeli. Do tego dochodzi cały wachlarz ciekawych rozwiązań administracyjnych, łatwiejsze i bardziej intuicyjne modelowanie informacji w języku SQLScript oraz możliwość ich przesyłania na dużą liczbę serwerów.

 

Konwersja na S/4HANA – od czego zacząć?

Mimo, że do przeniesienia firmy na nową wersję systemu przedsiębiorstwo zatrudnia profesjonalnego partnera, to już w fazie przygotowań obie strony są zaangażowane w cały proces. Po pierwsze należy ustalić strategię i mapę konwersji do S/4HANA – taki plan zawiera w sobie podstawowe podejście technologiczne oraz zaawansowane podejście biznesowe.

Następny etap prac to pracochłonna analiza rekomendowanych rozbieżności, jakie czekają przedsiębiorstwo w nowym systemie. Te różnice także zostają naniesione na mapę konwersji i wynikać będą między innymi z zakresu przeprowadzanych prac. Klient może zdecydować o prostej konwersji, reimplementacji biznesowej albo wyjątkowo skomplikowanej transformacji. Podczas analizy istotne są takie kwestie jak: finanse, czas, rekomendowany przebieg, ryzyko, zakładany podział zadań i odpowiedzialności między klienta i partnera.

Dodatkowo, w tym samym czasie należy zająć się konwersją licencji oprogramowania SAP ERP na S/4HANA, a także zaktualizować infrastrukturę serwerową (cloud, on premise).

 

SAPport konwersji

SAP dokłada starań, by jak najwięcej przedsiębiorstw z odpowiednim buforem czasowym i w jak najprostszy sposób przeszło na nową wersję ich systemu. Wsparcie partnerów obejmuje transfer wiedzy, szkolenia i efektywne narzędzia.

Jednym z nich jest „Business Scenario Recommendations” (dostępne pod adresem www.S/4HANA.com), które analizuje korzyści biznesowe konkretnego przedsiębiorstwa wynikające z konwersji na platformę S/4HANA. Narzędzie bierze pod uwagę obecnie używany przez klienta system SAP. „Business Scenario Recommendations” może być stosowany przy wsparciu partnera, który pomoże przy interpretacji otrzymanych wyników i podjęciu najwłaściwszych decyzji, ale jest również dostosowany do samodzielnego wykorzystania przez klienta.

Co ciekawe, na stronie SAP dla klientów jest dostępne demo systemu S/4HANA, dzięki któremu przez 30 dni można sprawdzić funkcjonalności nowej wersji.

Doświadczeni partnerzy, tacy jak HICRON, wspierają klientów w analizie technicznej procesu przejścia na S/4HANA. Podsuwamy idealnie dopasowane platformy, a także zakres potrzebnych dostosowań oraz zalecanych zmian procesowych.

Wartość takiego projektu jest zależna od złożoności i liczby konwertowanych systemów, obszarów biznesowych oraz scenariusza samej konwersji. Od strony usługowej koszty nie przekraczają zazwyczaj 200–800 tys. zł. Oprócz tego trzeba pamiętać o dodatkowym kwotach, które należy przeznaczyć na konwersję licencji posiadanego oprogramowania oraz zaktualizowaną infrastrukturę serwerową.

Po pieniądzach, kolejnym ważnym czynnikiem determinującym wdrożenie prac jest czas. Konwersja najczęściej nie trwa dłużej niż od 4 do 10 miesięcy. Jak już jednak pisałem wcześniej, czas ten liczony jest od momentu podjęcia działań. By tego momentu nie odwlekać, należy zakontraktować partnera jak najszybciej. Najlepiej zadzwonić do nas jeszcze dzisiaj!

Autorem artykułu jest Robert Stiller, Sales Director, Associated Partner firmy Hicron