Änderung des Geschäftsjahres im SAP-System

Das Geschäftsjahr, nach dem die Rechnungsbücher von Unternehmen geführt werden, deckt sich oft mit dem Kalenderjahr. Es kommt jedoch vor, dass aufgrund der Anpassung an die Konzernanforderungen oder an die Entscheidungen der Geschäftsführung / des Vorstands, die Firmen sich entscheiden, die Variante des Geschäftsjahres zu ändern.

Dies verbindet sich mit der Notwendigkeit, IT-Systeme an völlig neue Regeln zur Finanzberichterstattung anzupassen. Wie soll die Änderung durchgeführt werden, um die Genauigkeit und Glaubwürdigkeit der durch die Firma geführten Rechnungsbücher zu gewährleisten? Sławomir Dąbek, Business Solutions Architect bei Hicron, rät, wie die Änderung des Geschäftsjahres von der technischen Seite her durchzuführen ist.

Seitens des SAP-Systems

in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Rechnungslegung sind die Rechnungsbücher des Unternehmens (Hauptbuch und Nebenbücher) die den Kalendermonaten entsprechenden Berichtsperioden unterteilt. In der SAP-Standardlösung besteht die Variante des Geschäftsjahres aus 16 Berichtsperioden:

• 12 Grundperioden, die den folgenden Monaten des Geschäftsjahres entsprechen,
• 4 Sonderperioden – für die Erfassung von Berichtigungen zum vorherigen Geschäftsjahr, die in den ersten vier Monaten des nächsten Geschäftsjahres entstanden sind.

Die Zuordnung eines Buchhaltungsbelegs zur entsprechenden Berichtsperiode erfolgt aufgrund des Buchungsdatums.

Wie wird also dieser Prozess für das verlängerte Geschäftsjahr aussehen? Die Änderung des Geschäftsjahres in dem SAP-System wird durch „Verbindung“ von zwei Geschäftsjahren erreicht: eines vollen und eines abgekürzten. Zur näheren Erläuterung wird das Verfahren am folgenden Beispiel dargestellt:

Die Firmen, die sich entscheiden, das Geschäftsjahr zu ändern, müssen die durch den Gesetzgeber auferlegten Einschränkungen berücksichtigen. Die einzige gesetzlich erlaubte Möglichkeit der Änderung des Geschäftsjahres ist seine Verlängerung.

Sławomir Dąbek

1. Das Unternehmen nutzt die Zwölf-Monats-Variante des Geschäftsjahres, die mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.
2. Im Konzern beginnt das Geschäftsjahr im Oktober und endet im September (10.JJ-09.JJ+1). Im Rahmen der Anpassung an die Konzernanforderungen ist die Änderung des Geschäftsjahres ab 2014 notwendig.

Jahre / Monate	01.13	02.13	…	11.13	12.13	01.14	02.14	…	08.14	09.14	10.14	11.14	…	08.15	09.15
Verlängertes Geschäftsjahr im SAP – die technische Seite	I-XII	I-IX	Variante XI-IX
Das Geschäftsjahr von der geschäftlichen Seite	I 2013 – IX 2014	Variante XI-IX

Das neue Geschäftsjahr wird ab Oktober des nächsten Jahres gelten. Bis dahin wird die Firma auf Basis der 21-Monats-Variante des Geschäftsjahres funktionieren, die im SAP-System technisch aus zwei Varianten bestehen wird: einer vollen (01-12.2013) und einer abgekürzten (01-12.2014). Der vollständige Ausgleich der geschäftlichen und der technischen Variante wird ab Oktober 2014 folgen.

Einfluss der Geschäftsjahresänderung auf die Berichterstattung

Mit der Geschäftsjahresänderung werden auch die Berichtsperioden modifiziert. Im Fall des verlängerten Geschäftsjahres sind die Firmen zur Berichterstattung unter Berücksichtigung folgender Voraussetzungen verpflichtet:

• für 21 Monate für steuerliche und Bilanzzwecke
• gemäß dem Kalenderjahr, z.B. im Fall von statistischen Berichten.

Daher müssen die Firmen bei Änderung des Geschäftsjahres die Notwendigkeit der Erarbeitung erforderlicher Berichte (Umsatz- und Saldenaufstellung, Gewinn- und Umsatzrechnung, usw.) für die Periode von 21 Monaten aufgrund von 2 Geschäftsjahren (eines vollen und eines abgekürzten) berücksichtigen.

Neue Regeln zur Finanzberichterstattung und das Informationssystem

Das SAP-System basiert auf dem 12-Monats-Geschäftsjahr – jede Abweichung verursacht, dass periodische Berichte nicht mehr ihre Funktion erfüllen. Die Änderung der Variante des Geschäftsjahres, die die Regeln zur Finanzberichterstattung beeinflusst, verbindet sich also mit der Durchführung von zusätzlichen Programmierarbeiten im System.

Für viele Firmen, die über keinen Team von SAP-Beratern verfügen, ist die Änderung des Geschäftsjahres technisch sehr anspruchsvoll. Der kleinste Fehler kann zu Inkonsistenzen der finanziellen Daten führen und somit die periodische Berichterstattung verhindern. In einer solchen Situation sollte man sich an einen Implementierungspartner, der die notwendigen Änderungen im System durchführen wird, um Hilfe wenden. Diese Art der Unterstützung gewährten wir unseren Kunden mehrmals, wir dienten mit Erfahrung unseres Teams von Beratern und Programmierern.

Sławomir Dąbek

SAP-Geschäftsjahr – welche Systembereiche sollten zusätzlich analysiert werden?

Die Änderung der SAP-Geschäftsjahresvariante betrifft keineswegs nur den Finanzbereich. Im SAP-System kann sie sich auf eine deutlich breitere Palette von Geschäftsprozessen auswirken, die auf Buchhaltungsdaten basieren oder diese weiterverarbeiten. Dazu zählen unter anderem Controlling, Anlagenbuchhaltung, Rechnungsabgrenzungen sowie das Management Reporting.

In der Praxis sollte jede Funktion, die mit Buchungsperioden arbeitet, bereits vor der Umsetzung der Änderung sorgfältig geprüft werden. Gleichzeitig sind auch Integrationen mit externen Systemen zu analysieren – insbesondere dann, wenn sie Periodenpläne, Abrechnungszyklen oder Reporting-Zeiträume verwenden. Erst eine vollständige Betrachtung aller Abhängigkeiten hilft, Fehler beim Abschluss eines verlängerten Geschäftsjahres zu vermeiden und die Kontinuität der Unternehmensprozesse sicherzustellen.

Änderung des Geschäftsjahres in SAP und Abschluss der Buchungsperioden

Ein zentraler Bestandteil des gesamten Vorhabens ist der korrekte Abschluss der Buchungsperioden. Bei einem regulären Geschäftsjahr ist dieser Prozess in der Regel klar definiert und wiederholbar. Wird der Berichtszeitraum jedoch verlängert, sind zusätzliche Prüfungen und Kontrollschritte erforderlich.

Das Geschäftsjahr in SAP muss so eingerichtet sein, dass das System offene und geschlossene Perioden eindeutig unterscheidet und gleichzeitig korrekte Buchungen gemäß dem festgelegten Zeitplan ermöglicht. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Belege, die an der Grenze zwischen zwei Perioden gebucht werden – denn gerade dort entstehen häufig Fehler bei der Zuordnung des Buchungsdatums. Vor dem finalen Abschluss empfiehlt es sich daher, nicht nur das Hauptbuch, sondern auch die Nebenbücher sowie relevante Kontrollberichte zu prüfen.

*Die Verlängerung des Geschäftsjahres entbindet nicht von der Erstellung der Berichte im Kalender-System. In diesem Fall ist das statistische Jahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmend.