System SAP a zmiany roku obrotowego

System SAP a zmiany roku obrotowego
Data publikacji
21 Grudzień 2016
Rok obrotowy, wg którego prowadzone są księgi rachunkowe przedsiębiorstw, pokrywa się często z rokiem kalendarzowym. Zdarza się jednak, że ze względu na dostosowanie do wymogów koncernowych lub decyzji zarządu, firmy postanawiają zmienić wariant roku obrotowego.

Jak od strony technicznej zmierzyć się ze zmianą roku obrotowego?

Wiąże się to z koniecznością dostrojenia systemów informatycznych do zupełnie nowych zasad sporządzania sprawozdań finansowych. Jak należy przeprowadzić zmianę, by zapewnić poprawność i wiarygodność prowadzonych przez firmę ksiąg rachunkowych? Sławomir Dąbek, Architekt Rozwiązań Biznesowych w Hicron, radzi jak od strony technicznej zmierzyć się ze zmianą roku obrotowego.

Od strony systemu SAP

Zgodnie z zasadami rachunkowości, księgi rachunkowe przedsiębiorstwa (Księga Główna oraz Księgi pomocnicze) są podzielone na okresy sprawozdawcze, które odpowiadają miesiącom kalendarzowym. W standardowym rozwiązaniu w SAP, wariant roku obrotowego składa się 16 okresów sprawozdawczych:

  • 12 okresów podstawowych odpowiadających kolejnym miesiącom roku obrotowego,
  • 4 okresów specjalnych – dla ewidencji korekt do poprzedniego roku obrotowego powstałych w pierwszych czterech miesiącach kolejnego roku obrotowego.

Przypisanie dokumentu księgowego do właściwego okresu sprawozdawczego dokonywane jest na podstawie daty księgowania.

Jak więc proces ten będzie wyglądał dla wydłużonego roku obrotowego? Zmianę roku obrotowego w systemie SAP realizuje się poprzez „połączenie” dwóch lat obrotowych: pełnego i skróconego. Dla pełniejszego zobrazowania operacja zostanie przedstawiona na przykładzie:

Firmy, decydując się na zmianę roku obrotowego, muszą pamiętać o ograniczeniach narzuconych przez Ustawodawcę. Jedyną dozwoloną przepisami prawa możliwością zmiany roku obrotowego jest jego wydłużenie.
Sławomir Dąbek
Sławomir Dąbek

Przykład

  1. Przedsiębiorstwo korzysta z dwunastomiesięcznego wariantu roku obrotowego, który jest zgodny z rokiem kalendarzowym.
  2. W koncernie rok obrotowy rozpoczyna się w październiku i kończy się we wrześniu (X.YY-IX.YY+1). W ramach dostosowania do wymogów koncernowych konieczna jest zmiana roku obrotowego od 2014 roku.
Lata / Miesiące 01.13 02.13 11.13 12.13 01.14 02.14 08.14 09.14 10.14 11.14 08.15 09.15
Wydłużony rok obrotowy w SAP – strona techniczna I-XII I-IX Wariant XI-IX
Rok obrotowy od strony biznesowej I 2013 – IX 2014 Wariant XI-IX

Nowy rok obrotowy będzie obowiązywał od października następnego roku. Do tego momentu firma będzie funkcjonowała w oparciu o 21 miesięczny wariant roku obrotowego, który technicznie w systemie SAP będzie się składał z dwóch wariantów: pełnego (I-XII 2013) i skróconego (I-IX 2014). Pełne zrównanie wariantów biznesowego i technicznego nastąpi od października 2014.

Wpływ zmiany roku obrotowego na sprawozdawczość

Wraz ze zmianą roku obrotowego modyfikacjom ulegną także okresy raportowania. W przypadku wydłużonego roku obrotowego firmy zobligowane są do zapewnienia sprawozdawczości:

  • za 21 miesięcy na potrzeby podatkowe i bilansowe,
  • wg roku kalendarzowego np. w przypadku sprawozdań statystycznych*

Zmieniając rok obrotowy firmy muszą więc liczyć się z koniecznością opracowania wymaganych raportów (zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i obrotów itd.) za okres 21 miesięcy, na podstawie 2 lat obrotowych (pełnego i skróconego).

System SAP a nowe zasady sporządzania sprawozdań finansowych

System SAP bazuje na 12-miesięcznym roku obrotowym – każde odstępstwo powoduje, że raporty okresowe przestają spełniać swoje funkcje. Zmiana wariantu roku obrotowego, wpływając na zasady sporządzania sprawozdań finansowych, wiąże się więc z wykonaniem dodatkowych prac programistycznych w systemie.

Dla wielu firm, nie posiadających zespołu konsultantów SAP, zmiana roku obrotowego jest od strony technicznej sporym wyzwaniem. Najmniejszy błąd może prowadzić do niespójności danych finansowych i w konsekwencji do uniemożliwienia okresowego raportowania. W takiej sytuacji warto zwrócić się o pomoc do partnera wdrożeniowego, który przeprowadzi w systemie koniecznie zmiany. Tego typu wsparcia udzielaliśmy dla naszych Klientów niejednokrotnie, służąc doświadczeniem naszego zespołu konsultantów i programistów.
Sławomir Dąbek
Sławomir Dąbek

*Wydłużenie roku obrotowego nie zwalania ze sporządzania sprawozdań w układzie kalendarzowym. W tym przypadku rok statystyczny jest zgodny z rokiem kalendarzowym.

Ta strona używa plików cookie. Kontynuując korzystanie z tej witryny, zgadzasz się z naszą Polityką Prywatności.

Wyrażam zgodę