System SAP a zmiany roku obrotowego

Pierwsze sprawozdanie musi wówczas obejmować okres dłuższy niż 12 miesięcy, ale krótszy niż 23 miesiące. Oznacza to, że zmiana roku obrotowego zawsze wiąże się z wydłużeniem pierwszego okresu sprawozdawczego, a nie można go dokonać w trakcie trwającego roku.

Zmiana roku obrotowego od strony technicznej – jak się z nią zmierzyć?

Wiąże się to z koniecznością dostrojenia systemów informatycznych do zupełnie nowych zasad sporządzania sprawozdań finansowych. Jak należy przeprowadzić zmianę, by zapewnić poprawność i wiarygodność prowadzonych przez firmę ksiąg rachunkowych? Sławomir Dąbek, Architekt Rozwiązań Biznesowych w Hicron, radzi jak od strony technicznej zmierzyć się ze zmianą roku obrotowego.

Zmiana roku obrotowego w trakcie jego trwania od strony systemu SAP

Zgodnie z zasadami rachunkowości, księgi rachunkowe przedsiębiorstwa (Księga Główna oraz Księgi pomocnicze) są podzielone na okresy sprawozdawcze, które odpowiadają miesiącom kalendarzowym. W standardowym rozwiązaniu w SAP, wariant roku obrotowego składa się 16 okresów sprawozdawczych:

• 12 okresów podstawowych odpowiadających kolejnym miesiącom roku obrotowego,
• 4 okresów specjalnych – dla ewidencji korekt do poprzedniego roku obrotowego powstałych w pierwszych czterech miesiącach kolejnego roku obrotowego.

Przypisanie dokumentu księgowego do właściwego okresu sprawozdawczego dokonywane jest na podstawie daty księgowania.

Przykład

1. Przedsiębiorstwo korzysta z dwunastomiesięcznego wariantu roku obrotowego, który jest zgodny z rokiem kalendarzowym.
2. W koncernie rok obrotowy rozpoczyna się w październiku i kończy się we wrześniu (X.YY-IX.YY+1). W ramach dostosowania do wymogów koncernowych konieczna jest zmiana roku obrotowego od 2014 roku.

Nowy rok obrotowy będzie obowiązywał od października następnego roku. Do tego momentu firma będzie funkcjonowała w oparciu o 21 miesięczny wariant roku obrotowego, który technicznie w systemie SAP będzie się składał z dwóch wariantów: pełnego (I-XII 2013) i skróconego (I-IX 2014). Pełne zrównanie wariantów biznesowego i technicznego nastąpi od października 2014.

Zmiana roku obrotowego w trakcie jego trwania wymaga wykonania szeregu działań konfiguracyjnych i programistycznych. Nie sprowadza się jedynie do zmiany dat w systemie. Konieczne jest sprawdzenie, czy wszystkie procesy księgowe, podatkowe i raportowe będą działały prawidłowo w nowej strukturze okresów. Obejmuje takie zadania techniczne, jak:

• konfiguracja wariantu roku obrotowego – należy utworzyć 2 warianty z odpowiednimi zakresami okresów, a następnie przypisać je do jednostki księgowej,
• zmiana słownika kont – dla dostosowania ich do wymogów JPK_KR_PD,
• modyfikacja raportów – dla wydłużonego roku konieczne jest wprowadzenie zmian, umożliwiających generowanie raportów w innym niż standardowy rok obrotowy wymiarze,
• aktualizacja SAP DRC (Document and Reporting Compliance).

Wpływ zmiany roku obrotowego na sprawozdawczość

Wraz ze zmianą roku obrotowego modyfikacjom ulegną także okresy raportowania. W przypadku wydłużonego roku obrotowego firmy zobligowane są do zapewnienia sprawozdawczości:

• za 21 miesięcy na potrzeby podatkowe i bilansowe,
• według roku kalendarzowego np. w przypadku sprawozdań statystycznych*

Zmiana roku obrotowego oznacza więc dla firm konieczność opracowania wymaganych raportów (zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i obrotów itd.) za okres 21 miesięcy, na podstawie 2 lat obrotowych (pełnego i skróconego). Jest to jeden z najbardziej wymagających etapów całego procesu. Raporty finansowe muszą być spójne, kompletne i zgodne zarówno z wymaganiami prawnymi, jak i wewnętrznymi standardami grupy kapitałowej. Konieczne jest również zachowanie możliwości porównywania danych między okresami, co przy niestandardowym roku obrotowym bywa dodatkowym wyzwaniem.

Zmiana roku finansowego a sprawozdanie finansowe w systemie SAP – nowe zasady

System SAP bazuje na 12-miesięcznym roku obrotowym – każde odstępstwo powoduje, że raporty okresowe przestają spełniać swoje funkcje. Zmiana wariantu roku obrotowego, wpływając na zasady sporządzania sprawozdań finansowych, wiąże się więc z wykonaniem dodatkowych prac programistycznych w systemie.

Zmiana roku obrotowego – dlaczego warto ją dobrze zaplanować?

Zmiana roku obrotowego w trakcie jego trwania wymaga odpowiednich przygotowań, z uwzględnieniem stworzenia harmonogramu działań, określenia odpowiedzialności czy przeprowadzenia niezbędnych testów. Największym ryzykiem jest niespójność danych finansowych. Może ona prowadzić do błędów w raportowaniu, opóźnień w zamknięciu okresów, problemów z audytem, a nawet konieczności ręcznego korygowania danych. Dlatego tak ważne jest, aby zmianę poprzedzić analizą wpływu na wszystkie obszary systemu SAP.

*Wydłużenie roku obrotowego nie zwalania ze sporządzania sprawozdań w układzie kalendarzowym. W tym przypadku rok statystyczny jest zgodny z rokiem kalendarzowym.