Automatisierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen – was versteht man darunter?
Ein Zuviel an sich wiederholenden Aufgaben kann erdrückend sein. Die Automatisierung der Prozesse in einem Unternehmen spart Zeit und verbessert die Arbeitsabläufe im Team. Es handelt sich dabei um nichts anderes als den Einsatz moderner IT-Systeme, um die Effizienz des Prozessmanagements in einer Organisation zu steigern. Das Ergebnis ist die Vermeidung oder Reduzierung manueller Arbeit.
BPA kann sich auf verschiedene Bereiche der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens erstrecken, beispielsweise auf Marketing, Buchhaltung, Vertrieb, Kundenbeziehungen oder Datenanalyse. Die Automatisierung des Rechnungswesens schließt etwa die Bearbeitung von Rechnungen, Abrechnungsvorgänge oder den Abgleich von Geschäftspartnerdaten mit den in der Steuerzahler-Weißliste enthaltenen Daten ein. Die Automatisierung von Vertriebsprozessen hingegen kann die Mitarbeiter von der Erstellung von Dokumenten, der Synchronisierung von Preisen und Lagerbeständen und der Erstellung von Nachrichten an Kunden entbinden. Automatisieren lassen sich auch Prozesse für die Bearbeitung der Korrespondenz, des Zahlungsverkehrs, der Unternehmensbeschaffung, der Auftragsabwicklung, der Datenwiederherstellung, des Inkassos und vieles mehr.
Wie bereitet man ein Unternehmen auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen vor?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen entfaltet ihr volles Potenzial vor allem dann, wenn sie strategisch geplant und schrittweise umgesetzt wird. Zu Beginn empfiehlt es sich, bestehende Abläufe genau zu analysieren und Prozesse zu identifizieren, die besonders zeitaufwendig, fehleranfällig oder repetitiv sind. Im nächsten Schritt sollten klare Ziele definiert werden – etwa kürzere Bearbeitungszeiten, eine höhere Datenqualität oder effizientere interne Kommunikationswege. Ebenso entscheidend ist die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden. Denn die Automatisierung im Unternehmen ersetzt keine Fachkräfte, sondern verändert Arbeitsabläufe und schafft Freiräume für anspruchsvollere Aufgaben.
Welche Geschäftsprozesse sollten zuerst automatisiert werden?
Nicht jeder Unternehmensbereich muss sofort digitalisiert oder automatisiert werden. Sinnvoll ist es, zunächst dort anzusetzen, wo sich schnelle und messbare Verbesserungen erzielen lassen. Besonders häufig betrifft dies den Dokumentenfluss, die Rechnungsverarbeitung, die Auftragsabwicklung oder den Kundenservice. Eine gezielte Geschäftsprozesse Automatisierung in diesen Bereichen sorgt oft bereits nach kurzer Zeit für spürbare Entlastung und eine effizientere Organisation im Arbeitsalltag. Mit Lösungen wie SAP S/4HANA und der Unterstützung durch Hicron lassen sich automatisierte Geschäftsprozesse schrittweise auf weitere Unternehmensbereiche ausweiten und zu einem modernen, integrierten System ausbauen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen – eine Möglichkeit, Geld zu sparen
Die Automatisierung der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen bringt viele Vorteile mit sich. Einer der wichtigsten ist die Senkung der Kosten und infolgedessen die Steigerung des Unternehmensgewinns. Die Ersetzung manueller Arbeit durch BPA ist ohne jeden Zweifel ein rentabler Schritt. Er ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf kreativere und anspruchsvollere Tätigkeiten zu konzentrieren, während ihnen repetitive, langweilige Aufgaben von moderner Technologie abgenommen werden. BPA spart ihnen also wertvolle Zeit und fördert die Produktivität.
Die Automatisierung von Buchhaltungs-, Vertriebs- oder Marketingprozessen ist ein guter Weg, um die mit einfachen Aufgaben einhergehenden Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Der Einsatz fortschrittlicher Tools zur Unternehmenstransformation verringert außerdem Fehler, verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams und dient der Vereinheitlichung von Prozessen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen – verfügbare Lösungen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird durch SAP-Software ermöglicht, die in ihrer jüngsten Version S/4HANA über eine breite Palette von Funktionen verfügt, um diese Prozesse schnell und effizient auszuführen. Die Lösung nutzt unter anderem Künstliche Intelligenz (KI), die in der Lage ist, einfache Gespräche mit Kunden zu führen, technischen Support zu leisten, sich wiederholende Anfragen zu beantworten und komplexe Probleme an Mitarbeiter weiterzuleiten.
Das KI-Modell kann auch dazu eingesetzt werden, Daten zu analysieren und ungefähre Ergebnisse zu liefern, die der Mitarbeiter dann nur noch überprüfen muss, was zu einer Zeitersparnis, aber auch zu weniger Fehlern führt. Künstliche Intelligenz kann Informationen aus eingegangenen E-Mails lesen, bestimmte Datenmodelle damit füllen und sie in der Datenbank weiterverarbeiten, ohne dass die Nutzer tätig werden und die Tabelle manuell ausfüllen müssen. Sie ist auch nützlich, um große Datenmengen in kürzerer Zeit analysieren zu können, und sorgt für eine größere Objektivität der getroffenen Schlüsse.
SAP S/4HANA ermöglicht auch die Nutzung des Modells SAP Build Process Automation, mit dem die Automatisierung selbst bei geringen Code-Kenntnissen durchgeführt werden kann. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht eine Implementierung auf Drag-and-Drop-Basis, was zu einer schnelleren Implementierung der Automatisierung auch ohne technische Kenntnisse oder große Ressourcen beiträgt.
Um mehr über die Vorteile der Implementierung eines cloudbasierten ERP in Ihrem Unternehmen zu erfahren und darüber, wie Sie Ihre Prozesse durch Automatisierung optimieren können, wenden Sie sich einfach an einen Hicron-Berater, der Sie bei der Auswahl einer auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittenen Lösung unterstützen wird.
FAQ – Automatisierung von Geschäftsprozessen
1. Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) und Robotisierung (RPA) – worin liegt der Unterschied?
RPA (Robotic Process Automation) konzentriert sich vor allem auf die Automatisierung einzelner, wiederkehrender Aufgaben. BPA hingegen umfasst die Automatisierung des Geschäftsprozesses als Ganzes – einschließlich Datenanalyse, Dokumentenmanagement, Reporting und der Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen. Besonders effizient ist die Kombination beider Ansätze.
2. Erfordert die Automatisierung von Geschäftsprozessen technisches Know-how?
Grundsätzlich ja – allerdings nicht zwingend auf Programmierer-Niveau. Moderne Lösungen wie SAP Build Process Automation ermöglichen das Automatisieren von Geschäftsprozessen mithilfe von „Low-Code“- oder „No-Code“-Technologien. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne tiefgehende IT-Kenntnisse Prozesse modellieren und optimieren – über intuitive Drag-and-Drop-Oberflächen.
3. Wie lange dauert die Einführung einer Geschäftsprozess-Automatisierung?
Die Dauer der Implementierung hängt stark von der Komplexität der Prozesse sowie vom Umfang des Projekts ab. Einzelne Abläufe lassen sich oft bereits innerhalb weniger Wochen automatisieren. Umfangreichere Vorhaben, die mehrere Abteilungen oder Standorte betreffen, benötigen dagegen deutlich mehr Zeit – in vielen Fällen zwischen sechs und zwölf Monaten.
4. In welchen Bereichen ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen besonders sinnvoll?
Besonders großes Potenzial bietet die Automatisierung dort, wo viele repetitive und zeitintensive Tätigkeiten anfallen. Dazu gehören unter anderem die Auftragsbearbeitung, Rechnungsprüfung, finanzielle Abrechnungen oder die Erstellung von Verkaufs- und Geschäftsdokumenten. Viele Unternehmen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen konzentrieren sich deshalb zunächst auf genau diese Kernbereiche.
5. Führt die Automatisierung von Geschäftsprozessen zum Abbau von Arbeitsplätzen?
Nein. Ziel moderner BPA-Lösungen ist nicht der Stellenabbau, sondern die effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen. Mitarbeitende gewinnen mehr Zeit für strategische, analytische und kreative Aufgaben, während repetitive Tätigkeiten automatisiert werden. Unternehmen können dadurch ihre Geschäftsprozesse automatisieren, ohne auf menschliches Fachwissen und Erfahrung zu verzichten.
