Możliwość zastosowania takich narzędzi nie ogranicza się jednak tylko do jednej firmy, równie dobrze można je wykorzystywać do przesyłania zleceń, zamówień, faktur i innych dokumentów między dwoma partnerami biznesowymi. Do takich narzędzi należy SAP EDI (Electronic Data Interchange).
Czym jest EDI (system elektronicznej wymiany danych)?
EDI (ang. Electronic Data Interchange) to po polsku elektroniczna wymiana danych. Jest to system, dzięki któremu dokumenty przesyłane są z wykorzystaniem standardowych formatów, co eliminuje konieczność tworzenia i przekazywania dokumentów papierowych. EDI pozwala na wymianę dokumentów (na przykład faktur czy zamówień) między partnerami biznesowymi w bardzo szybki sposób, dodatkowo eliminując błędy wynikające z pomyłek pracowników.
EDI umożliwia przesyłanie dokumentów elektronicznych z zachowaniem ich struktury czy lokalizacji pomiędzy systemami informatycznymi. Oznacza to, że przesłana faktura wygląda tak samo u obu partnerów i ma taki sam układ danych. Skraca to czas wymiany danych do minimum.
Elektroniczna wymiana danych jest standardem rozpowszechnionym w firmach na całym świecie. Nic dziwnego – dążenie do automatyzacji przepływu informacji i usprawnienia procesów stają się silniejsze z roku na rok.
EDI – programy
Technologia EDI gwarantuje bezpieczeństwo i niezawodność, a przy tym znacząco zmniejsza ryzyko błędów, dlatego wykorzystywana jest obecnie już w przypadku 85% branż. Jej wszechobecność przyczyniła się do powstania wielu rozwiązań umożliwiających elektroniczną wymianę danych.
Aby dobrze wybrać spośród dostępnego oprogramowania, należy wziąć pod uwagę szereg czynników. Decydując się na konkretnego dostawcę, musisz mieć pewność, że jego aplikację można bez przeszkód i w pełni zintegrować z systemem ERP lub księgowym używanym w przedsiębiorstwie. Ważna jest też kwestia oferowanego wsparcia po uruchomieniu funkcjonalności i czy jest ono możliwe w wymiarze 24/7, co jest szczególnie ważne w przypadku firm międzynarodowych o globalnym zasięgu.
Poniżej znajdziesz listę programów, które umożliwiają elektroniczną wymianę danych:
- Oderful jest to oprogramowanie EDI, które zapewnia szybkie łącze API i jest w pełni oparte o chmurę, dzięki czemu zapewnia dane w czasie rzeczywistym.
- TrueCommerce pomaga w automatyzacji i usprawnianiu procesów biznesowych, a także utrzymać łączność w całym łańcuchu dostaw, w tym na bieżąco realizować zamówienia online. Zapewnia analitykę biznesową i pozwala konwertować surowe dane na bezbłędne dokumenty.
- Jitterbit wspiera zarządzanie sprzedażą detaliczną, produkcją, dystrybucją i łańcuchem dostaw (logistyka). Jest to niskokodowe oprogramowanie EDI, który jest łatwy do wdrożenia, a prosty interfejs zapewnia łatwą i komfortową obsługę.
- SPS Handel to oparte na chmurze i sztucznej inteligencji oprogramowanie, które wspiera między innymi e-commerce. Posiada funkcję automatycznego wypełniania, przyspieszającą pracę.
- Oprogramowanie SAP, które jest w pełni zintegrowane z systemem ERP w twojej firmie, co zapewnia łatwy i bezbłędny przepływ danych. Może ono zostać dostosowane do konkretnych potrzeb twojej branży czy przedsiębiorstwa. Dla posiadaczy systemu SAP ten moduł nie wymaga dodatkowych opłat licencyjnych.
Dalsza część artykuły skupiona została na korzyściach, jakie daje SAP EDI oraz kolejnych etapach wdrożenia tego rozwiązania w przedsiębiorstwie.
Elektroniczna wymiana danych – najważniejsze informacje
SAP EDI jest rozwiązaniem elastycznym i otwartym, można je dowolnie konfigurować spełniając nawet najbardziej niestandardowe potrzeby. Oprócz typowego przesyłania faktur i zleceń, istnieje możliwość takiej konfiguracji rozwiązania, by powiadamiać o terminie realizacji dostawy, dacie i wolumenie produkcji, ustalając jednocześnie kalendarz produkcji dla określonego klienta przy pełnej integracji z działem planowania. Poniżej prezentujemy standardowy sposób wykorzystania EDI.
Zastosowanie EDI – korzyści biznesowe
Zrealizowana implementacja rozwiązania EDI może się wiązać z następującymi korzyściami biznesowymi:
- bieżąca, automatyczna, elektroniczna wymiana danych (bez konieczności replikacji i bez udziału użytkownika) pomiędzy partnerami,
- optymalizacja łańcucha logistycznego,
- unifikacja procesu zakupu/sprzedaży pomiędzy firmami partnerskimi,
- redukcja nakładu czasu na obsługę transakcji zakupu/sprzedaży,
- redukcja ilości błędów w obsłudze faktur i innych dokumentów transakcyjnych,
- wyeliminowanie części faktur i dokumentów tworzonych w formie papierowej,
- usprawnienie procedur handlowych,
- redukcja czasu potrzebnego na obsługę zleceń poprzez szybką wymianę informacji i danych biznesowych.
Wdrożenie SAP EDI to przede wszystkim usprawniona komunikacja pomiędzy systemami partnerów biznesowych. Dzięki przesyłaniu komunikatów elektronicznych np. poprzez e-mail, zamiast papierowych, skracany jest czas pracy, ale na tym nie kończą się korzyści rozwiązania. SAP EDI pozwala zautomatyzować proces przekazywania zamówień, faktur i dokumentów handlowych w standardowym formacie, w ten sposób eliminując część błędów, jaka dotyczy wymiany dokumentów papierowych.
System EDI krok po korku
Przy zastosowaniu elektronicznej wymiany danych EDI sprzedaż do klientów odbywa się przy pomocy umów terminarzowych. Każdy z klientów cyklicznie przesyła uaktualniany harmonogram zamówień, najczęściej pokrywający horyzont roczny. Na podstawie przesłanego harmonogramu realizowane są wysyłki do klienta. Odbywa się również fakturowanie wysyłek.
1. Utworzenie umowy terminarzowej
Proponowany scenariusz procesu elektronicznej wymiany danych EDI przewiduje, że umowy terminarzowe muszą w pierwszej kolejności zostać utworzone ręcznie w SAP przez pracownika Działu Sprzedaży/Logistyki. Tworząc umowę pracownik podaje informację o: kliencie, numerze umowy terminarzowej klienta, numerach materiałów objętych umową, okresie obowiązywania umowy.
2. Aktualizacja harmonogramu dostaw – idoc DELFOR
Następnie poprzez interfejs EDI założone wcześniej aktualne umowy terminarzowe są automatycznie uzupełniane, aktualizowane cyklicznie przesyłanym przez klientów harmonogramem dostaw w postaci elektronicznego dokumentu (idoc) typu DELFOR. Dla przychodzącego od klienta komunikatu zostaje wyszukana w SAP odpowiednia otwarta umowa terminarzowa dotycząca danego materiału i jest ona aktualizowana o wskazane przez klienta terminy oraz ilości do wysyłki.
W ramach danej umowy możliwe jest porównywanie zmian jakie nastąpiły w aktualizowanych harmonogramach wysyłki (porównanie historycznych) a także aktualnego harmonogramu wysyłki do danej umowy.
O każdym przychodzącym komunikacie DELFOR powiadamiany jest przypisany do danego klienta pracownik firmy poprzez wiadomość email o poprawnie zaksięgowanym komunikacie EDI, komunikacie przyjętym do SAP, błędnie przetworzonym komunikacie. W przypadku błędnie zaksięgowanego dokumentu idoc np. z powodu braku odpowiedniej umowy w SAP lub braku odpowiedniego przypisania numeru materiału klienta, pracownik działu sprzedaży będzie miał możliwość uzupełnienia brakujących danych oraz ręcznego zaksięgowania i ponownego przetworzenia dokumentu idoc.
3. Utworzenie i księgowanie dostawy
Tworzenie dostaw wysyłkowych ma miejsce tylko dla potwierdzonych terminów oraz ilości z danego harmonogramu wysyłek. Dokument dostawy tworzony jest ręcznie przez pracownika Działu Sprzedaży/Logistyki w referencji do danej umowy terminarzowej. Podczas tworzenia umowy może być kontrolowany dostępny zapas wysyłanego materiału. Istnieje możliwość łączenia wielu umów terminarzowych w jedną dostawę do danego odbiorcy. Po utworzeniu dostawy w SAP następuje księgowanie wydania materiałów przez pracownika Działu Sprzedaży/Logistyki.
4. Potwierdzenie dostawy u klienta – idoc DESADV
Księgowanie dostawy automatycznie powoduje wysłanie do odbiorcy poprzez interfejs EDI komunikatu z potwierdzeniem wysyłki (komunikat DESADV). Komunikat ten ustalany jest w SAP jako normalna informacja wyjściowa z nagłówka dokumentu dostawy (tak jak standardowo ustalają się wydruki np. dokumenty WZ) i zawiera wszystkie pozycje występujące w dokumencie dostawy.
5. Faktura
Fakturowanie w SAP EDI odbywa się poprzez ręczne utworzenie dokumentu faktury w referencji do zaksięgowanej dostawy. Utworzenie i zaksięgowanie faktury powoduje ustalenie odpowiedniej informacji wyjściowej EDI w nagłówku faktury – komunikatu INVOIC. W momencie wystawienia faktury, ceny ponownie będą aktualizowane dla podanej daty ustalania cen, która domyślnie kopiuje się z rzeczywistej daty wydania materiałów z zaksięgowanego dokumentów dostawy.
6. Wysłanie faktury elektronicznej – idoc INVOIC
Wysyłanie faktury elektronicznej do firmy uruchamiane jest ręcznie po zaksięgowaniu faktury, tak aby przed wysłaniem tej informacji istniała możliwość ewentualnej poprawki, np. wystornowania faktury w przypadku powstania błędów w księgowaniach lub w naliczeniu cen. Umożliwia to zapewnienie płynnej, a przede wszystkim bezbłędnej komunikacji elektronicznej pomiędzy partnerami.
Wdrożenie EDI – sposoby
SAP EDI działa w oparciu o standardowe technologie dostarczane przez firmę SAP:
- Standardowy interfejs systemu SAP R/3, tzw. interfejs idoc, pozwalający na jednolitą obsługę dokumentów wchodzących i wychodzących z systemu o uniwersalnym formacie,
- Aplikację SAP Business Connector, stanowiącą uniwersalny podsystem EDI (jego licencja jest bezpłatna dla użytkowników systemu SAP R/3).
Każda firma posiadająca wdrożony system SAP może korzystać z EDI bez ponoszenia kosztów zakupu dodatkowych licencji. Niezbędna jest jedynie konfiguracja obiegu dokumentów SD zapewniająca realizację umów terminarzowych.
Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem SAP EDI, bądź chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy systemami komputerowymi, skontaktuj się z nami! Wypełnij formularz kontaktowy lub skorzystaj z czatu – nasi eksperci wrócą z odpowiedziami!
