Atlas wyzwań, czyli jak zarządzać z Atlassianem

Połączenie produktów Atlassian z rozwiązaniami SAP

Hanka Dziubińska-Kopka: Artur, w studiu HiTalks już raz się widzieliśmy. Rozmawialiśmy wtedy przy okazji wprowadzania do portfolio Hicron produktów Atlassiana. Powiedz po roku, jakim zainteresowaniem cieszą się produkty Atlassiana w Hicron i czy to połączenie charakterystyczne dla Hicron – czyli połączenie produktów Atlassian, razem z rozwiązaniami SAP-owymi – czy to jest faktycznie ciekawa wartość na rynku?

Artur Kozaryn: Faktycznie rozmawialiśmy rok temu i z tej perspektywy jako organizacja wiemy, że to zrobiliśmy bardzo dobry ruch. Klienci szukają stabilnych, znanych im partnerów. My to swoje partnerstwo, to, że jesteśmy firmą, która wspiera klientów, udowodniliśmy już dawno będąc znanym partnerem firmy SAP. Pytasz o portfolio – faktycznie jest zainteresowanie na rynku. W świecie atlassianowym bardzo dużo się dzieje, stąd też klienci szukają partnerów, którzy pomogą im przejść przez proces migracji, przez proces wdrożeń, przez konfigurację nowych produktów.
To połączenie z SAP-em jest bardzo ciekawe i jak najbardziej możliwe. A niektórzy nie zdają sobie z tego sprawy. Wewnętrznie pracujemy nad nową aplikacją, którą chcemy udostępnić naszym klientom, która pomoże zintegrować system JIRA z systemem SAP. Bardzo często to system SAP jest tym ostatnim miejscem kontrolingowym, rozliczeniowym w organizacji i dane z JIRA są bardzo kluczowym elementem całej układanki. Chcemy w łatwy, przyjazny dla użytkownika sposób, umożliwić transfer części informacji z JIRA właśnie bezpośrednio do SAP-a. Przykład: pracownicy wykorzystują JIRA do raportowania czasów pracy. Oczywiście jest to jeden z elementów całego spektrum funkcjonalności, do którego JIRA można wykorzystać. My chcemy, żeby te czasy pracy pojawiły się bezpośrednio w SAP-ie, bez żadnych dodatkowych obciążeń dla użytkownika, żeby te systemy ze sobą rozmawiały, żeby w tych systemach były cały czas te same informacje po dwóch stronach. Myślę, że więcej informacji o tym także pojawi się wkrótce.

Hanka Dziubińska-Kopka: Czyli jak najmniej klikania. Do tego dążymy?

Artur Kozaryn: Tak, oczywiście.

Wyzwania wewnątrz firmy według project managerów

Hanka Dziubińska-Kopka: Przygotowując się do tej rozmowy próbowałam znaleźć raporty, które powiedzą nam o wyzwaniach projektowych. I znalazłam bardzo ciekawą rzecz, raport nazywa się „Co gryzie PMa?”, przygotowany jest przez Zero Bullshit Management. I dane do najnowszej wersji raportu są zbierane do końca 2023 roku, ale my na użytek naszej rozmowy możemy się posłużyć nawet tymi danymi z poprzedniego raportu. W obszarze wyzwań wewnątrz firmy zostały przez PM-ów wymienione takie kwestie jak komunikacja, zarząd i szef, brak wspólnego celu, priorytetyzacja oraz brak wiedzy i umiejętności. To są takie bardzo ogólne punkty, ale powiedz mi, czy one pokrywają się z tym, co słyszysz na co dzień od klientów? Czy to są obszary, nad którymi firmy chcą pracować?

Artur Kozaryn: Pokrywają się. A na pewno komunikacja jest takim elementem, który pojawia się najczęściej w tego typu raportach. Jak coś zmienia się w organizacji, wprowadzamy nowy produkt, zmieniamy jakiś proces, ludzie chcą być informowani, co się dzieje i w jaki sposób wpłynie to bezpośrednio na ich pracę. Sam raport o tym mówi. Brak informacji powoduje frustrację nie tylko PMów, ale także całej załogi, czy biorącej udział w projekcie, czy w ogóle osób, do których ta zmiana, w którymś momencie dojdzie. O tej komunikacji nigdy nie możemy zapominać. Ona musi się zawsze zacząć już od samego początku, tak żeby ludzie wiedzieli czego oczekiwać i w którym konkretnie momencie. A więc zbudowanie dobrego planu jest na pewno jednym z punktów, które potrafią zniwelować negatywne skutki braku komunikacji, chociażby podczas całego projektu czy tworzenia produktu. W raporcie była mowa o szefie, była mowa o zarządzie. Klienci też często o tym wspominają. To znaczy, nie czują tego zaangażowania w projekt czy w produkt, który muszą dostarczyć od strony szefostwa i zarządu. Zmienia się to i jestem bardzo ciekaw, jak to będzie w tegorocznej edycji raportu, bo coraz częściej widzę sytuacje, w których to członkowie zarządu czy szefostwo, angażują się w projekt, dzięki czemu ta komunikacja idzie hierarchicznie, od samej góry. O tym celu nie można zapomnieć.

Komunikacja i priorytetyzacja

Artur Kozaryn: Organizacja musi wiedzieć do czego dąży, pracownicy muszą wiedzieć, jaki jest cel danej organizacji. Dzięki temu mogą lepiej zrozumieć, z czego wynikają zachodzące zmiany. Czy one wynikają ze zmian regulacji prawnych, czy one wynikają z tego, że ktoś miał jakiś pomysł, który usprawni działanie organizacji. Bez komunikacji ludzie nie zrozumieją, skąd cel się wziął. Priorytetyzacja też ma na to wpływ. Jeżeli mamy pewne zadania, czy równolegle prowadzimy jakieś prace i projekty to bez komunikacji nie ustalimy priorytetów tych działań. Nie będziemy wiedzieć, kiedy jakiś element musi się zakończyć albo czy jeden element ma wpływ na drugi. I na pewno narzędzia Atlassianowe są w stanie w tej komunikacji pomóc.

Confluence jako wsparcie change managementu

Hanka Dziubińska-Kopka: Zaraz wrócimy do narzędzi Atlassiana i komunikacji, ale chciałabym jeszcze tutaj podkreślić, że często rozmawiam z ekspertami IT, którzy przekonują, że wdrożenie narzędzia, to nie jest wdrożenie rozwiązania, że za wdrożeniem narzędzia musi pójść cały change management, przygotowanie ludzi itd. Powiedz mi, czy narzędzia Atlassiana pomagają w tak rozumianej komunikacji, w przygotowaniu ludzi na nadchodzące zmiany?

Artur Kozaryn: Myślę, że tutaj najlepszym narzędziem, które może wspomóc komunikację, będzie Confluence, czyli poza JIRA, jeden z najbardziej znanych produktów z portfolio Atlassiana, wspierający klientów na całym świecie już od prawie 20 lat. Confluence to przestrzeń robocza, wewnętrzna baza wiedzy, miejsce, w którym można składować dokumenty. Powiedziałbym, że jest to wewnętrzna lub zewnętrzna Wikipedia danej organizacji. Pozwala na zamieszczanie artykułów, linków, baz wiedzy, instrukcji. Pozwala na tworzenie blogów, w których można z użytkownikami dzielić się pewnymi informacjami. Każda zmiana w Confluence może notyfikować odpowiednie osoby o tym, że pojawił się jakiś nowy artykuł, że pojawiła się jakaś nowa aktualizacja danej informacji, a znowu odpowiednio skonfigurowane narzędzie dla twórców jest też bardzo istotne, bo pokazuje, jak często ludzie zaglądają do tych materiałów, jakie materiały cieszą się największą popularnością. Confluence wykorzystany jako narzędzie wspierające change management, jest na pewno bardzo przydatny, chociażby do zamieszczania instrukcji dotyczących nowego procesu czy instrukcji korzystania z nowego produktu, który pojawia się w organizacji. To jest miejsce, w którym zawsze będą aktualne informacje. A jeżeli coś się w międzyczasie zmieni, to właśnie tam ludzie z organizacji znajdą najbardziej aktualną wersję tego, jak z danego elementu mają czy mogą korzystać.

Flagowe produkty z portfolio Atlassian

Hanka Dziubińska-Kopka: Jeszcze może poukładajmy to sobie, bo mówimy o produktach Atlassiana, a Ty wspomniałeś już o Jirze i o Confluence. Jakie jeszcze produkty wchodzą w to portfolio i które są najpopularniejsze?

Artur Kozaryn: Produktów mamy naprawdę bardzo dużo. To są produkty, które wspierają pracę deweloperów oraz zespołów projektowych. Skupmy się na trzech flagowych produktach. Pierwszym jest właśnie Confluence, o którym już rozmawialiśmy. Drugim produktem będzie JIRA software'owa, która wspiera pracę zespołów projektowych, zespołów dostarczających rozwiązania. I trzecim będzie JIRA Service Management, która wspiera już bardziej serwisowanie produktów. Naturalnym elementem w niektórych organizacjach jest praca właśnie na dwóch systemach jirowych. Pierwszy służy do implementacji produktów, do pracy projektowej i drugi – JIRA Service Management – do pracy utrzymaniowej, kontaktu z klientami, kontaktu z odbiorcami.

Wyzwania w pracy z klientami według project managerów

Hanka Dziubińska-Kopka: Zatrzymajmy się przy tej pracy z klientami, bo opowiedzieliśmy o wyzwaniach PM-a wewnątrz organizacji, ale raport opowiada także o tych wyzwaniach w pracy z klientami. W tym obszarze PM-owie wymienili takie kwestie, jak zmiany w trakcie trwania projektu, zrozumienie potrzeb klienta, brak zaangażowania i decyzyjności klienta, nierealne wymagania klienta. Czy w tych tematach produkty Atlassiana także są w stanie pomóc? Czy one działają raczej właśnie wewnętrznie?

Artur Kozaryn: One są jak najbardziej zarówno do użytku wewnętrznego, jak i zewnętrznego. My, jako osoby korzystające czy dostarczające produkt, możemy zdecydować, które treści są widoczne dla klienta, nad którymi treściami pracujemy razem, a które treści są typowo wewnętrzne, tak żeby zapewnić – znowu! – komunikację. Bo odpowiedzią na te wszystkie punkty znowu jest: komunikacja, komunikacja i komunikacja! Na temat współpracy z klientem narosło wiele mitów i niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto na klienta nigdy złego słowa nie powiedział. Bardzo często rozbijamy się o początek projektu, to znaczy o ustalenia z klientem tego, co ma zostać dostarczone, w jaki sposób te rzeczy, które klient chciałby żebyśmy mu dostarczyli, jesteśmy w stanie dostarczyć. Pamiętajmy o tym, że w świecie IT teoretycznie nie ma rzeczy niemożliwych, jednak w praktyce, okazuje się, że nie wszystkie rzeczy będą działać tak, jak klient chce albo który będzie efektywny. Stąd też zebranie koncepcji na początku, zrozumienie potrzeb klienta i umieszczenie tego w Confluence, a następnie pokazanie klientowi wersji, nad którą pracowaliśmy ze wszystkimi założeniami, będzie na pewno bardzo dużym plusem, który zniweluje wyzwania, które potem w trakcie życia projektu mogłyby się pojawić.

Jira jako wsparcie w podejmowaniu decyzji

Artur Kozaryn: Brak decyzyjności także możemy rozwiązać JIRĄ. Możemy wdrożyć proces akceptacyjny danej funkcjonalności, czy proces akceptacyjny tego, co w systemie ma się faktycznie zmienić, czy co może zostać skonfigurowane. Możemy wykorzystać całe spektrum możliwości tych dwóch produktów do tego, by projekt od samego początku był dobrze skomunikowany, dobrze zorganizowany i żeby każdy wiedział, za co odpowiada i co, w którym momencie ma się wydarzyć.

Wdrożenie produktów Atlassian

Hanka Dziubińska-Kopka: Mówimy o tym, jak produkty Atlassiana, JIRA czy Confluence, pomagają wdrażać projekty. A jak wygląda same wdrożenie tych produktów? Jak przeprowadzamy klienta przez ścieżkę wdrożeniową?

Artur Kozaryn: Uśmiecham się, bo zacznę znowu mówić o komunikacji. Na początku zaczynamy rozmowy z klientem: musimy wiedzieć, czego potrzebuje. Musimy wiedzieć, który produkt dla niego dobrać. Jeżeli mówimy o Jirze: czy to będzie JIRA do pracy projektowej, czy JIRA do pracy utrzymaniowej. Z pozoru wydawałoby się, że to JIRA i to JIRA, ale to nie do końca tak jest. Zaczynamy tak naprawdę od podstaw. Następnie rozmawiamy o potrzebach klienta pod względem tego, z czego on by bardziej chciał korzystać, czy jakie ograniczenia nadaje mu organizacja, jeżeli chodzi o wybór metody w jakiej ten system będzie działał. Czy on będzie w chmurze, czy on będzie na serwerach klienta. To istotne, bo produkty atlassianowe różnie działają, dają różne możliwości konfiguracyjne w zależności od metody hostowania produktu. Następnie budujemy z klientem koncepcję i to jest wbrew pozorom najdłuższy i najbardziej owocny moment współpracy z klientem, bo wtedy określamy, jakie procesy klient chciałby włożyć do narzędzia, jak by chciał z tych procesów korzystać, co się ma dziać w trakcie, kiedy z nich będzie korzystał. Ustalamy, czy potrzebuje też wsparcia powdrożeniowego, w jakim zakresie będzie tym produktem zarządzał. Możemy również zapewnić nie tylko wdrożenie, ale także utrzymanie rozwiązania, które dostarczyliśmy do klienta.
Na etapie koncepcyjnym jest dużo prac, które określają, czego klient potrzebuje, czy wystarczą same produkty atlassianowe jako baza, czy będziemy musieli rozszerzać produkty o znane rozwiązania firm trzecich, czy będziemy musieli zbudować dla klienta customowe rozwiązania.

Produkty Atlassiana a lockdown

Hanka Dziubińska-Kopka: Produkty Atlassiana bardzo często kojarzą się zarówno firmom, jak i poszczególnym użytkownikom, z okresem lockdownu. To był boom dla tego rodzaju rozwiązań. Powiedz, jak to wygląda teraz? Na co kładzie się największy akcent przy rozwoju tego typu narzędzi?

Artur Kozaryn: Lockdown i covid to tematy, o których powiedziano już bardzo wiele i to, że narzędzia jak Atlassian bardzo w tym Covidzie pomogły, też wiemy, co udowodniają różnego rodzaju raporty. Zresztą sam raport, o którym cały czas rozmawiamy, nie bez powodu Jirę stawia jako jedno z narzędzi, które wspiera pracę PM-a, czy wspiera pracę zespołu projektowego. JIRA i Confluence dają możliwości pracy zdalnej, z dowolnego miejsca na ziemi, dowolnej liczbie użytkowników, więc wspierają komunikację.

Bieżący podgląd dla klienta i zespołu projektowego

Artur Kozaryn: Mowa cały czas o Jirze, która tak jak Confluence, już od ponad 20 lat istnieje na rynku i wspiera procesy, najczęściej wdrożeniowe. JIRA pozwala na dekompozycję całego projektu, czy całego wdrożenia jakiegoś procesu na drobne elementy. Pozwala do każdego z elementów przypisać osobę odpowiedzialną, wybrać do kiedy ten proces, ta część procesu ma zostać zrealizowana, jaki to ma wpływ na inne osoby, kto w tym procesie współrealizuje, od kogo jest potrzebne wsparcie, jak to wygląda z punktu widzenia zarządzania. PM na bieżąco widzi, jakie zadania są zrealizowane, jakie zadania wymagają realizacji. Klient ma ten sam podgląd, a to znaczy, że nie musi odpytywać PM-a: „dzień dobry, czy zadanie X zostało już zrobione?”. Klient też to widzi. To widzą też wszyscy konsultanci. Więc potencjalna frustracja PM-ów, frustracja klienta, frustracja zespołu projektowego może być przez JIRA software'ową bardzo szybko zniwelowana. Teraz każdy widzi w rzeczywistym czasie, co w danym momencie z danym cyklem projektowym się dzieje. JIRA daje możliwości raportów ad-hoc, dotyczących chociażby tego, ile zgłoszeń zostało utworzonych w ostatnim czasie i ile tych zgłoszeń zostało rozwiązanych. Spektrum funkcjonowania jest bardzo szerokie.
Bez wątpienia, po lockdownie i w czasie lockdownu, to były narzędzia, które bardzo wspierały komunikację: niwelowały brak informacji, brak możliwości spotkania się na żywo i zadania pytań, chociażby na przysłowiowym korytarzu: „hej, na jakim etapie jest twoje zadanie?”.

Restrykcjonowanie dostępu do danych

Hanka Dziubińska-Kopka: To daje dostęp do tej samej wiedzy, w tym samym czasie, bardzo wielu osobom. Ale podejrzewam, że te dostępy też pewnie można regulować.

Artur Kozaryn: Oczywiście. Jako system tej klasy mamy możliwość restrykcjonowania dostępu. To znaczy, że wybieramy jako tworzący, kto ma dostęp do danego zgłoszenia w Jirze, czy do danej strony na Confluence, kto może ją edytować, kto ma dostęp do całej przestrzeni, kto ma dostęp do jakiejś konkretnej treści, jakie treści może udostępnić też innym pracownikom.

Czy wraz z rozrostem firmy, spada ocena jej kultury organizacyjnej?

Hanka Dziubińska-Kopka: W raporcie bardzo zainteresował mnie jeden z wniosków z macierzy korelacji i z niego wynikało kontrowersyjne pytanie, które padło na samym początku naszej rozmowy: czy prawdą jest, że wraz z rozrostem firmy, spada ocena jej kultury organizacyjnej? Bo taka korelacja pojawiła się w raporcie. Powiedz, czy rozwiązania Atlassianowe mogą temu jakoś zapobiec?

Artur Kozaryn: Raport na to wskazuje, dlatego też jestem ciekaw, jak to będzie w nowej wersji po lockdownie, gdy jesteśmy bogatsi o doświadczenia pracy zdalnej. Atmosfera w firmie czy kultura organizacyjna, to bardzo złożone pojęcia. Według mnie jednym z głównych elementów utrzymujących kulturę organizacyjną, jest komunikacja. Mam nadzieję, że udowodniłem we wcześniejszej części rozmowy, że mamy narzędzia, które podbijają tę komunikację wewnątrz organizacji i na zewnątrz. Narzędzia z rodziny atlassianowej, jak najbardziej mogą podnieść kulturę organizacyjną, właśnie przez wsparcie komunikacji. Natomiast jeśli chodzi o całą kulturę organizacyjną… myślę, że to temat na osobną rozmowę.

Dla kogo przeznaczone są produkty Atlassian?

Hanka Dziubińska-Kopka: Oczywiście. A powiedz mi skąd do Hicron spływają zapytania o produkty atlassianowe? Czy to są faktycznie właśnie te duże organizacje, które mogą się mierzyć z taką negatywną oceną kultury organizacyjnej, czy są to też mniejsze firmy?

Artur Kozaryn: To wszystko zależy od tego, do czego taką JIRA czy Confluence’a klient chce wykorzystywać. Nie wydaje mi się, żebym mógł tutaj skategoryzować tych klientów i powiedzieć, których jest więcej. Te zapytania są naprawdę różne pod kątem tego, czego klient oczekuje, jakich narzędzi potrzebuje, czy to są narzędzia, które wspierają standard rozwiązania, czy to jest jakaś metodyka wewnętrzna wypracowana w organizacji przez ileś lat i jest jej żywą częścią, która może wejść do jakiegoś narzędzia. Natomiast mogę bez wątpienia powiedzieć, że dużą częścią osób zainteresowanych są nasi klienci, osoby, którym już wcześniej udowodniliśmy, że jesteśmy pewnym partnerem w każdej sytuacji, czy przed, czy po pandemii.

Hanka Dziubińska-Kopka: Czyli nasi klienci, którzy chcą rozszerzyć portfolio, często zwracają się z powrotem do Hicron?

Artur Kozaryn: Dokładnie tak.

Co skłania firmy do wdrożenia produktów Atlassian?

Hanka Dziubińska-Kopka: A powiedz, przed jakimi wyzwaniami stają? Gdybyś miał wymienić trzy punkty – co skłania ich do tego, że chcą sięgnąć po rozwiązania z portfolio Atlassiana?

Artur Kozaryn: Na pierwszym miejscu jest dostęp do informacji. Bo tak, jak wcześniej mówiłem, Confluence najczęściej w organizacjach wykorzystywany jest jako wewnętrzna Wikipedia. Bardzo często działy wewnętrzne wykorzystują ją jako poradniki dla pracowników, które szeregują początek pracy pracownika, które mówią i pomagają, co trzeba zrobić, czego trzeba się nauczyć, o czym trzeba pamiętać w pierwszych dniach pracy. To są bardzo często systemy, które wspierają pracę zespołów w trakcie życia projektu. Pracownicy znajdą tam dokumentację, znajdą tam wszystkie informacje dotyczące projektów i produktów, które dani klienci np. w swoim portfolio mają. Jeżeli chodzi o JIRA to klienci decydują się na wdrożenie, by mieć wgląd do procesu, mieć wgląd do tego, na jakim etapie znajdują się poszczególne zadania, na jakim etapie znajdują się wdrożenia poszczególnych produktów u danych klientów. Klienci mogą lepiej współpracować, a pracownikom może pracować się lepiej. JIRA daje bieżący wgląd, do tego wszystkiego, co się w danej organizacji dzieje.

Hanka Dziubińska-Kopka: No to chyba bardzo ładne podsumowanie tej rozmowy, że wdrażamy te produkty, żeby pracownikom pracowało się lepiej…

Artur Kozaryn: I efektywniej.

Hanka Dziubińska-Kopka: Oczywiście. Bardzo ci dziękuję za rozmowę, a państwu życzymy, żeby tak faktycznie było, żeby pracowało się coraz lepiej i może jeszcze od Artura dodam: komunikujmy się! Dziękuję i zapraszam na kolejną rozmowę HiTalks.