Elektronische Rechnungen – alles, was Sie über das KSeF wissen müssen

Elektronische Rechnungen – alles, was Sie über das KSeF wissen müssen
Möchten Sie erfahren, worum es sich bei den strukturierten Rechnungen handelt? Fragen Sie sich, ob Sie von den Änderungen im Steuerrecht betroffen sind? Haben Sie Ihre Organisation noch nicht auf die Einführung des KSeF vorbereitet? In den folgenden Abschnitten finden Sie alle Informationen, mit denen Sie vor dem 1. Januar 2024 vertraut sein sollten.

Worum handelt es sich beim KSeF (bei den strukturierten Rechnungen)?

Das Staatliche Elektronische Rechnungsstellungssystems (Krajowy System e-Faktur: KSeF) dient den Steuerpflichtigen zur Ausstellung, zum Austausch, zum Empfang und zur Aufbewahrung strukturierter Rechnungen. Ab 2024 wird es die einzige Plattform für die elektronische Rechnungsstellung sein, die dann von allen Steuerzahlern genutzt werden muss. Außerdem soll es den Unternehmen die Archivierung und den Abruf von Dokumenten erleichtern, wobei die Daten im System für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert werden müssen.

Strukturierte Rechnungen sind eine Art von elektronischen Rechnungen, die im KSeF ausgestellt werden. Sie weisen die folgenden Merkmale auf:

  • eine zugewiesene Identifikationsnummer;
  • xml-Format, das mit der logischen Struktur der elektronischen Rechnung kompatibel ist.

In der Anlaufphase sind strukturierte Rechnungen noch eine freiwillige Lösung für Unternehmen. Bei der Form der strukturierten Rechnungen kann es sich um reguläre Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, um Korrekturrechnungen oder um Verbraucherbelege handeln, während Rechnungen, die über Registrierkassen online ausgestellt werden, oder Proformarechnungen, die keine Rechnungen im Sinne des Mehrwertsteuergesetzes sind, nicht unter das Gesetz fallen.

Gesetz über das KSeF – grundlegende Informationen

Das polnische Finanzministerium hat sich am 1. Dezember 2022 mit dem Mehrwertsteuergesetz befasst und dabei angestrebt, ein zentrales System einzuführen, das den Umlauf von strukturierten Rechnungen zwischen Unternehmen regelt und den Steuerbehörden freien Zugang zu allen Daten und Dokumenten gewährt.

Rechtsgrundlage für das KSeF ist:

  • die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes vom 29. Oktober 2021;
  • der Beschluss des Rates der Europäischen Union vom 17. Juni 2022.

Welche Strafmaßnahmen drohen, wenn die Bestimmungen des Gesetzes nicht umgesetzt werden?

Ab dem 1. Juli 2024 wird der Leiter des Finanzamtes über das Recht verfügen, gegen einen Steuerpflichtigen ein Bußgeld zu verhängen, wenn er es versäumt, eine strukturierte Rechnung auszustellen oder diese fristgerecht zu übermitteln. Der Betrag dieses Bußgeldes beträgt:

  • bis zu 100 % der in der Rechnung ausgewiesenen Steuer;
  • bis zu 18,7 % des fälligen Gesamtbetrags der Rechnung.

Auf jeden Fall beträgt sie jedoch nicht weniger als 1.000 PLN für eine nicht die Bestimmungen erfüllende Rechnung und 500 PLN für die Überschreitung der gesetzlichen Frist für die Ausstellung der Rechnung.

Wie funktioniert das KSeF?

Die Rechnung muss zunächst in Ihrem Buchhaltungssystem erstellt und anschließend im KSeF authentifiziert werden, zum Beispiel durch eine qualifizierte elektronische Signatur. Den Zugang zum Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystem erhält man, indem man ein individuelles Konto einrichtet und dieses beispielsweise mit der sog. vertrauenswürdigen Signatur (podpis zaufany) authentifiziert.

Die Ausstellung strukturierter Rechnungen erfolgt nach dem folgenden Schema:

  1. Erstellung einer Rechnungsdatei im xml-Format durch den Verkäufer / Lieferanten.
  2. Die Software für elektronische Rechnungen verbindet sich mit dem Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystem und sendet die Datei an dieses System.
  3. Wenn die Datei der Standardvorgabe entspricht und positiv bewertet worden ist, wird ihr eine individuelle Nummer zugewiesen. Gleichzeitig wird dem Empfänger die strukturierte Rechnung zugestellt. In diesem Fall ist das Ausstellungsdatum der Rechnung identisch mit dem Datum des Versands.
  4. Nach der Freigabe sendet das Staatliche Elektronische Rechnungsstellungssystem eine amtliche Eingangsbestätigung an den Absender, wobei der Empfänger das Dokument direkt aus dem System oder über eine im Unternehmen implementierte und im KSeF integrierte Software herunterladen kann.

Wie sieht es bei einem KSeF-Ausfall aus?

Im Falle eines KSeF-Ausfalls oder einer Notfallsituation ist es möglich, eine strukturierte Rechnung nach dem XSD-Schema auszustellen und sie dem Käufer / Auftraggeber außerhalb des Systems zuzustellen. Allerdings muss der Rechnungssteller die Rechnung innerhalb von 7 Tagen nach dem Ausfall ans KSeF senden, damit nachträglich eine Identifikationsnummer vergeben werden kann.

KSeF – Fristen

Vom 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2023 ist das System der elektronischen Rechnungen eine der zulässigen Formen zur Dokumentation von Transaktionen für alle Unternehmen, neben der Papierrechnung und der elektronischen Rechnung. Es lohnt sich jedoch, sich schon frühzeitig mit den Änderungen zu befassen, da sie in vielen Unternehmen eine Aktualisierung der Fakturierungssoftware oder der Finanz- und Buchhaltungssysteme wie SAP erforderlich machen werden. Dazu gehört die Umsetzung einer logischen Struktur für elektronische Rechnungen oder die Anpassung an die Kommunikation mit dem KSeF.

Die Verpflichtung zur ausschließlichen Nutzung strukturierter Rechnungen tritt am 1. Januar 2024 in Kraft. Von da an wird es also für alle Steuerpflichtigen die einzige akzeptable Form der Dokumentation von Transaktionen sein, so dass außerhalb vom KSeF ausgestellte Dokumente nicht mehr als Rechnungen anerkannt werden.

FAQ – die 7 wichtigsten Fragen zum KSeF

Ist das KSeF obligatorisch oder freiwillig?

Bis zum 1. Januar 2024 ist die Nutzung des Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystems für die Steuerzahler eine freiwillige Angelegenheit. Das bedeutet, dass das KSeF nach dem Beschluss des Rates der Europäischen Union bis Anfang 2024 noch eine Lösung für alle diejenigen ist, die es auf freiwilliger Basis nutzen wollen.

Nach diesem Stichtag wird es jedoch für alle Mehrwertsteuerpflichtigen verbindlich, so dass es ratsam ist, sich bereits im Vorfeld mit den Richtlinien vertraut zu machen und sich auf die Implementierung strukturierter Rechnungen im Unternehmen vorzubereiten.

Wie erhält man Zugang zum KSeF?

Der Zugang zur KSeF-Testanwendung ist seit dem 7. April 2022 möglich. Sie kann von allen Steuerpflichtigen und zugelassenen Organisationen genutzt werden. Bei der Nutzung der Testversion ist es wichtig, anonyme Daten zu verwenden.

Die im KSeF gespeicherten Informationen sind zugänglich für folgende Subjekte:

  • Eigentümer von Unternehmen;
  • vom Eigentümer bevollmächtigte Personen nach Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung (z. B. der Buchhalter);
  • anonyme Nutzer, die die spezifischen Merkmale der Dokumente kennen, z. B. die Rechnungsnummer.

Wie stellt man eine strukturierte Rechnung aus?

Eine strukturierte Rechnung kann mit den folgenden Mitteln erstellt werden:

  •  ein kostenloses Tool des Finanzministeriums, das für Kleinunternehmer mit geringen Umsätzen gedacht ist;
  • eine kommerzielle Lösung, wozu auch das von Hicron selbst entwickelte Modul zählt, das die vollständige Automatisierung des Prozesses zur Ausstellung strukturierter Rechnungen im SAP-System ermöglicht, um die Finanzabteilungen des Unternehmens nicht mit zusätzlichen Aufgaben zu belasten, und die volle Sicherheit vertraulicher Daten gewährleistet.

Wie kann man strukturierte Rechnungen erhalten?

Wie die Ausstellung wird auch der Empfang strukturierter Rechnungen nur über das Staatliche Elektronische Rechnungsstellungssystem (KSeF) und die damit integrierte Buchhaltungs- und Finanzsoftware möglich sein. In diesem Fall ist auch die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt erforderlich. Akzeptiert er diese Form nicht, ist die Rechnung zwar im KSeF auszustellen, aber auch traditionell zu übermitteln: elektronisch oder auf Papier in mindestens zwei Exemplaren.

Eine strukturierte Rechnung gilt als eingegangen und in den rechtsgültigen Umlauf gebracht, sobald ihr im System eine Nummer zugewiesen worden ist.

Wer kann das KSeF nutzen?

Ab dem 1. Januar 2024 wird jeder Mehrwertsteuerpflichtige dazu verpflichtet sein, strukturierte Rechnungen im Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystem (KSeF) auszustellen. Diese Verpflichtung gilt auch für Steuerzahler, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, also für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 200.000 PLN, sowie für Unternehmen mit Sitz in Polen.

Die KSeF-Verpflichtung gilt hingegen nicht für Steuerpflichtige, die das Nicht-EU-Verfahren für bestimmte Dienstleistungen nutzen, zum Beispiel:

  • grenzüberschreitende gelegentliche Beförderung von Personen auf dem Landweg;
  • ein besonderes Verfahren für den Fernabsatz von Importwaren.

Wird das Staatliche Elektronische Rechnungsstellungssystem JPK ersetzen?

Mit der Einführung des Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystem in einem Unternehmen entfällt die Verpflichtung, eine JPK-Datei an die Steuerbehörden zu senden. Alle für die Steuerbehörden erforderlichen Informationen werden in den strukturierten Rechnungen enthalten sein, da diese sich durch eine größere Detailtiefe an Daten auszeichnen als JPK.

Dies ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Vereinfachung des Steuersystems und zum Schließen von Steuerlücken in Polen.

Welche Dokumente für das KSeF?

Dokumente der folgenden Arten müssen im Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystem erfasst werden:

  • Verkaufsrechnung;
  • Vorauszahlungsrechnung;
  • Schlussrechnung / Endrechnung;
  • Mehrwertsteuerrechnung;
  • Rechnungskorrekturen.

Bei Hicron beobachten wir ständig die Änderungen der KSeF-relevanten Vorschriften, damit unsere firmeneigene Lösung zur Integration des SAP-Systems mit KSeF sowohl der aktuellen Gesetzeslage als auch den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht wird. Es ist jedoch zu bedenken, dass es bei der Einführung strukturierter Rechnungen in einer Organisation manchmal nicht nur um ein Software-Update geht, sondern auch um Änderungen der Geschäftsprozesse oder des Inhaltes von Verträgen mit Vertragspartnern.

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, unsere Experten werden Ihnen dann eine Lösung präsentieren und alle Ihre Fragen beantworten.

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