Strukturierte Rechnungen – Integration von SAP und KSeF

Über die Lösung

Seit dem 1. Januar 2022 besteht in Polen die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im Rahmen des Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystems (Krajowy System e-Faktur: KSeF) auszustellen. Nach dem Gesetz des Finanzministeriums vom 29. Oktober 2021 geschieht dies derzeit noch auf freiwilliger Basis, während es ab dem 1. Juli 2024 verbindlich vorgeschrieben werden soll.

Angesichts der unvermeidlichen Verpflichtung von KSeF ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, einen erfahrenen Partner zu finden, der den Prozess der Integration des SAP-Systems mit dem Staatlichen Elektronischen Rechnungsstellungssystem in Einklang mit den Richtlinien des Finanzministeriums unterstützt. Es lohnt sich dabei, umgehend mit den erforderlichen Arbeiten zu beginnen und sich auf die anstehenden Veränderungen vorzubereiten, um mögliche Schwierigkeiten frühzeitig zu ermitteln und Zeit für eine eventuelle Neumodellierung von Prozessen, die Einführung technischer Änderungen in ausgewählten SAP-Modulen sowie deren Prüfung zu gewinnen.

Bei Hicron hat ein Team von Experten eine proprietäre Erweiterung entwickelt, die eine vollständige Anpassung des SAP-Systems an die bevorstehenden Änderungen ermöglicht. Strukturierte Rechnungen ist eine Lösung, mit der die Prozesse vollständig an die technischen Anforderungen des Ministeriums angepasst werden können.

Ist die Rechnung strukturiert?

Nicht bei jeder elektronischen Rechnung handelt es sich um eine strukturierte Rechnung; sie muss darüber hinaus die in den Vorschriften genannten Informationen aufweisen und in einem geeigneten Format gespeichert werden, das das Lesen und Verarbeiten der darin enthaltenen Daten ermöglicht.

Die KSeF-Lösung von Hicron ermöglicht die Meldung von Daten im xml-Format im Einklang mit den Anforderungen des Finanzministeriums. Sie gewährleistet die vollständige Automatisierung des Prozesses für den Versand und des Eingang elektronischer Rechnungen, wodurch die Arbeitseffizienz erhöht und das Fehlerrisiko verringert wird.

Worum handelt es sich bei dem Staatlichen System für Elektronische Rechnungen?

Das Staatliche System für elektronische Rechnungen ist ein vom Finanzministerium entwickeltes System, das es Unternehmern in Polen ermöglicht, strukturierte Rechnungen zu empfangen und auszustellen. Eine Rechnung gilt erst dann als ausgestellt, wenn sie an das KSeF gesendet und mit einer individuellen Nummer versehen worden ist (diese Nummer stimmt nicht mit der Rechnungsnummer überein).

Vorteile bei der Einführung von Rechnungen in strukturierter Form mit Hicron:

• höhere Arbeitseffizienz durch Automatisierung;
• Vereinheitlichung der Rechnungen, so dass sie leichter zusammengestellt und miteinander verglichen werden können;
• Verkürzung der Frist für die Mehrwertsteuererstattung von 60 auf 40 Tage;
• schnellerer Umlauf der Dokumente;
• Minimierung der Fehlerzahl durch die Erstellung von Rechnungsvorlagen;
• Sicherheit der Datenübertragung (direkte SAP-Anbindung an das KSeF, Verschlüsselung des Berechtigungsschlüssels);
• einfacher und jederzeitiger Zugang zu den Rechnungen;
• keine Notwendigkeit zur Archivierung;
• kein Risiko, Dokumente zu übersehen, zu verlieren oder versehentlich zu vernichten (also auch keine Notwendigkeit, Duplikate auszustellen);
• verbesserter Cashflow;
• Möglichkeit der Automatisierung von Prozessen, beispielsweise bei einer Prüfung, ob die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt.

Dank eines einzigen Moduls und einer professionell durchgeführten Implementierung können Sie Änderungen an der Verwaltung des Dokumentenflusses vornehmen, seine Effizienz und Transparenz in Übereinstimmung mit den vom Finanzministerium vorgegebenen Richtlinien erhöhen und die damit verbundenen Vorteile genießen.

KSeF – Sicherheit, Autonomie, Automatisierung und Anpassungsfähigkeit

Bei der Entwicklung der Lösung für strukturierte Rechnungen waren die Architekten und Berater von Hicron bestrebt, nicht nur alle Anforderungen im Zusammenhang mit der Integration von SAP und dem Staatlichen System für elektronische Rechnungen zu erfüllen, sondern auch alle Bedenken zu zerstreuen, die damit verbunden sein könnten.

In Hinblick auf das Inkrafttreten der neuen Vorschrift haben die Kunden vor allem Bedenken in Bezug auf die folgenden Punkte:

• mögliche Verzögerungen bei der Zustellung der Rechnungen an das KseF
• Leck von Finanzdaten
• steigende Kosten des Dienstes, die nicht in der Preisgestaltung enthalten waren, etwa die Kosten für Abonnements
• weitere Änderungen des Gesetzes über elektronische Rechnungen, die kostspielige Upgrades der bereits implementierten Software erfordern
• die Art und Weise, wie die Genehmigung für elektronische Rechnungen gehandhabt wird, oder die Möglichkeit, ihnen Anhänge anzufügen

Bei unserem Angebot haben wir uns auf diejenigen vier Aspekte konzentriert, von denen die meisten Bedenken ausgehen:

Bei der proprietären Erweiterung von Hicron haben wir uns auf eine einfach zu bedienende und intuitive Schnittstelle konzentriert und dabei unser UX-Fachwissen eingebracht. Um die visuelle Attraktivität der Anwendung zu erhöhen, ist es auch möglich, sie mit einer Fiori-Schicht anzureichern. Das übersichtliche Bedienfeld erleichtert dem Benutzer die Navigation und erfordert keine zusätzliche, umfangreiche Schulung zur Vorbereitung auf die Nutzung der Lösung.

Die Lösung von Hicron

Das proprietäre Modul von Hicron integriert das SAP-System mit der Plattform für elektronische Rechnungen und gewährleistet eine direkte und sichere Kommunikation zwischen diesen beiden Systemen. Die reibungslose Integration von SAP und KSeF umfasst:

• das Mapping der ministeriellen Strukturen mit den Dokumentenstrukturen in SAP, was das Hochladen und Extrahieren von xml-Dateien ermöglicht;
• die Ermöglichung für das SAP-System, eine Rückmeldung vom KSeF über die Ablehnung oder Annahme einer Rechnung zu erhalten.

Die E-Invoicing-Lösung von Hicron ermöglicht auch den Zugriff auf ein Dokument mit detaillierten Protokollen, so dass Fehler schnell erkannt und behoben werden können.

Unser On-Premise-System auf Basis von S4HANA ist nicht nur sicher, sondern auch leistungsstark. Bei der HANA-Datenbank handelt es sich um eine innovative Technologie, mit der die Verwaltung großer Datensätze von der Festplatte in den Arbeitsspeicher verlagert wird, was die Geschwindigkeit der Verarbeitung und gemeinsamen Nutzung dieser Daten verbessert. Darüber hinaus ist sie bei der Bearbeitung einer großen Anzahl von Rechnungen finanziell günstiger als eine Cloudlösung.

Es ist wichtig, schon jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen und einen erfahrenen Partner zu finden, der bei der vollständigen Integration in das Staatliche Elektronische Rechnungsstellungssystem innerhalb der gesetzlichen Frist helfen kann.

Warum sollten Sie sich für eine Zusammenarbeit mit Hicron entscheiden?