Faktury
Ustrukturyzowane – integracja SAP–KSeF

Autorskie rozszerzenie dla systemu SAP zaprojektowane przez Hicron pozwala na wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

Odbierz darmowe demo rozwiązania!

Przepraszamy, wystąpił nieoczekiwany błąd. Prosimy spróbować ponownie.

Dziękujemy za kontakt, prześlemy link do demo na Twoją skrzynkę.

Faktury <br>Ustrukturyzowane – integracja SAP–KSeF

Od 1 stycznia 2022 r. w Polsce wprowadzona została możliwość wystawiania faktur elektronicznych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z ustawą wydaną przez Ministerstwo Finansów z dnia 29 października 2021 roku obecnie jest to rozwiązanie dobrowolne, natomiast od 1 stycznia 2024 będzie obowiązkowe.

KSeF timeline

W związku z nieuniknioną obligatoryjnością KSeF istotne dla firm jest znalezienie doświadczonego partnera, który będzie wspierał proces integracji systemu SAP z Krajowym Systemem e-Faktur w zgodzie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Warto zacząć działać od razu i przygotować się na nadchodzące zmiany, by wcześniej wskazać możliwe utrudnienia i zyskać czas na ewentualne przemodelowanie procesów, wprowadzenie zmian technicznych w wybranych modułach SAP i ich przetestowanie.

W Hicron zespół ekspertów opracował autorskie rozszerzenie, pozwalające na pełne dostosowanie systemu SAP do nadchodzących zmian. Faktury Ustrukturyzowane to rozwiązanie prowadzące do pełnego dopasowania procesów do wymogów technicznych Ministerstwa.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Nie każda faktura w wersji elektronicznej to faktura ustrukturyzowana, musi ona dodatkowo zawierać określone w przepisach informacje oraz być zapisana w odpowiednim formacie, pozwalającym na odczytywanie i przetwarzanie zawartych w niej danych.

Rozwiązanie Hicron KSeF umożliwia raportowanie danych w formacie xml zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Zapewnia pełną automatyzację procesu wysyłania i odbierania e-faktur, zwiększając tym samym wydajność pracy i zmniejszając ryzyko pomyłek.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to system wypracowany przez Ministerstwo Finansów umożliwiający przedsiębiorcom w Polsce otrzymywanie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych, KSeF stanowi centralną bazę faktur. Faktura uznawana jest za wystawioną dopiero po przesłaniu jej do KSeF i nadaniu jej indywidualnego numeru (numer ten nie jest tożsamy z numerem faktury).

Korzyści wynikające z wprowadzenia faktur w formie ustrukturyzowanej z Hicron:

  • większa efektywność pracy dzięki automatyzacji;
  • ujednolicenie faktur, ułatwiających ich zestawienie i porównywanie;
  • skrócenie z 60 do 40 dni zwrotu z podatku VAT;
  • szybszy obieg dokumentów;
  • minimalizacja liczby błędów dzięki utworzeniu wzorca faktur;
  • bezpieczeństwo przesyłu danych (bezpośrednie połączenie SAP z KSeF, szyfrowanie klucza autoryzacyjnego)
  • łatwy i stały dostęp do faktur;
  • brak potrzeby archiwizacji;
  • brak ryzyka przeoczenia, zagubienia lub zniszczenia dokumentów (brak potrzeby wydawania duplikatów);
  • poprawa cash flow;
  • możliwość automatyzacji procesów np. sprawdzenia zgodności faktury z zamówieniem.

Dzięki jednemu modułowi i profesjonalnie przeprowadzonemu wdrożeniu możesz wprowadzić zmiany w administrowaniu obiegiem dokumentów, zwiększyć jego efektywność i transparentność, zgodnie z wytycznymi podanymi przez Ministerstwo Finansów i korzystać ze związanymi z tym benefitów.

KSeF – bezpieczeństwo, autonomia, automatyzacja i gotowość na zmiany

Przygotowując rozwiązanie Faktury Ustrukturyzowane architekci i konsultanci Hicron starali się nie tylko odpowiedzieć na wszystkie potrzeby związane z integracją systemu SAP i Krajowego Systemu e-Faktur, ale również uspokoić wszelkie obawy, jakie mogą się z nią wiązać.

W związku z wejściem w życie nowego przepisu niepokój Klientów dotyczy przede wszystkim:

  • możliwych opóźnień w dostawie faktur do KSeF;
  • wycieku danych finansowych;
  • rosnących kosztów usługi, które nie zostały uwzględnione w wycenie np. koszt subskrybcji;
  • kolejnych zmian w ustawie, dotyczącej faktur elektronicznych, które wymuszą kosztowe uaktualnienia wdrożonego już oprogramowania;
  • sposób obsługi zgód na e-faktury czy możliwości dodawania do nich załączników.

W naszej ofercie skupiliśmy się na czterech aspektach, by uspokoić wątpliwości klientów:

Bezpieczeństwo

security with ksef

Użyta architektura wspiera bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Jest to szczególnie istotne, ponieważ w plikach przesyłanych do KSeF znajdują się dane poufne. Moduł zaproponowany przez Hicron nie wymaga łączenia się z zewnętrzną usługą lub przestrzenią (np. chmurą). Komunikacja przebiega bezpośrednio między systemem SAP a KSeF, zapewniając pełne bezpieczeństwo i poufność danych.

Autonomia

Integracja z KSeF pozwala na stworzenie centralnego punktu do zarządzania procesem fakturowania w przedsiębiorstwie, poprawiając przepływ informacji i zwiększając jego efektywność. Komunikacja odbywa się bezpośrednio pomiędzy SAP a systemem KSeF Ministerstwa Finansów, co skraca czas instalacji i konfiguracji oraz pozwala na szybkie diagnozowanie i rozwiązywanie problemów.

Automatyzacja

woman work on computer with ksef

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur i SAP pozwala na zaoszczędzenie czasu pracowników i zwiększenie ich wydajności. Bezpośrednie przesyłanie e-faktury do systemu KSeF harmonizuje i synchronizuje cały proces (automatyczne logowanie się do KSeF z użyciem tokenu i automatyzacja przesyłania XML), a przy tym zostawia pełną kontrolę nad przychodzącymi i wychodzącymi dokumentami oraz ma możliwość bieżącego poglądu, pracownicy księgowi mogą więc skupić się na wykonywaniu pozostałych obowiązków.

Gotowość na zmiany

Dzięki naszemu doświadczeniu z wdrażaniem rozwiązania automatyzującego przesyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego, wiemy, jak istotne jest, by oferowane rozszerzenie pozostawało nieustannie otwarte na zmiany i pozwalało na bezproblemowe przeprowadzenie aktualizacji, tak by zawsze istniała możliwość dostosowania go do bieżącej sytuacji prawnej.

W autorskim rozszerzeniu Hicron postawiliśmy na prosty w użytkowaniu i intuicyjny interfejs, wykorzystując wiedzę z zakresu UX. W celu zwiększenia atrakcyjności wizualnej aplikacji istnieje również możliwość wzbogacenia jej o warstwę Fiori. Przejrzysty panel ułatwia użytkownikowi nawigację i nie wymaga dodatkowych, rozbudowanych szkoleń przygotowujących do korzystania z rozwiązania.

Rozwiązanie Hicron

Autorski moduł Hicron zapewnia integrację systemu SAP z platformą faktur elektronicznych oraz zapewnia bezpośrednią i bezpieczną komunikację między nimi. Sprawne przeprowadzenie integracji SAP i KSeF obejmuje:

  • mapowanie struktur ministerialnych ze strukturami dokumentów w SAP, umożliwiające przesyłanie i rozpakowywanie plików xml;
  • umożliwienie systemowi SAP otrzymywania informacji zwrotnych z KSeF o odrzuceniu lub zaakceptowaniu faktury.

ksef architecture

Rozwiązanie Hicorn e-faktury zapewnia również dostęp do dokumentu z dokładnymi logami, co umożliwia szybkie wykrycie i naprawę błędów.

Nasz system on-premis oparty o S4HANA jest nie tylko bezpieczny, ale też bardzo wydajny. Baza danych HANA to innowacyjna technologia polegająca na przeniesieniu zarządzania wielkimi zbiorami danych z przestrzeni dyskowej do pamięci operacyjnej, co poprawia szybkość przetwarzania i udostępniania tych danych. Poza tym w przypadku przetwarzania dużej liczby faktur jest ona korzystniejsza finansowo od rozwiązania chmurowego.

Ważne jest, by rozpocząć przygotowanie już teraz i znaleźć doświadczonego partnera, który pomoże w przeprowadzeniu pełnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w ustawowym terminie.

Dlaczego warto zdecydować się na współpracę z Hicron?

Zespół doświadczonych ekspertów
Mamy 16 lat doświadczenia w zakresie wdrażania, rozwoju i modyfikacji systemu SAP w Polsce, w tym przygotowanie autorskiego rozwiązania Hicron JPK. Nasz zespół łączy kompetencje z zakresu projektowania dedykowanych rozwiązań SAP oraz wiedzę w obszarze prawa i biznesu. Wiemy, z jakimi wyzwaniami mierzą się nasi Klienci i wspieramy ich w wyborze najbardziej optymalnego rozwiązania.
Elastyczne rozwiązanie
Moduł Faktury Ustrukturyzowane daje możliwość szybkiego wprowadzania zmian i aktualizacji, tak by odpowiadał on aktualnej sytuacji prawnej oraz nowym wymaganiom technicznym.
Od koncepcji po utrzymanie
W Hicron oferujemy kompleksową obsługę integracji Krajowego Systemu e-Faktur z SAP. Współpracę rozpoczynamy od wspólnego z Klientem wypracowania koncepcji i sposobu działania rozwiązania, a następnie wdrażamy je zgodnie z poczynionymi ustaleniami. Mocną stroną naszej usługi jest również wsparcie na etapie po wdrożeniowym.
Bezpieczeństwo
Przykładamy ogromną wagę do bezpieczeństwa danych naszych partnerów biznesowych. Wiemy, jakim niebezpieczeństwem dla pracy przedsiębiorstwa mogą okazać się cyberataki, dlatego dokładamy wszelkich starań, by infrastruktura IT klienta pozostawała na nie odporna. Wielowarstwowa architektura systemów ERP sprzyja zachowaniu bezpieczeństwa, podobnie jak rozbudowana polityka rozdzielania uprawnień do zasobów. W tym zakresie zwracamy również uwagę na edukację i szkolenie pracowników zarówno po stronie Klienta, jak i naszej.
Jednorazowa opłata
Wycena wdrożenia obsługi faktur elektronicznych dokonywana przez naszych ekspertów jest w pełni przejrzysta. To jednorazowo opłata, w której zawiera się również cena licencji. Nasi partnerzy biznesowi nie są również zobowiązani do żadnych opłat miesięcznych. Koszty są niezależne od liczby dokumentów, czasu czy inflacji.
Usługa wsparcia dostosowana do twoich potrzeb
Warunki niezależnej umowy serwisowej ustalamy szczegółowo, doprecyzowując jej przedmiot i zakres. Może ona ograniczać się do wdrożonego rozwiązania dotyczącego KSeF lub obejmować pozostałe usługi. Nasz dział wsparcia serwisowego i utrzymania systemów SAP obsługuje ponad 200 klientów w 5 językach.

Kontakt

Porozmawiajmy o rozwiązaniach dla Twojej Firmy

Codzienne wyzwania są łatwiejsze do rozwiązania, gdy masz odpowiednie narzędzia! Jeśli spośród standardowych rozwiązań SAP nie znajdujesz żadnego, które spełniałoby Twoje potrzeby, kontaktuj się z naszymi konsultantami i dowiedz się, jakie oprogramowanie dostosowane do Twoich potrzeb pomoże Ci działać efektywniej.
Przepraszamy, wystąpił nieznany błąd, spróbuj ponownie.

Dziękujemy za kontakt, Twoja wiadomość została przesłana dalej.

city by night

Ta strona używa plików cookie. Kontynuując korzystanie z tej witryny, zgadzasz się z naszą Polityką Prywatności.

Wyrażam zgodę