SAP KSeF - Faktury Ustrukturyzowane

Od 1 stycznia 2022 r. w Polsce wprowadzona została możliwość wystawiania faktur elektronicznych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z ustawą wydaną przez Ministerstwo Finansów z dnia 29 października 2021 roku obecnie jest to rozwiązanie dobrowolne, natomiast od 1 lipca 2024 będzie obowiązkowe.

W związku z nieuniknioną obligatoryjnością KSeF istotne dla firm jest znalezienie doświadczonego partnera, który będzie wspierał proces integracji systemu SAP z Krajowym Systemem e-Faktur w zgodzie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Warto zacząć działać od razu i przygotować się na nadchodzące zmiany, by wcześniej wskazać możliwe utrudnienia i zyskać czas na ewentualne przemodelowanie procesów, wprowadzenie zmian technicznych w wybranych modułach SAP i ich przetestowanie.

W Hicron zespół ekspertów opracował autorskie rozszerzenie, pozwalające na pełne dostosowanie systemu SAP do nadchodzących zmian. Faktury Ustrukturyzowane to rozwiązanie prowadzące do pełnego dopasowania procesów do wymogów technicznych Ministerstwa.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Nie każda faktura w wersji elektronicznej to faktura ustrukturyzowana, musi ona dodatkowo zawierać określone w przepisach informacje oraz być zapisana w odpowiednim formacie, pozwalającym na odczytywanie i przetwarzanie zawartych w niej danych.

Rozwiązanie Hicron KSeF umożliwia raportowanie danych w formacie xml zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Zapewnia pełną automatyzację procesu wysyłania i odbierania e-faktur, zwiększając tym samym wydajność pracy i zmniejszając ryzyko pomyłek.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to system wypracowany przez Ministerstwo Finansów umożliwiający przedsiębiorcom w Polsce otrzymywanie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych, KSeF stanowi centralną bazę faktur. Faktura uznawana jest za wystawioną dopiero po przesłaniu jej do KSeF i nadaniu jej indywidualnego numeru (numer ten nie jest tożsamy z numerem faktury).

Korzyści wynikające z wprowadzenia faktur w formie ustrukturyzowanej z Hicron:

• większa efektywność pracy dzięki automatyzacji;
• ujednolicenie faktur, ułatwiających ich zestawienie i porównywanie;
• skrócenie z 60 do 40 dni zwrotu z podatku VAT;
• szybszy obieg dokumentów;
• minimalizacja liczby błędów dzięki utworzeniu wzorca faktur;
• bezpieczeństwo przesyłu danych (bezpośrednie połączenie SAP z KSeF, szyfrowanie klucza autoryzacyjnego)
• łatwy i stały dostęp do faktur;
• brak potrzeby archiwizacji;
• brak ryzyka przeoczenia, zagubienia lub zniszczenia dokumentów (brak potrzeby wydawania duplikatów);
• poprawa cash flow;
• możliwość automatyzacji procesów np. sprawdzenia zgodności faktury z zamówieniem.

Dzięki jednemu modułowi i profesjonalnie przeprowadzonemu wdrożeniu możesz wprowadzić zmiany w administrowaniu obiegiem dokumentów, zwiększyć jego efektywność i transparentność, zgodnie z wytycznymi podanymi przez Ministerstwo Finansów i korzystać ze związanymi z tym benefitów.

KSeF – bezpieczeństwo, autonomia, automatyzacja i gotowość na zmiany

Przygotowując rozwiązanie Faktury Ustrukturyzowane architekci i konsultanci Hicron starali się nie tylko odpowiedzieć na wszystkie potrzeby związane z integracją systemu SAP i Krajowego Systemu e-Faktur, ale również uspokoić wszelkie obawy, jakie mogą się z nią wiązać.

W związku z wejściem w życie nowego przepisu niepokój Klientów dotyczy przede wszystkim:

• możliwych opóźnień w dostawie faktur do KSeF;
• wycieku danych finansowych;
• rosnących kosztów usługi, które nie zostały uwzględnione w wycenie np. koszt subskrybcji;
• kolejnych zmian w ustawie, dotyczącej faktur elektronicznych, które wymuszą kosztowe uaktualnienia wdrożonego już oprogramowania;
• sposób obsługi zgód na e-faktury czy możliwości dodawania do nich załączników.

W naszej ofercie skupiliśmy się na czterech aspektach, by uspokoić wątpliwości klientów:

W autorskim rozszerzeniu Hicron postawiliśmy na prosty w użytkowaniu i intuicyjny interfejs, wykorzystując wiedzę z zakresu UX. W celu zwiększenia atrakcyjności wizualnej aplikacji istnieje również możliwość wzbogacenia jej o warstwę Fiori. Przejrzysty panel ułatwia użytkownikowi nawigację i nie wymaga dodatkowych, rozbudowanych szkoleń przygotowujących do korzystania z rozwiązania.

Rozwiązanie Hicron

Autorski moduł Hicron zapewnia integrację systemu SAP z platformą faktur elektronicznych oraz zapewnia bezpośrednią i bezpieczną komunikację między nimi. Sprawne przeprowadzenie integracji SAP i KSeF obejmuje:

• mapowanie struktur ministerialnych ze strukturami dokumentów w SAP, umożliwiające przesyłanie i rozpakowywanie plików xml;
• umożliwienie systemowi SAP otrzymywania informacji zwrotnych z KSeF o odrzuceniu lub zaakceptowaniu faktury.

Rozwiązanie Hicron e-faktury zapewnia również dostęp do dokumentu z dokładnymi logami, co umożliwia szybkie wykrycie i naprawę błędów.

Nasz system on-premise oparty o S4HANA jest nie tylko bezpieczny, ale też bardzo wydajny. Baza danych HANA to innowacyjna technologia polegająca na przeniesieniu zarządzania wielkimi zbiorami danych z przestrzeni dyskowej do pamięci operacyjnej, co poprawia szybkość przetwarzania i udostępniania tych danych. Poza tym w przypadku przetwarzania dużej liczby faktur jest ona korzystniejsza finansowo od rozwiązania chmurowego.

Ważne jest, by rozpocząć przygotowanie już teraz i znaleźć doświadczonego partnera, który pomoże w przeprowadzeniu pełnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w ustawowym terminie.

Dlaczego warto zdecydować się na współpracę z Hicron?