5 Gebote für ein gutes Outsourcing am Beispiel von ERP-Systemen

5 Gebote für ein gutes Outsourcing am Beispiel von ERP-Systemen
veröffentlicht
2 Dezember 2016
Die Mode für Outsourcing ist zusammen mit der Entwicklung des Marktes für spezialisierte Dienstleistungen aufgekommen. Die hohe Spezialisierung der einzelnen Einheiten und die Notwendigkeit für Budget-Optimierungen bringen Unternehmen dazu, Nischenaufgaben an Dritte abzugeben. Die Tendenz zur Inanspruchnahme der Kompetenzen externer Experten ist unter anderem auf dem IT-Markt sichtbar. Woran ist zu denken, wenn man sich für ein Outsourcing dieses Bereiches entscheidet?

Die Möglichkeit der Vereinfachung und Strukturierung der einzelnen Bereiche der Geschäftstätigkeit mittels fortgeschrittener IT-Lösungen erleichtert die Unternehmensführung, eliminiert sowohl Papierdokumente als auch eventuelle Irrtümer. Die von den Firmen gesammelten Daten werden nicht nur zu einer notwendigen Ressource für die Berichterstattung, sondern auch zu einer Quelle neuer Geschäftsmöglichkeiten, basierend auf analytischen Tools verbunden mit Business Intelligence oder Big Data.

Gebot I: Auslagern so viel es geht

Externe Dienstleister setzen heute auf eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden, indem sie häufig „maßgeschneiderte“ Lösungen anstelle von Fertigprodukten anbieten. Diese Methode erfordert in erster Linie eine Erkundung der Bedürfnisse der jeweiligen Firma, ihrer Entwicklungspläne, ihrer Philosophie und – vor allen Dingen – aller in ihr ablaufenden Geschäftsprozesse.

Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit basierend auf den oben genannten Prinzipien bringt mehr Vorteile als eine einfache Subunternehmer-Kunde Relation. Sie ermöglicht eine bessere Anpassung der Produkte und eine flexible Zusammenarbeit. Auf diese Weise ist das Endergebnis für den Kunden wesentlich befriedigender.

Eine große Rolle in diesem Prozess spielen die internen IT-Abteilungen, die ein inhaltliches Bindeglied zwischen der Firma, die Outsourcing-Leistungen anbietet, und der Mutterorganisation darstellen. Sie verfügen über das nötige Wissen über die Geschäftsprozesse und -realien, zugleich müssen sie sich – eben dank Outsourcing – nicht auf Tätigkeiten konzentrieren, die besondere Kompetenzen erfordern würden.

Gebot II: Nüchtern kalkulieren: Das lohnt sich

Es ist schwierig, eindeutige Voraussetzungen anzugeben, deren Auftreten die Entscheidung für Outsourcing bedingen würde. Eine eingehende Kostenkalkulation in Zusammenhang mit dem jeweiligen Bereich der IT-Infrastruktur ermöglicht die Erwägung der besten Optionen. Zum Beispiel: Die Firma muss nicht unbedingt die erheblichen Kosten für den Bau eines eigenen Serverrraums für das zentrale Unternehmensmanagementsystem tragen. Sie kann sich für eines der Outsourcing Modelle entscheiden, indem sie den benötigten Speicher ganz oder teilweise in einem externen Serverraum anmietet, dessen Anbieter bestimmte Parameter und Bedingungen für die Aufrechterhaltung des Betriebs der Server gewährleistet.

Es lohnt sich also auch die Fragen in Betracht zu ziehen, die sich aus dem Outsourcing von Spezialisten mit einzigartigen Kompetenzen ergeben. Zum Beispiel: Die Beschäftigung eines internen Teams für die Wartung des SAP-Systems in der Firma ist oft zumindest unrentabel. Es erfordert die Beschäftigung zahlreicher Fachleute für die einzelnen Bereiche, darunter Beratern im Finanz-, im Logistikbereich etc. Diese Kosten sind unverhältnismäßig hoch im Vergleich zu den Kosten, die eine Auslagerung dieser Dienstleistung generieren würde.

Gebot III: Maintenance – auf Updates achten und Know-how nutzen

Den Begriff Maintenance kann man sowohl mit Wartung als auch mit Unterhalt übersetzen. Er findet auch in Bezug auf IT-Systeme Anwendung. Obwohl diese körperlich nicht existieren, erfordern sie dennoch entsprechende Wartungsarbeiten, die ihre kontinuierliche Funktion gewährleisten. In Bezug auf die verbreiteten ERP-Systeme besteht die Maintenance-Dienstleistung sowohl in der laufenden Aktualisierung der Systeme als auch im Zugang zu einer Reihe von Schulungen, Workshops und einer Wissensbasis von Praktikern, die sich mit der Entwicklung solcher Lösungen befassen.

Gebot IV:Remote-Verwaltung: unter dem wachsamen Auge von Spezialisten … ohne Grenzen

Die  Remote-Verwaltung von ERP-Systemen kommt in der heutigen Welt, die zuweilen als globales Dorf bezeichnet wird, eine besondere Bedeutung zu. Informatische Technologien ermöglichen formale Grenzen zwischen Staaten und Kontinenten zu verwischen und ermöglicht damit die Arbeit und laufende Zusammenarbeit zwischen Unternehmen auf der ganzen Welt.

Bequeme STicket-basierte Fehlermeldesysteme garantieren, dass jede Meldung an den entsprechenden Spezialisten herausgeht. Der Systemnutzer hat darüber hinaus ständige Einsicht in den aktuellen Stand der Realisierung der Tickets und die Möglichkeit des Kontakts mit einem Berater unabhängig von seinem Standort.

Gebot V: Erlauben Sie Ihrer IT-Umgebung, sich zusammen mit Ihrer Firma zu entwickeln

Neben den Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten ist die Weiterentwicklung ein unabdingbares Element im Lebenszyklus eines IT-Systems. Neue Einheiten in der SUnternehmensstruktur, Produktionslinien, neue Tätigkeitsfelder bedeuten zugleich neue Geschäftsbereiche, die von entsprechenden Funktionalitäten des Systems zu erfassen sind. Bei ERP-Systemen werden die Entwicklungsarbeiten von Application-Service-Teams durchgeführt, die laufend auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren.

Auch diesen Bereich lohnt es sich externen Firmen anzuvertrauen. Häufig ist dies die natürliche Fortsetzung einer im Rahmen der Implementierung eines IT-Systems entstandenen Zusammenarbeit. Die perfekte Kenntnis der Konfigurationen der IT-Umgebung, der Geschäftsprozesse und der Besonderheiten der Firmentätigkeit ermöglichen eine besonders treffende Bedürfnisanalyse und eine gute, partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Eine der aktuelleren Definitionen des Outsourcings ist eben die Übertragung eines Teils der Nischenkompetenzen der Firma an Dritte. Zu den Effekten eines gut geplanten Outsourcings gehören nicht nur die Ordnung der internen Struktur des Unternehmens, sondern auch finanzielle Einsparungen und die Möglichkeit, sich auf die Schlüsselaspekte der Firmentätigkeit zu konzentrieren anstatt auf Investitionen in Sekundärtätitskeitsbereiche.

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