Die Möglichkeit der Vereinfachung und Strukturierung der einzelnen Bereiche der Geschäftstätigkeit mittels fortgeschrittener IT-Lösungen erleichtert die Unternehmensführung, eliminiert sowohl Papierdokumente als auch eventuelle Irrtümer. Die von den Firmen gesammelten Daten werden nicht nur zu einer notwendigen Ressource für die Berichterstattung, sondern auch zu einer Quelle neuer Geschäftsmöglichkeiten, basierend auf analytischen Tools verbunden mit Business Intelligence oder Big Data.
Gebot I: Auslagern so viel es geht
Externe Dienstleister setzen heute auf eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden, indem sie häufig „maßgeschneiderte“ Lösungen anstelle von Fertigprodukten anbieten. Diese Methode erfordert in erster Linie eine Erkundung der Bedürfnisse der jeweiligen Firma, ihrer Entwicklungspläne, ihrer Philosophie und – vor allen Dingen – aller in ihr ablaufenden Geschäftsprozesse.
Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit basierend auf den oben genannten Prinzipien bringt mehr Vorteile als eine einfache Subunternehmer-Kunde Relation. Sie ermöglicht eine bessere Anpassung der Produkte und eine flexible Zusammenarbeit. Auf diese Weise ist das Endergebnis für den Kunden wesentlich befriedigender.
Eine große Rolle in diesem Prozess spielen die internen IT-Abteilungen, die ein inhaltliches Bindeglied zwischen der Firma, die Outsourcing-Leistungen anbietet, und der Mutterorganisation darstellen. Sie verfügen über das nötige Wissen über die Geschäftsprozesse und -realien, zugleich müssen sie sich – eben dank Outsourcing – nicht auf Tätigkeiten konzentrieren, die besondere Kompetenzen erfordern würden.
Gebot II: Nüchtern kalkulieren: Das lohnt sich
Es ist schwierig, eindeutige Voraussetzungen anzugeben, deren Auftreten die Entscheidung für Outsourcing bedingen würde. Eine eingehende Kostenkalkulation in Zusammenhang mit dem jeweiligen Bereich der IT-Infrastruktur ermöglicht die Erwägung der besten Optionen. Zum Beispiel: Die Firma muss nicht unbedingt die erheblichen Kosten für den Bau eines eigenen Serverrraums für das zentrale Unternehmensmanagementsystem tragen. Sie kann sich für eines der Outsourcing Modelle entscheiden, indem sie den benötigten Speicher ganz oder teilweise in einem externen Serverraum anmietet, dessen Anbieter bestimmte Parameter und Bedingungen für die Aufrechterhaltung des Betriebs der Server gewährleistet.
Es lohnt sich also auch die Fragen in Betracht zu ziehen, die sich aus dem Outsourcing von Spezialisten mit einzigartigen Kompetenzen ergeben. Zum Beispiel: Die Beschäftigung eines internen Teams für die Wartung des SAP-Systems in der Firma ist oft zumindest unrentabel. Es erfordert die Beschäftigung zahlreicher Fachleute für die einzelnen Bereiche, darunter Beratern im Finanz-, im Logistikbereich etc. Diese Kosten sind unverhältnismäßig hoch im Vergleich zu den Kosten, die eine Auslagerung dieser Dienstleistung generieren würde.
Gebot III: Maintenance – auf Updates achten und Know-how nutzen
Den Begriff Maintenance kann man sowohl mit Wartung als auch mit Unterhalt übersetzen. Er findet auch in Bezug auf IT-Systeme Anwendung. Obwohl diese körperlich nicht existieren, erfordern sie dennoch entsprechende Wartungsarbeiten, die ihre kontinuierliche Funktion gewährleisten. In Bezug auf die verbreiteten ERP-Systeme besteht die Maintenance-Dienstleistung sowohl in der laufenden Aktualisierung der Systeme als auch im Zugang zu einer Reihe von Schulungen, Workshops und einer Wissensbasis von Praktikern, die sich mit der Entwicklung solcher Lösungen befassen.
Gebot IV:Remote-Verwaltung: unter dem wachsamen Auge von Spezialisten … ohne Grenzen
Die Remote-Verwaltung von ERP-Systemen kommt in der heutigen Welt, die zuweilen als globales Dorf bezeichnet wird, eine besondere Bedeutung zu. Informatische Technologien ermöglichen formale Grenzen zwischen Staaten und Kontinenten zu verwischen und ermöglicht damit die Arbeit und laufende Zusammenarbeit zwischen Unternehmen auf der ganzen Welt.
Bequeme STicket-basierte Fehlermeldesysteme garantieren, dass jede Meldung an den entsprechenden Spezialisten herausgeht. Der Systemnutzer hat darüber hinaus ständige Einsicht in den aktuellen Stand der Realisierung der Tickets und die Möglichkeit des Kontakts mit einem Berater unabhängig von seinem Standort.
Gebot V: Erlauben Sie Ihrer IT-Umgebung, sich zusammen mit Ihrer Firma zu entwickeln
Neben den Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten ist die Weiterentwicklung ein unabdingbares Element im Lebenszyklus eines IT-Systems. Neue Einheiten in der SUnternehmensstruktur, Produktionslinien, neue Tätigkeitsfelder bedeuten zugleich neue Geschäftsbereiche, die von entsprechenden Funktionalitäten des Systems zu erfassen sind. Bei ERP-Systemen werden die Entwicklungsarbeiten von Application-Service-Teams durchgeführt, die laufend auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren.
Auch diesen Bereich lohnt es sich externen Firmen anzuvertrauen. Häufig ist dies die natürliche Fortsetzung einer im Rahmen der Implementierung eines IT-Systems entstandenen Zusammenarbeit. Die perfekte Kenntnis der Konfigurationen der IT-Umgebung, der Geschäftsprozesse und der Besonderheiten der Firmentätigkeit ermöglichen eine besonders treffende Bedürfnisanalyse und eine gute, partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Eine der aktuelleren Definitionen des Outsourcings ist eben die Übertragung eines Teils der Nischenkompetenzen der Firma an Dritte. Zu den Effekten eines gut geplanten Outsourcings gehören nicht nur die Ordnung der internen Struktur des Unternehmens, sondern auch finanzielle Einsparungen und die Möglichkeit, sich auf die Schlüsselaspekte der Firmentätigkeit zu konzentrieren anstatt auf Investitionen in Sekundärtätitskeitsbereiche.
FAQ
Eignet sich Outsourcing im IT-Bereich nur für große Unternehmen?
Outsourcing ist längst keine Lösung mehr, die ausschließlich großen Organisationen vorbehalten ist. Auch mittelständische und kleinere Unternehmen greifen zunehmend darauf zurück, um von der Expertise spezialisierter Dienstleister zu profitieren, ohne eigene, umfangreiche interne Strukturen aufbauen zu müssen. In der Praxis lässt sich der Umfang der Zusammenarbeit flexibel an den tatsächlichen Bedarf, die vorhandenen Ressourcen und die Größe des Unternehmens anpassen.
Welche Beispiele für Outsourcing gibt es im geschäftlichen Umfeld besonders häufig?
Zu den häufigsten Beispielen für Outsourcing zählen Dienstleistungen rund um die Betreuung von ERP-Systemen, die Administration von Serverinfrastrukturen sowie das Management von Cloud-Umgebungen. Auch Bereiche wie Datenanalyse, Reporting sowie Lösungen aus Business Intelligence und Big Data gewinnen zunehmend an Bedeutung. Sie helfen Unternehmen dabei, die vorhandenen Informationen besser auszuwerten und fundierte geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Ein typisches Outsourcing-Beispiel ist daher nicht nur die technische Systembetreuung, sondern auch die Unterstützung bei datenbasierten Geschäftsprozessen.
Welche Faktoren sollten vor der Entscheidung für Outsourcing berücksichtigt werden?
Vor der Entscheidung für Outsourcing sollte zunächst eine sorgfältige Kostenanalyse erfolgen. Ebenso wichtig ist es, den tatsächlichen Bedarf der Organisation realistisch zu bewerten. Unternehmen sollten prüfen, welche Kompetenzen intern vorhanden sind und in welchen Bereichen externes Spezialwissen erforderlich ist. In vielen Fällen ist auch die Frage entscheidend, ob ein bestimmter Prozess effizienter, sicherer oder wirtschaftlicher umgesetzt werden kann, wenn er an einen externen Partner ausgelagert wird.
Welche geschäftlichen Vorteile bietet Outsourcing?
Einer der wichtigsten Vorteile von Outsourcing besteht darin, Geschäftsprozesse zu vereinfachen, klarer zu strukturieren und gleichzeitig Kosten zu optimieren. Die Übergabe ausgewählter Aufgabenbereiche an externe Spezialisten ermöglicht es Unternehmen, gezielt auf deren Fachwissen und Erfahrung zurückzugreifen. Das kann die Effizienz steigern, Risiken reduzieren und den Zugang zu modernen technologischen Lösungen erleichtern. Zugleich gewinnt das Unternehmen mehr Freiraum, um sich auf seine zentralen Geschäftsbereiche zu konzentrieren.
