Integracja SAP SuccessFactors z innymi systemami – dla zautomatyzowanego zarządzania procesami HR

SAP SuccessFactors – integracja w elastycznym wydaniu

SAP SuccessFactors umożliwia automatyzację procesów HR pomiędzy różnymi systemami, co przekłada się na lepsze doświadczenia pracowników, wyższą efektywność operacyjną oraz poprawę jakości danych. Rozwiązanie to gwarantuje spójność procesów biznesowych, pozwalając na ich płynne uruchamianie i finalizowanie w różnych narzędziach – niezależnie od miejsca ich rozpoczęcia czy zakończenia. Do najczęściej wykorzystywanych w tym celu rozwiązań należą: API jako podstawowy interfejs komunikacyjny, SAP Integration Center – narzędzie do tworzenia prostych integracji oraz SAP Cloud Integration jako zaawansowana platforma pośrednicząca (tzw. szyna integracyjna).

Ze względu na szeroki wachlarz możliwych podejść – obejmujących różne typy API, metody uwierzytelniania, formaty danych, mechanizmy wyzwalania integracji (triggery) czy logikę przetwarzania – kluczowe jest wsparcie doświadczonych ekspertów. Pomagają oni nie tylko w realizacji samego procesu integracji, ale już na etapie projektowania odpowiedniej architektury. Nasz zespół specjalistów wspiera organizacje zarówno w wyborze optymalnych rozwiązań integracyjnych, jak i w ich kompleksowym wdrażaniu – od wykorzystania gotowych, rekomendowanych scenariuszy SAP, po w pełni niestandardowe integracje dostosowane do indywidualnych potrzeb, wraz z optymalizacją już istniejących rozwiązań.

W SAP SuccessFactors dostępne jest narzędzie Centrum Integracji, które umożliwia tworzenie i konfigurowanie prostych integracji bez konieczności programowania. Pozwala ono elastycznie definiować momenty uruchamiania integracji: ręcznie, według harmonogramu (np. cyklicznie – raz w miesiącu lub kilka razy dziennie), a także w reakcji na określone zdarzenia lub reguły biznesowe zachodzące w systemie. Centrum Integracji może pełnić rolę zarówno źródła danych (wyjściowego), jak i odbiornika danych (wejściowego). Umożliwia tworzenie klienckich integracji cross-modułowych (wewnętrznych), zewnętrznych integracji REST-owych oraz integracji plikowych – np. w formie raportów eksportowanych do narzędzi takich jak Power BI lub inne platformy analityczne.

SAP SuccessFactors oferuje gotowe integracje z wieloma popularnymi systemami spoza ekosystemu SAP, takimi jak Microsoft Teams, LinkedIn, DocuSign, OpenText czy Kronos. Dzięki predefiniowanym konektorom, standardowym API oraz narzędziom takim jak SAP Integration Suite i Integration Center możliwa jest szybka i elastyczna integracja z systemami do zarządzania tożsamością, płacami, podpisem elektronicznym, rekrutacją, szkoleniami czy ewidencją czasu pracy.

SuccessFactors API, szyna integracyjna SAP Cloud Integration i nie tylko

Integracja SAP SuccessFactors z innymi systemami może przebiegać na wiele sposobów – w zależności od stopnia złożoności, zakresu danych oraz indywidualnych potrzeb biznesowych organizacji. Jednym z najczęściej wykorzystywanych mechanizmów integracyjnych jest OData API, będące integralną częścią SAP SuccessFactors, obok takich interfejsów jak SOAP API czy starsze SFAPI. W przypadku zaawansowanych i skalowalnych wdrożeń rekomenduje się budowanie integracji z wykorzystaniem szyny integracyjnej (middleware) SAP Cloud Integration, działającej w ramach platformy SAP BTP (Business Technology Platform). Umożliwia ona tworzenie elastycznych połączeń między SAP SuccessFactors a dowolnym systemem, który obsługuje wymianę danych – niezależnie od technologii. Dodatkowo zapewnia pełną kontrolę nad przepływem informacji oraz wygodne zarządzanie całym cyklem integracji. Kodowe integracje bywają trudne w utrzymaniu i czasochłonne, szczególnie gdy wymagane są częste modyfikacje. Wykorzystanie szyny integracyjnej upraszcza ten proces – umożliwia szybkie wdrażanie zmian, często bez potrzeby programowania. Dzięki temu organizacja zyskuje większą zwinność i krótszy czas reakcji na zmieniające się potrzeby biznesowe.

Choć na rynku dostępne są również inne platformy integracyjne, to właśnie rozwiązanie oferowane przez SAP wyróżnia się największą elastycznością. Pozwala także skutecznie omijać ograniczenia SAP SuccessFactors w zakresie złożonych transformacji danych, które nie są natywnie obsługiwane przez system.

SAP SuccessFactors – integracja z systemami zarządzania tożsamością (idP)

Integrację SAP SuccessFactors z systemami zarządzania tożsamością wspierają bezpłatne narzędzia dostępne w ramach usługi SAP Identity Authentication Service (IAS). Umożliwiają one wdrożenie jednokrotnego logowania (SSO) z wykorzystaniem standardów takich jak SAML 2.0 czy OpenID Connect (OIDC), co pozwala na integrację z popularnymi rozwiązaniami, takimi jak Microsoft Entra ID, Active Directory, Okta czy Google Workspace.

SAP IAS odpowiada za uwierzytelnianie użytkowników w środowiskach chmurowych SAP, natomiast SAP Identity Provisioning Service (IPS) umożliwia integrację danych tożsamości – poprzez ich przesyłanie, mapowanie i synchronizację między systemami źródłowymi a docelowymi, zgodnie z ustalonymi regułami.

SAP SuccessFactors Work Zone – sposób na skuteczne integracje

SAP SuccessFactors Work Zone to cyfrowe środowisko pracy oparte na platformie SAP BTP, które pełni funkcję integracyjnej nakładki zapewniającej użytkownikom dostęp m.in. do prekonfigurowanych kart integracyjnych (UI integration cards) oraz ujednoliconego interfejsu dla różnych aplikacji. Źródłem danych dla SAP SuccessFactors Work Zone mogą być zarówno inne moduły SAP SuccessFactors, jak i dowolne systemy SAP czy rozwiązania firm trzecich. Co istotne, platforma umożliwia integrację nie tylko z nowoczesnymi aplikacjami chmurowymi, lecz także z przestarzałymi systemami o archaicznych interfejsach. Dzięki temu możliwe jest ich ujednolicenie w jednym, spójnym środowisku oraz znacząca poprawa tzw. employee experience.

Dzięki wbudowanej, zaawansowanej wyszukiwarce użytkownicy mogą przeszukiwać zawartość zintegrowanych systemów w czasie rzeczywistym, nie opuszczając środowiska Work Zone. Co ważne, rozwiązanie to działa bez konieczności korzystania z dedykowanej szyny integracyjnej, a dane z różnych źródeł mogą być prezentowane bezpośrednio w jednym, spójnym interfejsie użytkownika.

SAP SuccessFactors AI, SAP Joule – w kontekście integracji

SAP Joule to inteligentny asystent oparty na sztucznej inteligencji, będący kolejnym elementem ekosystemu SAP, który zmienia sposób interakcji użytkowników z danymi i procesami w SAP SuccessFactors. Choć nie jest klasycznym narzędziem integracyjnym, jego działanie opiera się na istniejących połączeniach między SAP SuccessFactors a innymi systemami – zarówno SAP, jak i zewnętrznymi. Dzięki wykorzystaniu takich technologii jak SAP BTP, SAP Graph, SAP Work Zone oraz wcześniej skonfigurowanych API i konektorów, Joule zapewnia użytkownikom dostęp do danych z wielu źródeł w ramach jednego, konwersacyjnego interfejsu obsługiwanego w naturalnym języku.

Joule ujednolica dostęp do informacji i procesów kadrowych, niezależnie od tego, z którego systemu pochodzą dane – np. SAP SuccessFactors, ADP, WorkForce Software, S/4HANA czy Microsoft Teams – znacząco upraszczając doświadczenie użytkownika. Dzięki temu pracownicy nie muszą wiedzieć, gdzie fizycznie znajdują się dane ani jakiego narzędzia użyć. Wystarczy zadać pytanie, a SAP Joule automatycznie odwoła się do odpowiedniego źródła, korzystając z istniejących integracji.

To nowoczesne podejście do wykorzystania sztucznej inteligencji nie zastępuje tradycyjnej integracji systemów, ale znacząco ją wzmacnia – czyniąc ją bardziej dostępną, kontekstową i zorientowaną na użytkownika końcowego.

Główne korzyści biznesowe wynikające z integracji

Do głównych korzyści wynikających z integracji SAP SuccessFactors z innymi rozwiązaniami możemy zaliczyć:

• Centralizację procesów HR – pracownicy nie muszą korzystać z kilku różnych systemów, aby realizować swoje zadania, co usprawnia i przyspiesza obsługę.

• Skrócenie czasu realizacji procesów HR – uproszczenie procedur przekłada się na szybsze działania i lepsze doświadczenia użytkowników.

• Redukcję błędów i pracy manualnej – automatyzacja integracji zmniejsza ryzyko pomyłek oraz odciąża z rutynowych zadań.

• Aktualność danych kadrowych – spójne i na bieżąco synchronizowane informacje zapewniają rzetelność danych w całej organizacji.

• Lepsze raportowanie i analityka – dostęp do ujednoliconych danych pozwala na bardziej precyzyjne analizy i podejmowanie świadomych decyzji biznesowych.

W sytuacjach, gdy standardowe funkcjonalności systemu SAP SuccessFactors nie uwzględniają specyficznych dla danego rynku rozwiązań, warto rozważyć stworzenie dedykowanych integracji. Ich opracowanie i wdrożenie najlepiej powierzyć doświadczonemu partnerowi wdrożeniowemu, takiemu jak Hicron. Nasza firma nie tylko projektuje architekturę integracyjną, ale również kompleksowo realizuje cały proces – od analizy przedwdrożeniowej, przez wdrożenie zaproponowanych rozwiązań, aż po uruchomienie systemu i jego dalsze utrzymanie.

Skuteczne wdrożenie zaczyna się od dobrego planu. Odbierz praktyczny przewodnik od Hicron i przygotuj się na cyfrową transformację.