Mapa procesów w firmie – czym jest i jak ją stworzyć?
Mapy procesów biznesowych to nic innego jak wizualne przedstawienie wszystkich kroków wchodzących w skład danej operacji w firmie. Mają one zazwyczaj formę diagramów i schematów, stworzonych w celu zilustrowania i lepszego zrozumienia przebiegu każdego zadania – od samego początku aż do końca. Diagram przedstawia wszystkie elementy procesu wraz informacją o osobach lub zespołach w niego zaangażowanych. Opisuje również decyzje, które należy podjąć, a także niezbędne zasoby i oczekiwane wyniki.
Jak stworzyć mapę procesów w firmie? Służą do tego celu specjalistyczne narzędzia, takie jak SAP Build Process Automation czy SAP Signavio Process Manager, które umożliwiają wykorzystanie danych zgromadzonych w menedżerze taksonomii.
Mapowanie przepływu procesów – dlaczego warto je przeprowadzić przed wdrożeniem systemu ERP?
Zaawansowany system ERP pozwala na integrację i usprawnienie procesów biznesowych. Jednak jego użyteczność w dużej mierze zależy od stopnia dostosowania do rzeczywistych potrzeb organizacji. Dlatego mapowanie procesów w firmie jest tak ważne. Dzięki niemu można wykryć rozbieżności między rzeczywistością a formalnymi procedurami, a także łatwiej zrozumieć aktualny sposób realizacji poszczególnych operacji.
Precyzyjne mapy procesów ułatwiają dostosowanie wdrażanego systemu ERP do potrzeb firmy i specyfiki jej funkcjonowania. Na ich podstawie konfiguruje się go tak, aby obsługiwał i usprawniał najważniejsze operacje. To jednak nie wszystko. Mapa procesów w firmie pomaga ograniczyć ryzyko niepowodzenia przy wdrażaniu systemu, co oznacza brak utrudnień i opóźnień w jego uruchomieniu.
Mapa procesów w firmie – korzyści z jej stworzenia
Mapowanie procesów biznesowych bez wątpienia przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści, zarówno w krótkim, jak i w długim okresie. Jedną z nich jest większa przejrzystość działań. Dzieje się tak, ponieważ wizualizacja zadań pozwala pracownikom lepiej zrozumieć ich wkład w pracę organizacji jako całości. Mapowanie procesów w firmie pomaga także wyeliminować zbędne działania poprzez identyfikację miejsc, w których operacje są nieefektywne lub zbyt skomplikowane.
Ponadto jasno zdefiniowane kroki procesów ułatwiają znalezienie obszarów do automatyzacji przez system ERP, taki jak SAP S/4HANA. Optymalizacja działań prowadzi z kolei do redukcji kosztów – nie tylko operacyjnych, ale również tych związanych z wdrażaniem nowych rozwiązań.
Mapowanie procesów w firmie krok po kroku
Mapowanie procesów warto rozpocząć od utworzenia interdyscyplinarnego zespołu, w którego skład wejdą przedstawiciele kluczowych działów organizacji. Są oni cennym źródłem informacji o tym, jak faktycznie przebiegają procesy w firmie. Następnym krokiem jest określenie celów tworzenia mapy procesów w firmie. Które operacje są najważniejsze przy wdrażaniu systemu ERP? Które sprawiają najwięcej problemów? To od nich warto zacząć.
Następnym etapem jest zebranie szczegółowych danych. Należy pamiętać, że pomiędzy teorią a praktyką mogą występować istotne różnice. Na końcu przychodzi czas na stworzenie wizualizacji. Należy stosować proste oznaczenia i czytelne diagramy. Dopiero wtedy można dokonać oceny procesów biznesowych i w razie potrzeby wprowadzić usprawnienia.
Czy wiesz, że czas poświęcony na dokładne mapowanie zaowocuje sprawniejszym wdrożeniem i skuteczniejszym funkcjonowaniem firmy w przyszłości? To właśnie ono pomaga uniknąć chaosu w działaniu i zminimalizować ryzyko niepowodzenia projektu wdrożenia ERP w organizacji. Warto pamiętać, że mapy należy regularnie aktualizować, ponieważ procesy biznesowe nieustannie się zmieniają.
