Edukacja
Pierwszą i najważniejszą rzeczą do prowadzenia sprawnej analityki jest edukacja. Narzędzia i ich możliwości powinni znać nie tylko sami analitycy, ale również osoby korzystające z nich sporadycznie. Odpowiednie szkolenie sprawi, że dużo chętniej będą ich używać i zaczną bazować na danych w codziennej pracy. Poprawi się sposób prezentacji informacji, wykorzystania zasobów, wzrośnie wydajność oraz podniesie trafność predykcji.
Poza szkoleniem technicznym warto przeprowadzić też edukację ogólną, która uświadomi, jak ważne dla organizacji są dane oraz pokazać płynące z ich wykorzystania korzyści, czyniące codzienną pracę łatwiejszą.
Kultura danych
To pojęcie dużo szersze niż edukacja. Poza umiejętnościami związanymi z obsługą oprogramowania, pracownicy powinni znać wartość danych, rozumieć potrzebę ich przetwarzania i potrafić interpretować wyniki, a także niezależnie od stanowiska na bieżąco uzupełniać niezbędne informacje dotyczące ich pracy w systemie.
– Zaufanie do końcowego raportu możemy mieć tylko wtedy, kiedy mamy zaufanie do danych źródłowych. Trzeba upewnić się, że są one uzupełniane prawidłowo i na bieżąco. Nawet najładniejszy raport nie będzie przydatny, jeśli w organizacji nie ma kultury danych – mówi Michał Gruszecki, SAP Analytics Leader w Hicron.
Szczątkowe dane oznaczają zakłamane wyniki. W takim wypadku podejmowanie decyzji na podstawie danych będzie nie tylko nieefektywne, a może przynieść nawet tragiczne w skutkach konsekwencje.
Najprostszym sposobem na weryfikację jakości danych są bezpośrednie rozmowy z pracownikami i poznanie ich stosunku do obowiązków związanych z uzupełnianiem informacji. Chociaż wydaje się to niemożliwe do zrealizowania, jest to sposób bezkosztowy i wcale nie tak czasochłonny, jak mogłoby się wydawać. Należy szczególnie zwrócić uwagę na to, w jakim celu używane są wprowadzane dane oraz ich kompletność. Wypracowanie tego drugiego może wymagać uszczelnienia systemu źródłowego np. o obowiązkowość wprowadzania pewnych informacji. Warto też regularnie rozmawiać z biznesem odnośnie tego, jakie jeszcze korzyści analityczne można osiągnąć dzięki poprawie procesów wprowadzania danych. Powinien być to proces iteracyjny, wpisany na stałe w kulturę organizacji.
Określenie celu i potrzeb
Określenie celu, potrzeb i sposobu przetwarzania danych pomoże partnerowi wdrożenia odpowiednio dopasować system do wymagań klienta. Praktyka pokazuje, że bardzo często wizja osób decyzyjnych w proponowaniu zakresu znacząco różni się od tego, czego oczekują użytkownicy końcowi. Ostatecznie wpływa to na jakość samego wdrożenia, ale również czas i koszty.
Istnieje kilka punktów, które pomogą lepiej przygotować się do implementacji nowego narzędzia. Warto zastanowić się nad tym:
- Czy mamy odpowiednio przygotowanych ludzi do analizowania danych? Czy będą rozumieć dane, które będą analizować?
- Co zamierzamy analizować?
- W jakim celu?
- Jaka jest grupa docelowa analiz?
- Skąd będą dostarczane dane do nich?
- Czy w obecnych systemach są odpowiedniej jakości dane na bieżąco uzupełniane?
- Kto będzie wykonywał analizy? Dedykowany zespół/zespoły czy użytkownicy samodzielnie?
W kolejnym kroku przydatne będzie ustalenie priorytetów i porównanie ich z długoterminową strategią firmy.
Bezpieczeństwo
Gromadzenie i przetwarzanie danych, niezależnie od tego czy są to krytyczne dla organizacji informacje czy wrażliwe dane osobowe, wymaga odpowiedniego podejścia to bezpieczeństwa. Warto zainwestować w odpowiedni hardware i software, który pomoże chronić te niezwykle cenne zasoby.
Ważne będzie również zaufanie, a właściwie jego brak. Polityka zerowego zaufania powinna być stosowana nawet w przypadku własnych pracowników. Człowiek jest najsłabszym ogniwem każdego systemu zabezpieczeń, dlatego należy ustalić zakres dostępu, bezpieczne połączenie czy kilkustopniową autentykację.
Również partner wdrożenia powinien spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa. Weryfikacja może odbywać się na podstawie norm takich jaki ISO 27001 czy TISAX.
Wizualizacja danych
Zaawansowane narzędzia analityczne dają duże możliwości w zakresie graficznego przedstawiania wyników i wybierania składowych raportów w taki sposób, by były one czytelne dla każdego. Użytkownicy sami mogą zdecydować, które informacje są dla nich niezbędne.
Wykorzystanie wizualizacji wpływa na łatwiejsze przyswajanie danych, szybsze podejmowanie decyzji, lepszy przegląd bieżącej sytuacji i efektywniejszą komunikację wewnętrzną lub zewnętrzną.
Przyjazny interfejs sprawia, że nie trzeba wpisywać już komend lub formuł, dlatego warto by zapoznali się z nim wszyscy posiadający dostęp pracownicy.
Nie bój się innowacji
Chmura to również dostęp do nowoczesnych technologii jak sztuczna inteligencja czy machine learning – kontynuuje Michał Gruszecki – Podczas gdy wiele osób podchodzi do nich sceptycznie lub nie potrafi ich efektywnie wykorzystać, doświadczenie pokazuje, że znacząco przyspieszają one codzienne zadania.
Warto śledzić też nowinki w zakresie trendów dotyczących zarządzania danymi, które SAP na bieżąco aktualizuje w swoich systemach.
Chociaż poszczególne dobre praktyki dotyczą różnych obszarów, niemal we wszystkich przypadkach u podstaw stoi szkolenie użytkowników, dlatego należy przyłożyć do nich szczególną uwagę. Decydując się na partnera wdrożenia, warto zatem spojrzeć zarówno na umiejętności techniczne, jak i doświadczenie biznesowe, które pozwoli przełożyć wiedzę na środowisko firmy tak, by jak najlepiej wykorzystać potencjał wszystkich dostępnych narzędzi.
