SAP ERP - biznesowe kompendium wiedzy

Spis treści:

SAP ERP – co to jest?

• Charakterystyka – definicja i podstawowe informacje
• System SAP ERP – budowa – typowe elementy i możliwości systemu
• Moduły SAP ERP – lista gotowych do wdrożenia rozwiązań
• SAP ERP – korzyści biznesowe – zalety istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy
• Oprogramowani SAP – dla kogo? – typowe branże wykorzystujące systemy ERP

Wersje systemu SAP ERP

• SAP ECC – opis (wciąż wykorzystywanej) poprzedniej wersji
• SAP S/4 HANA – opis najnowszej wersji
• Różnice pomiędzy SAP ECC i SAP S/4 HANA – porównanie obu wariantów
• Korzyści – zalety wersji S/4 HANA z biznesowego punktu widzenia

SAP – proces wdrażania

• Badanie potrzeb organizacji
• Ustalanie zakresu projektu
• Przygotowanie organizacji
• Realizacja wdrożenia
• Utrzymanie systemu SAP ERP

SAP ERP – co to jest?

SAP ERP to stworzony przez niemiecką firmę SAP nowoczesny system do zarządzania średnimi i dużymi przedsiębiorstwami.

Charakterystyka 

Podstawowe informacje

System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do zarządzanie zasobami i procesami zachodzącymi w firmie. Składa się zwykle z aplikacji (modułów) odpowiedzialnych za określone obszary działalności firmy (księgowość, logistyka, sprzedaż, HR, analityka itp.), dzięki którym możliwe jest przeprowadzacie transakcji, składanie zamówień i kontrolowanie innych procesów.

SAP ERP to produkt przygotowany przez niemiecką firmę SAP SE. Jest to pionierskie oprogramowanie – wyróżnia je złożoność, dzięki której można je dopasować praktycznie do dowolnego przedsiębiorstwa.

SAP ERP, a przede wszystkim wersja S/4 HANA, odpowiada tym dużym, międzynarodowym przedsiębiorstwom, którym zależy przede wszystkim na skalowaniu i zunifikowaniu procesów pomiędzy ich oddziałami. System działa najlepiej tam, gdzie procesy biznesowe cechują się wysokim stopniem skomplikowania i wymagają ustandaryzowania na poziomie globalnym.

System SAP ERP – budowa

System SAP ERP składa się z trzech warstw: bazy danych, warstwy aplikacji oraz warstwy prezentacji.

W bazie danych – jednej dla wszystkich modułów – przechowywane są informacje wykorzystywane przez oprogramowanie SAP. Można je przeglądać, aktualizować, archiwizować czy też usuwać. Ważne jest więc, by wprowadzić zabezpieczenia, które nie pozwolą osobom nieautoryzowanym na dostęp do tej najgłębszej warstwy oprogramowania.

Warstwa aplikacji zajmuje się przetwarzaniem żądań użytkownika – czy to wprowadzaniem zmian, przywoływaniem danych czy generowaniem raportów. W teorii do przetwarzania żądania wymagany jest jeden serwer aplikacji, w praktyce będzie ich wiele. By żądanie zostało obsłużone jak najszybciej, jest ono przesyłane zawsze do tego serwera, który w danej chwili ma najmniejsze obciążenie.

Warstwa prezentacji zawiera interfejs, na którym pracuje użytkownik. Jego żądania wysyłane są z warstwy prezentacji, a potem przetwarzane przez warstwę aplikacji. Wymagane dane są w następnym kroku pobierane z bazy danych, przetwarzane i wreszcie wyświetlone z powrotem w warstwie prezentacji. W ten sposób nawet niezaawansowany użytkownik może pracować z systemem, bez zagłębiania się w niższe, bardziej skomplikowane warstwy oprogramowania.

SAP ERP – korzyści biznesowe

• Integracja procesów firmy
• Dane w czasie rzeczywistym dla wszystkich użytkowników
  
• Automatyzacja procesów
• Personalizacja
• Wyeliminowanie wielokrotnego zapisywania tych samych danych
  
• Rozbudowane systemy analityczne
• Okazja do przeorganizowania firmy
• Rozwiązania chmurowe
• System rozwija się wraz z firmą
• Lepsza komunikacja wewnętrzna

Integracja procesów firmy

SAP ERP to jeden system, który obsługuje całe przedsiębiorstwo i integruje wszystkie jego procesy. W przeciętnej firmie za każdy obszar odpowiada inne oprogramowanie z własną bazą danych, przez co komunikacja pomiędzy systemami jest bardzo ograniczona, a często nie dochodzi do niej wcale.

Wszystkie moduły i aplikacje wchodzące w skład SAP ERP oparte są na tej samej bazie danych – a to oznacza, że wszystkie mają dostęp do informacji z każdej transakcji realizowanych przez firmę.

W ten sposób, z poziomu systemu ERP, mamy dostęp do przekroju procesów całej firmy. Dzięki temu możemy podejmować decyzje oparte na komplecie aktualnych danych, zamiast na ich wycinku. Integracja ułatwia także komunikację i współpracę pomiędzy działami.

Warto także dodać, że dzięki bardzo szerokiemu zakresowi modułów wchodzących w skład SAP ERP, przedsiębiorca nie musi szukać dodatkowych, potrzebnych mu funkcjonalności poza tym systemem. Zwłaszcza, że w razie potrzeby aplikacje mogą zostać zaimplementowane w systemie w dowolnym momencie.

Dane w czasie rzeczywistym dla wszystkich użytkowników

System został zaprojektowany tak, by działać w czasie rzeczywistym, a nie historycznym. Oznacza to, że dane są na bieżąco aktualizowane – nie trzeba ich pobierać czy poświęcać cennych minut na ich aktualizację za każdym razem, gdy chcemy wykonać w systemie jakąkolwiek operację. W ten sposób cała firma pracuje na podstawie aktualnych danych, a pracownicy mogą przykładowo natychmiast zareagować w sytuacji nagłego braku materiałów produkcyjnych, wycofania zamówienia czy przerwania transakcji.

Automatyzacja procesów

Księgowość odbywa się automatycznie w modułach Sprzedaży i Produkcji. Dzięki temu wszystkie transakcje natychmiast znajdują odzwierciedlenie w systemie, a pracownicy mają do nich błyskawiczny dostęp. Znacząco przyspiesza to reagowanie i podejmowanie decyzji, na przykład tych związanych z zamówieniem towarów.

Personalizacja

Jedną z największych zalet SAP ERP jest możliwość dopasowania rozwiązania do nawet najbardziej specyficznych potrzeb firmy. Pozwala na to z jednej strony bardzo szeroki wybór modułów i aplikacji, z drugiej natomiast – daje ogromne możliwości modyfikacji oprogramowania.

W dłoniach doświadczonych konsultantów i programistów ABAP, system SAP jest bardzo plastyczny. Całkowicie możliwe – i praktykowane! – jest wprowadzanie modyfikacji, dzięki którym każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie znajduje swoje odzwierciedlenie w oprogramowaniu. Wymaga to zainwestowania czasu w okresie audytu przedwdrożeniowego, ale warto to zrobić. Zidentyfikowanie potrzeb firmy i dopasowanie do nich systemu pozwala uniknąć rozczarowania, jakie spotyka wiele przedsiębiorców, którzy spieszyli się z wdrożeniem systemu. SAP ERP to inwestycja – należy podejść do niej spokojnie i świadomie, by system stał się wsparciem dla rozwoju i początkiem cyfrowej transformacji, nie zaś niepotrzebnym wydatkiem czy utrudnieniem.

Wyeliminowanie wielokrotnego zapisywania tych samych danych

Każdą informację – transakcję, fakturę, zamówienie – wystarczy wprowadzić tylko raz, by dane na jej temat były dostępne w całym systemie. To efekt zintegrowania ze sobą wszystkich modułów oraz wykorzystywania przez aplikacje wspólnej bazy danych. Dzięki temu pracownicy nie tracą czasu na wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji, ani na poszukiwanie potrzebnych danych w różnych systemach.

Rozbudowane systemy analityczne

System SAP umożliwia tworzenie raportów na podstawie wszystkich danych transakcji zachodzących w firmie. Tak holistyczne podejście pozwala na tworzenie wyczerpujących analiz – opartych o działania całego przedsiębiorstwa, nie zaś jego wycinka. Na ich podstawie łatwiej podejmować trafne decyzje – zarówno te strategiczne dla całej firmy, jak i te codzienne, związane z czasem złożenia zamówienia czy uruchomieniem produkcji.

Moduły analityczne pozwalają każdemu użytkownikowi systemu, nawet temu niezaawansowanemu, na stworzenie czy zapoznanie się z raportami generowanymi w czasie rzeczywistym na podstawie przekroju danych. Co więcej, narzędzia S/4 HANA nie tylko prezentują aktualny stan przedsiębiorstwa, ale także na podstawie analizy predyktywnej tworzą prognozy, a dzięki temu wskazują obszary, które można poprawić.

Okazja do przeorganizowania firmy

Podkreślamy wielokrotnie, że SAP ERP pozwala na odzwierciedlenie każdego procesu biznesowego, jaki ma miejsce w firmie. Warto jednak zdać sobie sprawę, że nie każdy proces jest wart przenoszenia do systemu dokładnie w takiej formie, w jakiej funkcjonuje on na co dzień. Wdrożenie czy też konwersję do S/4 HANA warto wykorzystać do przeanalizowania czynności i ich zoptymalizowania, by w systemie znalazło się wszystko to, czego firma potrzebuje do działania, bez długu technologicznego czy błędów powielanych przez lata.

Dobrym przykładem jest obszar księgowości i proces rozliczania różnic pomiędzy przychodem zewnętrznym a fakturami. Dla pracowników oznacza to często mozolne wprowadzanie korekt i prowadzeniem rozliczeń w osobnym arkuszu kalkulacyjnym. Przeniesienie tego procesu do systemu SAP byłoby możliwe, ale nie jest to potrzebne – ponieważ w standardzie znajdują się rozwiązania, które radzą sobie z tym problemem sprawniej i szybciej. W S/4 HANA za obsługę odchyleń odpowiada księga materiałowa, wykonująca wszystkie obliczenia i księgowanie automatycznie. Oprogramowanie nie tylko przejmuje obowiązki pracownika, ale także znacząco usprawnia cały proces.

W każdej firmie znajdziemy tysiące takich obszarów i czynności. Z pomocą doświadczonych konsultantów SAP wdrożenie systemu ERP to okazja do zreformowania własnej firmy tak, by działała szybciej i by oprogramowanie stanowiło dla niej wsparcie, a nie obciążenie. Zautomatyzowanie procesów i pogłębienie analizy pozwala z kolei sprawić, by przedsiębiorstwo stało się bardziej konkurencyjne i sprawniejsze.

Rozwiązania chmurowe

S/4 HANA dostępna jest zarówno w wersji on-premise, jak i w wersji chmurowej czy też hybrydowej. W tej części artykułu skupimy się na bezpośrednich zaletach związanych z chmurą dla przedsiębiorstwa (jako predefiniowane rozwiązanie).

Chmurowe wdrożenie to szybsza implementacja oparta o pre-definiowane konfiguracje, zapewnia niższe wydatki na wsparcie IT systemu, daje szybszy dostęp do ulepszeń (kwartalny, zamiast rocznego jak w przypadku on-premise) i umożliwia płatności oparte na zasadach subskrypcji. Rozwiązanie to dostarcza wiele zalet firmom, którym zależy na szybkim wdrożeniu. Konsekwencją takiego scenariusza jest jednak konieczność dostosowania procesów biznesowych przedsiębiorstwa do predefiniowanych rozwiązań.

System rozwija się wraz z firmą

Żadne przedsiębiorstwo nie stoi w miejscu, dlatego decydując się na system ERP, trzeba brać pod uwagę jego elastyczność. SAP ERP ewoluuje wraz ze zmieniającymi się procesami firmy – w ofercie producenta znajduje się bardzo wiele modułów, które można dodać lub odłączyć w zależności od potrzeb. Nowe aplikacje i rozwiązania zaimplementujemy w każdym momencie, nawet już po zakończeniu etapu wdrożenia systemu.

Lepsza komunikacja wewnętrzna

SAP ERP to integracja wszystkich procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Dzięki temu całą komunikację, raportowanie czy księgowanie transakcji możemy zamknąć w jednym systemie. W ten sposób eliminujemy ryzyko pominięcia danych, niezaksięgowania faktury czy ominięcia zamówienia. W przypadku wprowadzenia błędnej wartości, system zauważy, że dana nie zgadza się z podobnymi do niej informacjami, i zwróci błąd – dzięki czemu możliwe będzie natychmiastowe naprawienie pomyłki.

Efekt? Poprawa komunikacji, wyeliminowanie błędów spowodowanych brakiem integracji pomiędzy systemami i ograniczenie błędów związanych z tak zwanym czynnikiem ludzkim.

Moduły SAP ERP

Jedną z największych zalet SAP ERP jest możliwość dopasowania rozwiązania do nawet najbardziej specyficznych potrzeb firmy. Pozwala na to z jednej strony bardzo szeroki wybór modułów i aplikacji, z drugiej natomiast – daje ogromne możliwości modyfikacji oprogramowania.

SAP FI (SAP Finanse)

Oprogramowanie SAP służące do prowadzenia księgowości. Pozwala na obsługę procesów zamknięć finansowych, ułatwia zarządzanie ryzykiem czy pokrywa prawne wymogi finansowo-księgowe. Automatyzuje i ułatwia ewidencjonowanie operacji gospodarczych.

SAP CO (SAP Controling)

Rozwiązanie SAP CO wspiera strefę kontrolingu w organizacji. Przy jego wykorzystaniu możesz kontrolować koszty i analizować miejsca ich powstawiania, zarządzać inwestycjami i wskazywać obszary przynoszące największe zyski. Umożliwia on wnikliwe poznanie danych na temat kondycji przedsiębiorstwa i podejmowanie trafnych decyzji w oparciu o nie.

SAP AM (Asset Management)

Jeżeli chcesz zwiększyć wydajność i obniżyć koszty zakładowe w swojej organizacji to moduł SAP AM jest dla ciebie. Umożliwia utrzymanie optymalnej dostępność sprzętów i obiektów w zakładzie i zwiększa jego konkurencyjność, a także pozwala dostosować przedsiębiorstwo do wymogów prawnych czy zasobów ludzkich, którymi dysponuje.

SAP PS (SAP Project System)

Moduł SAP PS najlepiej sprawdzi się przy kompleksowym zarządzaniu projektami i przedsięwzięciami. Obsługuje on całe przedsięwzięcie od momentu zabudżetowania po jego realizację. Sprawdza się zarówno w przypadku powtarzalnych struktur projektu, jak i zróżnicowanych, jednorazowych przedsięwzięć.

SAP WF(SAP Business Workflow)

Głównym zadaniem SAP WF jest automatyzacja przepływu informacji w firmie. W mniejszym stopniu angażuje zasoby ludzkie, a także porządkuje cały proces komunikacji i przekazywania zadań między pracowników, co pozytywnie wpływa na jego skuteczność.

SAP HR (Human Resources)

SAP HR jest podstawowym modułem służącym do zarządzania kapitałem ludzkim. Porządkuje on procesy kadrowo-płacowe w tym: czas pracy, listę płac czy obecności. W znacznym stopniu automatyzuje pracę działu HR, a także porządkuje proces rekrutacyjny czy umożliwia cyfrowy onboarding.

SAP PM (Plant Maintenance)

Moduł przeznaczony przede wszystkim dla firm produkcyjnych, które za jego mocą mogą zarządzać przeglądami, naprawami i konserwacją sprzętów. Możliwość stałego monitorowania stanu technicznego urządzenie pozwala uniknąć przestojów oraz zapewnia maksymalny czas ich dostępności i eksploracji.

SAP QM (Quality Management)

Zarządzanie jakością jest możliwe z wykorzystaniem modułu SAP QM. Może zostać użyty na każdym etapie łańcucha dostaw, zapobiega defektom i umożliwia ciągłe doskonalenie procesów, a w efekcie podnosi satysfakcję docelowego klienta.

Oprogramowanie SAP – dla kogo?

SAP ERP to system odpowiedni dla średnich i dużych przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i publicznych. Rozwiązanie sprawdza się przy większej liczbie pracowników, a także przy centralizowaniu pracy wielu oddziałów zlokalizowanych w różnych miejscach na świecie i w różnych strefach czasowych. Firmy, które obsługują wiele procesów. (produkcja, logistyka, sprzedaż, finanse itp.) skorzystają z rozbudowanej oferty modułowej i integracji wszystkich transakcji w jednym systemie.

SAP ERP jest najpopularniejszym wyborem w firmach logistycznych i produkcyjnych. Chętnie wybierany jest także przez firmy, których partnerzy biznesowi i kontrahenci także stosują rozwiązania SAP – możliwa jest wtedy dogodna integracja i błyskawiczna wymiana danych.

Oprogramowanie sprawdzi się jednak nie tylko w tych branżach – przekrój jest znacznie szerszy. Poniżej znajduje się spis aktualnie wspieranych gałęzi [na październik 2020]:

Wersje systemu SAP ERP 

SAP ECC

SAP ERP Central Component to aplikacja do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa napisana w języku ABAP. Jej ostatnia wersja to 6.0 – oprogramowanie nie będzie już dalej rozwijane. SAP ECC zastąpił w 2004 roku wersję R/3. 

W porównaniu do SAP R/3, które działało w modelu klient-serwer, SAP ECC bazuje na serwerze aplikacji WWW. Oznacza to, że użytkownicy mogą pracować z bazą danych nie tylko za pomocą zainstalowanego na komputerze oprogramowania, ale także poprzez przeglądarkę internetową. Pod innymi względami wersja ECC była raczej ewolucją dla poprzedniego rozwiązania, niż tworem zupełnie nowatorskim.  

W roku 2027 producent przestanie wspierać system ECC w każdej jego wersji – dlatego konieczne jest, by do tego czasu dokonać migracji na S/4 HANA.

SAP S/4 HANA

Producent za cel postawił sobie stworzenia rozwiązania, które umożliwi przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym. Efekt prac – S/4 HANA – ujrzał światło dzienne w roku 2015.  

Na najnowszą wersję SAP ERP składają się dwa elementy: aplikacja S/4 oraz baza danych HANA. Obie składowe działają w oparciu o platformę SAP HANA wspartą technologią przetwarzania baz danych bezpośrednio w pamięci (in-memory database). To, co jest rewolucyjne dla tej wersji systemu ERP, to właśnie baza danych – oparta na pamięci operacyjnej (in-memory), nie zaś jak w poprzednich wersjach oprogramowania – na pamięci dysków twardych (on-disc). Pozwoliło to maksymalnie przyspieszyć operacje prowadzone na danych. 

By w pełni wykorzystać możliwości bazy danych HANA, wiele elementów systemu ERP zostało przebudowanych. Zmiany i nowatorskie rozwiązania zastosowane w S/4 HANA zebraliśmy poniżej. 

Różnice pomiędzy SAP ECC i SAP S/4 HANA

• Baza danych SAP HANA – lżej, szybciej, sprawniej
  • Przechowywanie danych
  • Przetwarzanie
• Integracja systemów
• Nowe i ulepszone funkcjonalności

Baza danych SAP HANA – lżej, szybciej, sprawniej 

Poprzednie wersje systemy SAP ERP mogły działać na dowolnej bazie danych; najnowsza wersja działa wyłącznie na SAP HANA.  

SAP HANA to znacznie więcej, niż baza danych – to potężny silnik, umożliwiający nie tylko gromadzenie danych, ale także ich sprawne przetwarzanie i prezentację. Oparcie systemu ERP o tak wielofunkcyjne narzędzie umożliwiło znaczne przyspieszenie procesowania. 

Przechowywanie danych

HANA wykorzystuje przetwarzanie in-memory, czyli w pamięci operacyjnej. Dane są zapisywane i pobierane z dysków twardych, ale ich odczyt następuje z pamięci głównej RAM.  

Do przechowywania danych HANA wykorzystuje zapis kolumnowy. Rozwiązanie to skraca czas potrzebny na wyszukanie konkretnej informacji w systemie, a to dlatego, że brane są pod uwagę wyłącznie te kolumny, których dotyczy zapytanie, nie zaś wszystkie po kolei, jak ma to miejsce w zapisie wierszowym. Ponadto, ponieważ zapis kolumnowy wymaga wykorzystania mniejszej ilości zasobów, w efekcie odnajdywanie danych mniej obciąża system. W skrócie – jest szybsze i tańsze. 

Interesującym rozwiązaniem jest także przechowywanie danych w najwyższym stopniu ich szczegółowości. W innych bazach danych informacje przechowywane są w takich tabelach, jakie są potrzebne do działania poszczególnych modułów. Oznacza to dublowanie informacji, a poprzez to marnowanie przestrzeni i zasobów. W HANA dane nie są dublowane – jeśli konkretny moduł potrzebuje ich w mniejszej szczegółowości (na przykład: łączny koszt transakcji za cały rok, zamiast poszczególnych płatności z każdego miesiąca), to baza wylicza je i generuje pożądaną tabelę. Choć brzmi to jak przepis na spowolnienie pracy systemu, to dzięki przetwarzaniu w pamięci operacyjnej proces zajmuje kilka sekund. A dzięki rezygnacji z zapisanych tabel, baza danych jest znacznie lżejsza – co oznacza więcej miejsca. 

Przetwarzanie

HANA to potężne narzędzie, zdolne nie tylko do przechowywania ogromnych ilości danych, ale także do ich błyskawicznego przetwarzania – a to dzięki odczytowi informacji z pamięci operacyjnej, zamiast z dysków twardych. Efektem jest znaczące skrócenie czas przygotowania raportów czy generowania tabel. Dobrze obrazuje to przykład – proces zamknięcia miesiąca dzięki S/4 HANA można skrócić o 60%: z dziesięciu dni do czterech.  

Ogromna moc obliczeniowa HANA pozwala na wykorzystanie przetwarzania równoległego – czyli prowadzenia kilku procesów obliczeniowych naraz. Pozwala także na wykorzystanie Core Data Services (CDS) – infrastruktury, w której modele danych są zapisane i przetwarzane w bazie danych, zamiast w aplikacji. Dzięki temu, zamiast zapisywać tabele i marnować zasoby na ich przechowywanie, baza generuje je wtedy, gdy jest to potrzebne do działania aplikacji. Proces jest błyskawiczny, a dodatkową zaletą jest zwolnienie zasobów i zmniejszenie kosztów utrzymania bazy.  

Ponieważ HANA jest tak potężnym narzędziem, wiele zadań dotychczas wykonywanych przez warstwę aplikacji zostało przeniesionych na bazę danych. Pozwoliło to na zwiększenie wydajności systemu ERP. 

Integracja systemów 

Bardzo istotną zmianą w nowej wersji jest umożliwienie integracji wielu systemów i aplikacji. Dotyczy to zarówno modułów systemu ERP, innych rozwiązań SAP, jak i oprogramowania tworzonego przez innych producentów. 

W ECC poszczególne systemy – jak ERP, planowania popytu APO, zarządzania magazynem EWM – działały niezależnie od siebie. Utrudniało to przepływ danych, a także korzystanie z przecinających się funkcjonalności. 

W S/4 HANA wszystkie systemy zostały zintegrowane w jedno rozwiązanie. Połączenie struktury danych pochodzących z różnych modułów (FI, AA, CO, CO-PA) w jedną tabelę ACDOCA pozwoliło zminimalizować liczbę tabeli zagregowanych oraz indeksowych, a co za tym idzie – znacząco zmniejszyć obciążenie i koszty utrzymania. Dodatkowo, ułatwiło także pracę z systemem i umożliwiło pełne wykorzystanie zalet interfejsu Fiori.  

W ten sposób podstawowa aplikacja systemu ERP pokrywa większość procesów biznesowych przedsiębiorstwa i staje się wręcz uniwersalna. Produkt wciąż można personalizować, jednak dostosowywanie rozwiązania do potrzeb firmy opiera się w większej mierze na wdrażaniu i modyfikowaniu dodatkowych aplikacji, zamiast na przerabianiu „jądra” systemu.

Oprócz integracji wewnętrznej, S/4 HANA pozwala także w znacznie większej mierze niż poprzednia wersja, na integrację zewnętrzną – i to zarówno, jeśli chodzi o inne oprogramowanie od SAP, jak i o aplikacje od innych producentów. 

Nowe i ulepszone funkcjonalności 

W S/4 HANA znajdziemy rozwiązania znanych z poprzedniej wersji systemu SAP ERP – wiele aplikacji zostało ulepszonych tak, by w pełni wykorzystywać możliwości oprogramowania. Pojawiły się także całkowicie nowe funkcjonalności. Co zatem zmieniło się w systemie wraz z pojawienie się jego nowej wersji? 

• Zmienił się interfejs, a to dzięki zastosowaniu środowiska użytkownika Fiori. Zmiana ta jest tak istotna, że poświęciliśmy jej osobną sekcję – znajdziesz ją poniżej. 
• Kolejnym plusem jest wykorzystanie OLTP i OLAP na tym samym systemie, co umożliwia raportowanie i tworzenie prognoz w czasie rzeczywistym. 
• Tabele danych pochodzące z modułów FI, AA, CO, CO-PA zostały zintegrowane w jedną, wspólną tabelę ACDOCA. W taki sposób SAP zmniejszył liczbę tabel, a co za tym idzie – zwolnił zasoby systemu i przyspieszył przetwarzanie informacji pomiędzy modułami.  
• Moduł planowania potrzeb materiałowych (MRP) może być teraz uruchamiany i wykorzystywany w czasie pracy systemu – działa on w czasie rzeczywistym dzięki mocy obliczeniowej S/4 HANA. 
• W obszarze logistyki powstał nowy element do zarządzania zapasami, który eliminuje prawie 30 tabel wykorzystywanych wcześniej .
• W obszarze finansów jedno pole przechowuje zarówno konta księgi głównej, jak i elementy kosztów. Dzięki tej zmianie zamknięcie okresu będzie znacznie szybsze. 
• Aktywacja księgi materiałowej jest obowiązkowa w S/4 HANA. Rozwiązanie to pozwala rozliczać i automatycznie księgować odchylenia cen materiałów i gotowych wyrobów. Dodatkowo, oprogramowanie wycenia zapasy w wielu walutach, co jest istotne w przypadku globalnych organizacji, działających w wielu krajach. 
• Moduł planowania łańcucha dostaw (SCM) jest teraz wbudowany w system ERP jako podstawowa funkcja narzędzia Extended Warehouse Management (EWM). Moduł umożliwia błyskawiczne reagowanie na potrzeby rynku – zarówno dzięki rozbudowanemu obszarowi planowania, jak i możliwości współpracy z partnerami za pośrednictwem oprogramowania. 
• Moduł zarządzania kapitałem ludzkim zastąpiono rozbudowanym rozwiązaniem SAP SucessFactors. 
• Moduł zarządzania relacjami z dostawcami zastąpiono oprogramowaniem Ariba – platformą zakupową B2B w chmurze. 
• Central Finance i Cash management, czyli dwie zupełnie nowe funkcjonalności, która pozwalają na automatyczne obliczanie ryzyka i limitu kredytowego dzięki wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów. 
• Powstała również nowa hurtownia danych – BW/4HANA. System pozwala na bezpośrednie raportowanie danych z systemów źródłowych, a dzięki wprowadzeniu nowej architektury uprościł model i przyspieszył czas ładowania. 

Korzyści 

• Szybkość
• Działanie w czasie rzeczywistym
• Prostota
• Tańsze utrzymanie
• Interfejs

Szybkość

Najbardziej rzucającą się w oczy zmianą w porównaniu do ECC jest szybkość pracy z S/4 HANA. Dzięki potężnej bazie danych raporty generowane są w czasie rzeczywistym – oznacza to, że na stworzenie zestawienia nie będziemy już czekać kilku godzin, tylko kilka chwil. Prowadzi to do usprawnienia przepływu informacji, pozwala też zaoszczędzić czas pracowników. Nie bez znaczenia jest również wpływ na zasoby – korzystanie z najnowszej wersji systemu jest po prostu bardziej opłacalne. 

Działanie w czasie rzeczywistym

Zmiana w szybkości pracy nie dotyczy jednak tylko generowania raportów. Cała praca systemu – przetwarzanie i odszukiwanie danych, rejestrowanie wprowadzanych przez pracowników modyfikacji, wszystko to dzieje się w czasie rzeczywistym. Skraca to czas wykonania każdej akcji nawet kilkunastokrotnie. 

Prostota

Ogromnym udogodnieniem jest uproszczenie obsługi procesów – zwłaszcza tych, które można wykonywać poprzez interfejs Fiori. Dzięki zunifikowaniu wyglądu poszczególnych systemów, pracownicy nie muszą uczyć się obsługi każdego z nich osobno. Kolejnym ułatwieniem jest wyszukiwarka, która przeszukuje dane w całym systemie ERP, a nie tylko w jego wycinku związanym z danym modułem. 

Raportowanie w S/4 HANA zostało znacząco uproszczone. Dzięki Embedded Analytics każdy użytkownik systemu może samodzielnie przygotować zestawienie, i nie potrzebuje do tego wsparcia ze strony działu IT. Jeśli zadanie, które do tej pory wykonywały dwie osoby, teraz wykonuje jedna – to jest to oszczędność 50% czasu. 

Tańsze utrzymanie

Zwiększenie samodzielności pracowników w systemie ERP to nie tylko oszczędność czasu, ale także i wydatków przedsiębiorstwa: wydajne oprogramowanie wspiera wydajność pracowników, pozwala im skupić się na ich własnych zadaniach i wykonywać je szybciej.  

S/4 HANA pozwala oszczędzać zasoby. Oprogramowanie nie obciążą infrastruktury w takim stopniu, jak wersja ECC. Ponadto, ponieważ dane w bazie HANA są zapisane w pamięci, a nie na dyskach twardych – firma nie musi inwestować rozbudowę infrastruktury, na której dane byłyby utrzymywane. 

Wykorzystanie pamięci operacyjnej zamiast dysków fizycznych ma także dodatkową zaletę. Chodzi o zmniejszenie kosztów konfiguracji interfejsów, zakupu sprzętu i jego późniejszego utrzymania.  

Interfejs 

Istotnym wyróżnikiem S/4 HANA jest interfejs Fiori. Rozumiane wąsko, Fiori to nakładka na system ERP, znacznie usprawniającą pracę dzięki intuicyjnemu wyglądowi. Rozumiane szerzej, Fiori to niezamknięty zbiór aplikacji, nieustannie rozwijany przez producenta. Aplikacje Fiori dają ogromne możliwości w zakresie personalizacji i dostosowywania systemu ERP do potrzeb danej firmy. 

W przeciwieństwie do interfejsu GUI, Fiori jest intuicyjne. Aplikacje potrzebne użytkownikowi (wybrane ze względu na jego rolę w organizacji i wypełniane zadania) prezentowane są w postaci kafelków na jego ekranie głównym: kokpicie. Dzięki błyskawicznemu procesowaniu danych, dane liczbowe prezentowane na kafelkach aktualizują się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wystarczy jeden rzut oka na kokpit, by dostrzec zmiany (zamiast poszukiwania ich w systemie, jak to ma miejsce przy GUI).  

Ogromną zaletą Fiori jest fakt, że umożliwia dostęp do systemu ERP z każdego urządzenia, o ile ma ono dostęp do internetu. Możemy więc pracować zarówno z komputera, jak i tabletu czy nawet smartfonu, co z kolei przekłada się na możliwość działania na systemie z praktycznie dowolnego miejsca – biura, pociągu czy też kawiarni. 

Więcej o różnicach pomiędzy GUI a Fiori, wartości biznesowej tego rozwiązania oraz możliwości jego wykorzystania omówiliśmy w artykule o SAP Fiori.

SAP – proces wdrażania

Wdrożenie systemu SAP w organizacji w zależności od skali przedsiębiorstwa i skomplikowania rozwiązania trwa od kilku do kilkunastu miesięcy. Szczególnie istotne są pierwsze etapy, na których na bazie potrzeb podejmuje się decyzję o funkcjach oprogramowania i oczekiwaniach. Punktem krytycznym jest natomiast moment uruchomienia systemu. W każdym z tych etapów ważna jest rola partnera biznesowego, który pełni rolę doradcy, wskazując możliwości i pomagając uniknąć zagrożeń.

1. Badanie potrzeb organizacji

Ważne jest określenie celu wdrożenia, analiza wyzwań, przed jakimi stoi organizacja oraz zbadanie sytuacji rynkowej, które pozwoli na osiągnięcie realnej przewagi nad konkurencją. To moment na zrozumienie struktury organizacji. Ważne jest zorganizowanie warsztatów, na których ustalone zostaną oczekiwania wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Może zostać na nich przedstawiony przykładowy proces wdrożenia, który pozwoli uczestnikom na zrozumienie skali przedsięwzięcia. Na tych spotkaniach szeroko są również omawiane cele organizacji, wskazywane luki w procesach czy zabezpieczeniach oraz metody ich poprawy. To etap poznania swoich potrzeb i słabości z uwzględnieniem nie tylko obecnych wyzwań, ale również tych, które mogą pojawić się w przyszłości. 

W wyniku tych spotkań określony zostaje zakres funkcji niezbędnych w systemie SAP i strategia wdrożeniowa, jej zasięg oraz metodologia.

2. Ustalanie zakresu projektu

Na bazie przeprowadzonych analiz oraz z uwzględnieniem najlepszych praktyk biznesowych przygotowany zostaje plan projektu. Istotne jest ustalenie jego granic, wyznaczenie procesów, które zostaną przeniesione do systemu oraz tych które będą zmodelowane na nowo. Na tym etapie wyznaczony zostaje zespół do realizacji wdrożenia wraz z konkretnymi zadaniami i obszarami odpowiedzialności zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy SAP.

Na bazie ustaleń stworzona zostaje oś czasu przedstawiająca kolejne fazy wdrożenia.

3. Przygotowanie organizacji

W czasie przygotowania do implementacji systemu w organizacji zachodzą zmiany na dwóch poziomach: procesów i personelu. Wszystkie luki procesowe zostają uzupełnione, a pracownicy gruntownie przeszkoleni z nowych procedur i obsługi samego systemu SAP.

4. Realizacja wdrożenia

Do skonfigurowanego zgodnie z potrzebami klienta rozwiązania SAP zostają wprowadzone dane z organizacji oraz uzupełnione luki procesowe, tak powstaje prototyp systemu. Na nim zostają przeprowadzone różnego rodzaju testy i symulację, które mają na celu zminimalizować ryzyko błędów czy braków w oprogramowaniu przed docelowym wdrożeniem.

Go-live to najbardziej krytyczna część projektu. Wymaga zamknięcia okresów finansowych, migracji wszystkich danych do nowego systemu SAP i maksymalnego zaangażowania po stronie osób odpowiedzialnych za projekt.

5. Utrzymanie systemu SAP ERP

Po zakończeniu wdrożenia z sukcesem, zespół projektowy zostaje zredukowana, ale jego część wciąż pracuje nad udoskonaleniem rozwiązania, przeprowadza aktualizacje oraz dba, by działało ono niezawodnie i przynosiło organizacji jak najwięcej korzyści. 

Masz pytanie, na które nie odpowiada powyższy artykuł? Skontaktuj się z naszym konsultantem poprzez chat – odpowiedź otrzymasz w przeciągu kilku chwil!

Materiał przygotowany we współpracy z Kingą Moską i Kamilem Suszko.

Kinga Moska – Service Delivery Executive w Zespole Aplikacji SAP w Hicron, SAP Champion, związana ze środowiskiem akademickim Wyższej Szkoły Bankowej i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Manager z powołania i pasji.

Kamil Suszko – Lider Zespołu SAP BASIS w Hicron. Sprawny, wykwalifikowany manager z udokumentowanym doświadczeniem zdobytym w branży technologii informatycznych. Magister informatyki i ekonometrii Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.