Prozesslandkarte eines Unternehmens – was ist das überhaupt und wie erstellt man sie?
Geschäftsprozesslandkarten sind nichts anderes als eine visuelle Darstellung aller Schritte, die zu einem bestimmten Arbeitsgang innerhalb eines Unternehmens gehören. Sie haben in der Regel die Form von Diagrammen oder Schemata, die erstellt werden, um den Ablauf jeder Aufgabe – vom Anfang bis zum Ende – darzustellen und besser verständlich zu machen. Das Diagramm zeigt dabei alle Aspekte des Prozesses sowie die beteiligten Personen oder Teams an. Es umreißt auch die zu treffenden Entscheidungen und die erforderlichen Inputs und Outputs.
Wie erstellt man eine Prozesslandkarte für ein Unternehmen? Dazu werden spezielle Tools eingesetzt, wie beispielsweise SAP Build Process Automation oder SAP Signavio Process Manager, die die Nutzung der im Taxonomie-Manager gespeicherten Daten ermöglichen.
Darstellung der Prozessabläufe – warum ist sie vor der Implementierung eines ERP-Systems sinnvoll?
Ein fortschrittliches ERP-System ermöglicht die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen. Seine Nützlichkeit hängt jedoch weitgehend davon ab, inwieweit es auf die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Aus diesem Grund ist die Prozessabbildung im Unternehmen von so großer Bedeutung. Mit ihr lassen sich Diskrepanzen zwischen der Realität und den formalen Prozessen aufdecken, und es wird einfacher, die derzeitige Vorgehensweise bei der Ausführung der einzelnen Arbeitsvorgänge zu verstehen.
Präzise Prozessabläufe erleichtern die Anpassung des implementierten ERP-Systems an die Anforderungen des Unternehmens und die Besonderheiten seiner Arbeitsabläufe. Auf dieser Grundlage wird es so konfiguriert, dass es die wichtigsten Vorgänge unterstützt und optimiert. Doch dies ist noch längst nicht alles. Die Prozesslandkarte des Unternehmens trägt dazu bei, das Risiko von Fehlern bei der Implementierung des Systems zu verringern, was wiederum bedeutet, dass es zu keinen Schwierigkeiten und Verzögerungen bei der Inbetriebnahme kommt.
Prozesslandkarte des Unternehmens – Vorteile durch ihre Erstellung
Ohne jeden Zweifel bringt die Abbildung von Geschäftsprozessen Unternehmen viele Vorteile, und zwar sowohl kurz- als auch langfristige. Einer davon ist die erhöhte Transparenz der Abläufe. Denn durch die Visualisierung von Aufgaben können Mitarbeiter ihren Beitrag zum Gesamtunternehmen besser nachvollziehen. Die Abbildung von Unternehmensprozessen hilft auch dabei, unnötige Aufgaben zu beseitigen, indem sie diejenigen Bereiche aufzeigt, in denen Abläufe ineffizient oder zu kompliziert sind.
Darüber hinaus erleichtern klar definierte Prozessschritte die Ermittlung von Bereichen, die durch ein ERP-System wie SAP S/4HANA automatisiert werden können. Die Optimierung der Abläufe führt wiederum zu Kosteneinsparungen – und zwar nicht nur bei den Betriebskosten, sondern auch bei den Kosten für die Implementierung neuer Lösungen.
Schritt für Schritt zur Prozesskartierung im Unternehmen
Es ist ratsam, mit der Prozesskartierung zu beginnen, indem Sie ein interdisziplinäres Team zusammenstellen, das Vertreter der wichtigsten Abteilungen des Unternehmens einbezieht. Diese bilden eine wertvolle Informationsquelle darüber, wie die Abläufe im Unternehmen funktionieren. Der nächste Schritt besteht darin, die Ziele bei der Erstellung einer unternehmensspezifischen Prozesslandkarte zu definieren. Welche Abläufe sind für die Implementierung eines ERP-Systems am wichtigsten? Welche sind am problematischsten? Damit sollte man dann beginnen.
Der nächste Schritt besteht darin, detaillierte Daten zu sammeln. Denken Sie daran, dass erhebliche Unterschiede zwischen Praxis und Theorie auftreten können. Abschließend ist es an der Zeit, die Visualisierungen zu erstellen. Verwenden Sie einfache Beschriftungen und übersichtliche Diagramme. Nun können Sie sich daran machen, die Geschäftsprozesse zu bewerten und gegebenenfalls zu verbessern.
Wussten Sie schon, dass sich die Zeit, die Sie für eine genaue Kartierung aufbringen müssen, für die Zukunft auszahlt, und zwar in Form einer reibungsloseren Implementierung und effektiveren Unternehmensabläufen? Genau dies hilft dabei, Chaos im Betriebsablauf zu vermeiden und das Risiko eines Scheiterns des ERP-Implementierungsprojekts eines Unternehmens zu minimieren. Denken Sie daran, dass solche Landkarten regelmäßig aktualisiert werden müssen, da sich Geschäftsprozesse ständig ändern.
