Migracja danych do SAP S/4HANA – od czego zacząć?
Dobrze zaplanowana migracja danych sprzyja poprawie jakości raportowania i stworzeniu solidnej podstawy pod dalszy rozwój organizacji. Warto zacząć od dokładnej analizy obecnego środowiska. Co należy wziąć pod lupę? Przede wszystkim jakość danych w systemie źródłowym oraz ich przydatność. Analiza przedmigracyjna powinna obejmować dane podstawowe, transakcyjne i zakres danych historycznych, wymagających przeniesienia do nowego systemu.
Poprzedzająca migrację danych do SAP S/4HANA analiza polega również na identyfikacji potencjalnego ryzyka, związanego m.in. z niespójnością kartotek czy niejednoznacznością reguł biznesowych. Rezultat jej przeprowadzenia stanowią wnioski, które wpływają nie tylko na zakres migracji, ale też na harmonogram całego projektu.
SAP S/4HANA – migracja danych i ich uporządkowanie
Po analizie przychodzi czas na uporządkowanie danych. Przed przeniesieniem do SAP S/4HANA wymagają one oczyszczenia, polegającego na usunięciu nieaktywnych rekordów, zamknięciu starych indeksów, a także na uporządkowaniu kartotek kontrahentów i materiałów. Niezbędne jest również ujednolicenie formatu danych, np. jednostek miary, warunków płatności i nie tylko.
Dlaczego tak istotne jest uporządkowanie danych w przypadku implementacji SAP S/4HANA? Migracja danych przy ich wcześniejszej standaryzacji sprzyja wydajnemu i przewidywalnemu funkcjonowaniu rozwiązania, które oparte jest na uproszczonym i spójnym modelu danych. Jednocześnie, to znakomita okazja do uporządkowania narastających przez lata w systemie informacji.
Wdrożenie SAP S/4HANA – migracja a mapowanie danych
Kolejny etap stanowi mapowanie danych, czyli przypisanie struktur ze starego systemu do nowego. Mapowanie danych wymaga zarówno technicznej, jak i biznesowej wiedzy. Zmianie ulega bowiem logika działania wielu obszarów, takich jak finanse czy zarządzanie danymi podstawowymi. W jego trakcie definiowane są reguły transformacji. Wymaga to określenia sposobu przekształcania danych, ich planowanego scalenia lub rozdzielenia. Właściwe przeprowadzenie mapowania danych pozwala na ograniczenie ryzyka błędów w raportach. To także większa spójność informacji w systemie po zakończonej migracji.
Gdy etap ten dobiegnie końca, rozpoczyna się migracja testowa, poprzedzająca uruchomienie produkcyjne. Celem jej przeprowadzenia jest weryfikacja kompletności danych i działania kluczowych procesów biznesowych w nowym środowisku. Co to oznacza dla przyszłego wykorzystania SAP S/4HANA? Migracja danych poprzedzona testami umożliwia zyskanie pewności co do zgodnego z oczekiwaniami prezentowania danych, a także identyfikację wymagających korekty obszarów. Migracje testowe ograniczają ryzyko problemów przy starcie systemu i pozwalają na dopracowanie scenariusza cut-over.
SAP S/4HANA – migracja danych produkcyjna
Moment przejścia z wykorzystywanego do tej pory systemu na SAP S/4HANA określany jest jako migracja produkcyjna, czyli cut-over. Etap ten wymaga szczegółowego planowania, z uwzględnieniem zamrożenia danych w systemie źródłowym, wykonania finalnej migracji i uruchomienia nowego ERP, czyli SAP S/4HANA. Migracja danych realizowana jest zwykle w ściśle określonym oknie czasowym, często poza standardowymi godzinami pracy i przy wsparciu doświadczonego partnera wdrożeniowego. Wszystko po to, by ograniczyć przestoje operacyjne, a tym samym zapewnić ciągłość działania procesów biznesowych.
Uruchomienie SAP S/4HANA to jednak nie koniec. Po nim następuje bowiem faza walidacji i stabilizacji. Ich celem jest upewnienie się, że dane zostały przeniesione poprawnie. W okresach tych istotne jest szybkie reagowanie na wszelkie ewentualne niezgodności. Stabilizacja systemu pozwala organizacji stopniowo przejść z trybu projektowego do codziennej pracy w SAP S/4HANA, przy budowaniu zaufania do nowego środowiska ERP.
