Cyfrowa transformacja czeka wszystkie duże firmy. Decydując się na kluczowe zmiany dotyczące stosowanych w przedsiębiorstwie systemów musimy wziąć pod uwagę czynniki niezmienne – konieczność utrzymania ciągłości pracy oraz optymalny przebieg procesów. W związku z tym zdecydowanie warto podejść do konwersji książkowo – podążając za zgodną z metodyką firmy SAP strategią wdrożenia SAP S/4 HANA. Warto też zadać pytanie: czy taka zmiana nie może być jednocześnie rozwojowa?
Czas jest kluczowy
Możemy czekać do ostatniego momentu z podjęciem decyzji o konwersji systemu SAP do S/4HANA. Ale nie jest to najlepsze rozwiązanie. Dlaczego? Bufor czasowy do 2027 roku wydaje się być wystarczający. Lecz jeżeli spojrzymy na niego z perspektywy okresu potrzebnego na analizę sytuacji firmy i chęci jej dostosowania do S/4HANA (tak, aby zyskać najwięcej korzyści), do tego dołożymy czas potrzebny na faktyczną konwersję systemu – możemy niebezpiecznie zbliżyć się do granicznej daty. Odłożenie rozpoczęcia procesu implementacji o kilka lat znacznie utrudni zakolejkowanie pracy u Partnerów, którym można powierzyć cyfrową transformację swojego biznesu (gdyż najpewniej wiele firm w taki sposób postąpi). Kluczowym pytaniem w tym przypadku jest: czy Twoją firmę stać na to, aby nie wspierać optymalnie najnowszych technologii, stosowanych powszechnie także przez Waszą konkurencję?
Bezpieczna pierwsza faza konwersji do S/4HANA
Podążając za planem wdrożenia SAP S/4 HANA, każda firma korzystająca z oprogramowania SAP i mająca w planie konwersję, musi przejść przez pierwszą fazę wdrożenia, czyli konfrontację możliwości oferowanych przez S/4HANA z procesami biznesowymi. Ale nie tylko. To czas na analizę celów biznesowych firmy i dostosowanie rozwiązań proponowanych przez SAP także do nich.
Na rynku stosuje się różne rozwiązania w przypadku tak dużych projektów jak konwersja na nową wersję systemu SAP. Hicron proponuje taką drogę do wdrożenia SAP S/4 HANA, która umożliwi głęboką analizę i odpowiednie rozłożenie tego procesu w czasie. Przede wszystkim – naszym głównym celem nie jest zwykłe dostosowanie systemu do procesów biznesowych firmy, ale zaprojektowanie jego możliwości w taki sposób, aby dzięki niemu osiągnięcie celów biznesowych było dużo bardziej efektywne.
Dlatego traktujemy pierwszą fazę konwersji do S/4HANA jako oddzielą ofertę, której finalnym produktem jest gotowy scenariusz (roadmapa) działania. Dzięki niemu wyjaśnimy jak firma powinna się przygotować do konwersji i w jaki sposób finalnie ją przeprowadzić – wszystko to zgodnie z planem wdrożenia SAP S/4 HANA. To także czas na zebranie bezcennych informacji, tzn. możliwości SAP S/4HANA, kosztów, jakie powinny być zaplanowane, a także czasu, jaki powinien być wzięty pod uwagę.
Pierwsza faza konwersji na S/4HANA (a zarazem pierwszy etap planu implementacji składa się z kilku kluczowych kroków. Mają one za zadanie odpowiedzieć na priorytetowe pytania, a poprzez to zaplanować najbardziej optymalny kierunek działania.
- READINESS CHECK:
Standardowy raport wykorzystywany do technicznej i biznesowej analizy systemu pod kątem jego gotowości do planowanej konwersji. Wyniki tego raportu zostaną wykorzystane przez zespół projektowy do określenia najkorzystniejszej ścieżki konwersji do SAP S/4HANA. - SIMPLIFICATION ITEM CHECK:
Lista technicznych i biznesowych elementów aktualnego systemu SAP ECC, które wymagają niezbędnych zmian. Ich zrozumienie oraz sposób realizacji procesów w nowym środowisku jest jednym z kluczowych elementów decyzji wyboru ścieżki implementacji S4HANA. Simplification Item Check odpowiada na pytanie stawiane przez zespół projektowy: czy aktualne procesy są wspierane w nowym środowisku (a jeśli nie – to jak wyglądają nowe) oraz co należy wykonać po stronie aktualnego systemu żeby umożliwić konwersję.
- CUSTOM CODE CHECK:
Sprawdzenie kodu ABAP pod kątem poprawności oraz kompatybilności ze standardami programowania S4HANA; obejmuje to wycenę dostosowania zapytań SQL w programach ABAP do aktualnych standardów i wymogów, jakie definiuje S4HANA. Określenie, które rozwiązania deweloperskie są wykorzystywane produkcyjnie w procesach biznesowych (dokładność jest mocno uzależniona od okresu, jaki jest przeznaczony na zebranie tych informacji).
- SYSTEM ARCHITECTURE:
Na podstawie informacji zebranych podczas Readiness Check oraz warsztatów funkcjonalnych z Klientem, konsultanci BASIS wraz z lokalnym działem IT analizują dostępne elementy infrastruktury i na tej podstawie zaproponują docelową architekturę środowiska na poziomie aplikacji SAP S/4HANA. Określona architektura będzie mogła posłużyć Klientowi do uzgodnień z Dostawcą Usług Sprzętowych do budowy fizycznego środowiska (hardware, OS, LAN). - SYSTEM SIZING:
Szacowanie poszczególnych zasobów wymaganego sprzętu dla serwera aplikacji i baz danych (procesor, pamięć RAM, pamięć, sieć) w oparciu o:- uzgodnioną architekturę,
- zebrane informacje na temat procesów biznesowych i liczby dokumentów,
- wielkości obecnego systemu,
- zadeklarowany przez Klienta przyrost danych,
- weryfikacji w oparciu o Quick Sizer,
- wielkości referencyjne.
Zakres prowadzonej przez Hicron analizy zbudowany został na bazie najlepszych standardów SAP, w oparciu o metodykę SAP Active. Prace mogą być prowadzone we wszystkich modułach funkcjonalnych, z których korzysta lub chce korzystać firma (FI, FI-AA, CO, SD, MM, PP, WM). Wszystkie elementy mają na celu szczegółową weryfikację systemu funkcjonującego w przedsiębiorstwie oraz zdefiniowanie i zaplanowanie niskopoziomowych działań w fazie realizacji procesu konwersji lub reimplementacji do S/4HANA.
Jaką ścieżkę konwersji wybrać?
Zatem: przeprowadziliśmy konfrontację możliwości S/4HANA z potrzebami firmy. Czas na przyjęcie scenariusza konwersji. SAP proponuje dwie podstawowe ścieżki: konwersję techniczną (BROWNFIELD) oraz reimplementację systemu (GREENFIELD). Obie zależne są z jednej strony od możliwości finansowych, mocy inwestycyjnych i weryfikacji planów długoterminowych biznesu, a z drugiej od aktualnego systemu SAP ECC zaimplementowanego w przedsiębiorstwie.
- BROWNFIELD (SYSTEM CONVERSION PATH)
To konwersja techniczna, która w niewielkim stopniu wymaga przeprojektowania procesów biznesowych (Simplification Item Check). Polega na przeniesieniu procesów 1:1 z poprzedniej wersji SAP do nowej platformy S/4HANA.
- Jakie są korzyści przy wyborze tej ścieżki?
- Skrócony czas wdrożenia.
- Mniejsze koszty.
- Brak konieczności zmiany układu procesów biznesowych.
- Dostęp do głównych nowych funkcjonalności S/4HANA: SAP Fiori, Embeded Analytics, baza danych HANA.
- Jakie są minusy wyboru tej ścieżki?
- Minimalne wykorzystanie niektórych z nowych funkcjonalności dostępnych w S/4HANA
- GREENFIELD (NEW IMPLEMENTATION PATH)
Reimplementacja systemu, która skupia się przede wszystkim na podejściu długoterminowym, ponieważ bierze pod uwagę zarówno chęć wykorzystania nowych możliwości oferowanych przez S/4HANA oraz zbudowanie dalekosiężnej przewagi konkurencyjnej.
- Jakie są korzyści wyboru tej ścieżki?
- Przeprojektowanie i odświeżenie procesów biznesowych firmy.
- Znaczne zwiększenie możliwości systemu.
- Zwiększenie przewagi konkurencyjnej.
- Cyfrowa transformacja biznesu.
- Jakie są minusy?
- Czas wdrożenia może być znacznie dłuższy niż wybór ścieżki BROWNFIELD.
- Konieczność przygotowania pracowników do zmian w firmie.
- Większe koszty (które jednocześnie są inwestycjami).
Oczywiście pomiędzy prezentowanymi dwoma rozwiązaniami można wypracować ścieżki, które zawierają w sobie przewagę elementów wdrożenia technicznego, bądź też reimplementacji (jak SHELL-CREATION czy MIX&MATCH). Wszystko zależy od wymogów i możliwości firmy oraz faktu jak bardzo będzie ona otwarta na rozwój i zmiany.
Nie da się ukryć, że wszystkie scenariusze – zarówno konwersja techniczna, reimplementacja, jak i ścieżki pośrednie, aby mogły przebiec sprawnie i zwinne, wymagają odpowiedniego przygotowania. Tylko dobrze opracowany plan wdrożenia, biorący pod uwagę wszystkie indywidualne rozwiązania stosowane w firmie – może zagwarantować szybszy rozwój i oczekiwaną poprawę wydajności.
Dlatego pierwszym etapem przed tak znaczącą zmianą jest analiza przedwdrożeniowa. Jej zadaniem jest zarówno zbadanie aktualnej architektury systemu, jak i głęboka analiza procesów biznesowych firmy.
Dlaczego już teraz warto się zdecydować na pierwszą fazę konwersji do S/4HANA?
- Przejście do S/4HANA czeka wszystkie firmy wykorzystujące poprzednie wersje oprogramowania SAP – co oznacza, że analiza będzie musiała być przeprowadzona w każdej z nich.
- Możesz z odpowiednim wyprzedzeniem dowiedzieć się, jaki scenariusz będzie najlepszy dla Twojej firmy i zabudżetować zaproponowane rozwiązanie na kolejne lata. Wykonanie analizy przez Hicron nie obliguje Twojej firmy do podpisania umowy na całość wdrożenia. Otrzymujesz od nas gotowy plan wdrożenia nowego systemu.
- Takie rozwiązanie pozwoli na zrównoważone przeprowadzenie zmiany systemu i otworzy Twoją firmę na możliwości szybszego rozwoju.
Zmiana systemu SAP na jego najnowszą wersję to szansa, którą warto wykorzystać. Im szybciej przeprowadzona zostanie analiza aktualnej architektury i procesów systemu, tym wcześniej firma będzie mogła korzystać z wygód i możliwości S/4HANA.
Oprócz podążania za wytycznymi odnośnie implementacji SAP S/4 HANA, istotny jest w tej sytuacji wybór odpowiedniego Partnera, który przeprowadzi nas przez proces analizy, a następnie na podstawie jej wyników będzie w stanie zrealizować proces konwersji lub reimplementacji.
Chcesz rozpocząć proces konwersji do S/4HANA w swojej firmie? Zdobyć wycenę pierwszej fazy konwersji do S/4HANA? A może masz jeszcze mnóstwo pytań dotyczących najlepszego rozwiązania? Umów się na konsultację online z naszym pracownikiem, który odpowie na Twoje pytania.
Możemy także przeprowadzić warsztaty dla Twojej firmy, których wynikiem będzie konfrontacja możliwości nowego systemu z jego dotychczasową architekturą, dzięki czemu poznacie bliżej jego nowe funkcjonalności.
