Na co zwrócić uwagę przed przystąpieniem do upgrade SAP?

Chęć dostępu do najnowszych i najszerszych funkcjonalności systemu SAP, obniżenie kosztów utrzymania systemu, zwiększenie jego wydajności, to wszystko w powiązaniu z decyzją firmy SAP AG o zakończeniu wsparcia dla najstarszych wersji SAP to wystarczająco przekonujące argumenty, by zdecydować się na upgrade. Pytanie, jak się przygotować do projektu i komu powierzyć aktualizację wersji systemu?

Krok pierwszy: system vs kompetencje

Szukając partnera do realizacji projektu upgrade, trzeba wyjść od porównania złożoności naszego systemu z doświadczeniem potencjalnych partnerów. Zupełnie inaczej wyglądają projekty modernizacji SAP przeprowadzane na systemach o prostej architekturze technologicznej, o ograniczonej liczbie rozszerzeń systemowych, a zupełnie inaczej u klientów posiadających wiele systemów w różnych wersjach, rozwijanych przez lata. Dlatego jeżeli mamy system o bardzo złożonej strukturze i wielu rozwiązaniach SAPowych typu np. BW, XI, czy SAP Portal powinniśmy skłaniać się do wyboru takiego wykonawcy, który ma doświadczenie we wdrażaniu i rozwoju tych rozwiązań.

Doświadczenie partnera w pracy w bardzo złożonym środowisku systemowym ma znaczenie również z innego powodu. Oprócz aspektów technologicznych, przy realizacji projektu upgrade powinniśmy pamiętać również o aspekcie funkcjonalnym systemu. Po przeprowadzonej aktualizacji technicznej, system powinien działać w obszarze funkcjonalnym niezależnie od tego, czy modernizacja funkcjonalna  była przeprowadzona czy nie. W związku z tym ważna jest umiejętność zorganizowania skomplikowanych testów modułowych, integracyjnych, a także testów regresji. Warto więc spytać dostawcę o podejście do przygotowania scenariuszy testowych, doświadczenie w realizacji skomplikowanych dostosowań po podniesieniu wersji systemu.

Funkcjonalny upgrade SAP – co wziąć pod uwagę?

Wymagania wobec partnera powinny być jeszcze większe, gdy firma decyduje się na upgrade funkcjonalny. Podstawowym elementem podlegającym weryfikacji jest teoretyczna i praktyczna znajomość funkcjonalności dostępnych w nowej wersji SAP. Partner zobowiązany jest do przeprowadzenia tzw. szkoleń Delta, czyli przeglądu nowych funkcjonalności pod kątem potrzeb biznesowych klienta i zasadności ich wdrożenia, a w drugiej kolejności ich implementacji.

O poziomie kompetencji partnera powie nam najwięcej jego lista referencyjna: firmy, w których dany partner prowadził wdrożenia oraz rodzaje tych wdrożeń. Ponadto, im więcej systemów branżowych, rozwiązań dedykowanych, produktów własnych opartych o SAP w portfolio usług danego partnera, tym większa pewność, że poradzi sobie z bardziej skomplikowanym wdrożeniem. Innym wyznacznikiem stopnia specjalizacji jest również ilość zrealizowanych prac typowo programistycznych, liczebność zespołu programistów oraz Basis, posiadane certyfikaty SAP.

Krok drugi: pamiętaj o umiejętnościach doradczych

We wprowadzaniu nowej wersji funkcjonalnej niestandardowe rozszerzenia programistyczne mogą dodatkowo zostać zastąpione opcjami, które SAP przewidział w nowej wersji systemu jako standard. Ma to znaczenie w szczególności, gdy firma poprzez upgrade dąży do optymalizacji i standaryzacji systemu oraz procesów biznesowych, zmniejszając jednocześnie koszty jego utrzymania. W monecie gdy firma oprócz modernizacji  technicznej decyduje się na upgrade funkcjonalny, powinna sprawdzić, czy partner posiada kompetencje do przeprowadzania dodatkowych usług typu: mapy procesów biznesowych, plany customizacji, plany specyfikacji integracji z innymi systemami, czy plany standaryzacji. Oprócz dogłębnej znajomości nowych rozwiązań SAP, nie mniej ważne są wówczas umiejętności doradcze dotyczące np. zasadności wdrożenia nowych funkcji systemu, sposobu optymalizacji procesów biznesowych, wyboru dodatkowych rozwiązań SAP, które zastąpią stare rozszerzenia systemowe.

Wytypowanie na partnera wdrożeniowego firmę mającą większe doświadczenie w realizacji audytów systemów SAP, analiz procesów biznesowych, analiz przed- czy powdrożeniowych będzie wówczas słuszną decyzją.

Przed podjęciem decyzji o wyborze partnera warto więc sprawdzić, które z miękkich kompetencji oferuje nam dostawca usług. Niezależnie od stopnia złożoności systemu SAP do projektu upgrade warto wybrać taką firmę, której lista referencyjna poświadczy doświadczenie w realizacji projektów typowo doradczych, wymagających analizy systemów SAP.

Krok trzeci: sprawdź kierowników projektu

Niezależnie od tego, jak obszerne są CV i referencje zespołu projektowego oddelegowanego do projektu upgrade, nie mają one znaczenia, jeśli na stanowisko kierownika projektu nie zostanie wybrana odpowiednio przygotowana do tego osoba. Ile projektów związanych z wprowadzeniem nowej wersji wybrany kierownik przeprowadził? Czy ma wypracowany sposób prowadzenia projektów typu upgrade, uwzględniający estymację zagrożeń, analizę ryzyk i koncepcje ich minimalizacji? Czy ma w zwyczaju opracowywać plany awaryjne wdrożenia? Dobry kierownik projektu nie dopuści do sytuacji, w których niedopracowanie jednego z tych elementów zagrozi realizacji projektu.

Z punktu widzenia firmy decydującej się na aktualizację systemu, bardzo istotną rzeczą związaną z projektem jest uniknięcie przestojów biznesowych (downtime systemu). Dobry kierownik projektu zaplanuje upgrade w taki sposób, by prace wymagające przestojów biznesowych rozpoczęły i zakończyły się w okresie, w którym firma nie pracuje, np. w weekend. Umiejętność planowania, dobrej organizacji pracy zespołów są w tym momencie niezmiernie ważne i mogą zostać łatwo zweryfikowane poprzez ocenę doświadczenia: liczbę realizowanych projektów, posiadane szkolenia i certyfikaty, znajomość metodyk zarządzania projektami. Informacje na temat projektów upgrade w CV proponowanego kierownika projektu również zwiększają gwarancję sukcesu wdrożenia.

Upgrade SAP – warto pamiętać o szczegółach

Projekty aktualizacyjne pod względem stopnia złożoności znacznie różnią się od projektów wdrożeniowych i przez wiele osób określane są jako relatywnie trudniejsze. Dlatego wybierając partnera do realizacji projektu upgrade, nie wystarczy ocenić długości jego listy referencyjnej. Do podjęcia decyzji warto sprawdzić jej szczegóły: Jakie firmy zaufały partnerowi? Jak długo z nim współpracują i w jakich obszarach? Odpowiedzi na te pytania, zestawione z własnymi potrzebami dotyczącymi upgrade SAP ERP, pozwolą dokonać dobrego wyboru, co z pewnością przełoży się na zadowolenie ze współpracy, szybkość w realizacji projektu i ilość korzyści osiągniętych dzięki niemu.