REGULAMIN ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW
W HICRON SP. Z O. O.

§1 zasady regulaminu

1. Regulamin został wprowadzony na podstawie przepisów Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) i ma na celu ustalenie zasad dokonywania bezpiecznych i skutecznych sposobów zgłaszania naruszeń prawa w Hicron Sp. z o. o. (dalej: Hicron), będących podstawą podejmowania realnych i skutecznych Działań następczych przy jednoczesnym zachowaniu poufności danych osobowych Sygnalisty.
2. Zgodnie z zasadą dobrej wiary, każda osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Naruszenie, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
3. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
4. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń.
5. Status Sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).
6. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.
7. Ochrona należna Sygnaliście nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.
8. Regulamin przewiduje zakaz jakichkolwiek działań odwetowych w stosunku do Sygnalisty, dokonującego zgłoszenia w dobrej wierze.

§2 definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Dyrektywie – to Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305, s. 17);
2. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Podmiot prawny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania Zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
3. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
4. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie Prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5. Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań;
6. Komisji ds. Naruszeń – należy przez to rozumieć kolegialne ciało funkcjonujące w Hicron Sp. z o. o., uprawnione do przyjmowania Zgłoszeń dotyczących Naruszeń oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających Naruszenia, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w Zgłoszeniu wewnętrznym, powoływane uchwałą Zarządu;
7. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiot Prawny lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych;
8. Naruszeniu / Naruszeniach – należy przez to rozumieć działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, o których mowa w §3 ust. 1 Regulaminu;
9. Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
10. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12. Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
13. Podmiocie Prawnym – Hicron sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Gwiaździsta 62, 53-413 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000250424 przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy, kapitał zakładowy – 120 275 PLN, REGON 020231066, NIP 8942854019;
14. Podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);
15. Postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
16. RODO – Rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE.   z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.).
17. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą, za Sygnalistę mogą zostać uznane osoby wskazane w §3 ust. 3.
18. Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
19. Ustawie – to Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz 928);
20. Zarządzie – należy przez to rozumieć zarząd Hicron sp. z o. o.;
21. Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne;
22. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o Naruszeniu prawa zgodnie z §4 ust. 2 ;
23. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

§3 Zakres podmiotowy oraz przedmiotowy zgłoszeń nieprawidłowości

1. Przedmiotem Zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa w rozumieniu Ustawy, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
   1.  korupcji;
   2.  zamówień publicznych;
   3.  usług, produktów i rynków finansowych;
   4.  przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5.  bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6.  bezpieczeństwa transportu;
   7.  ochrony środowiska;
   8.  ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9.  bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10.  zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11.  zdrowia publicznego;
   12.  ochrony konsumentów;
   13.  ochrony prywatności i danych osobowych;
   14.  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15.  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16.  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17.  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1–16 powyżej.
2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
   1.  podmiotów powiązanych z Hicron;
   2.  osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Hicron;
   3.  pracowników i współpracowników Hicron w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz, bez względu na formę zawartej umowy;
   4.  podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Hicron sp. z o.o.;
   5.  pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z Hicron.
3. Zgłoszenia, na podstawie informacji uzyskanych w Kontekście związanym z pracą, mogą dokonać:
   1.  pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
   2.  pracownik tymczasowy;
   3.  osoba fizyczna, która, uzyskała informację o naruszeniu prawa w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Hicron lub na rzecz Hicron, lub już po ich ustaniu  osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   4.  osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   5.  stażysta / praktykant;
   6.  wolontariusz;
   7.  akcjonariusz lub wspólnik;
   8.  członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
   9.  prokurent;
   10.  funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
   11.  żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
4. Regulamin nie ma zastosowania:
   1.  do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
   2.  do informacji objętych tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;
   3.  do informacji objętych tajemnicą narady sędziowskiej
   4.  do informacji objętych postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
   5.  w przypadku, gdy zgłoszenie zostało dokonane w sposób anonimowy.

§4 TRYB Składania Zgłoszeń

1. Sygnalista jest uprawniony do dokonywania Zgłoszeń za pomocą:
   1.  kanału wewnętrznego;
   2.  kanału zewnętrznego;
   3.  ujawnienia publicznego.
2. [Kanał wewnętrzny]
   1.  Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane za pośrednictwem następujących kanałów:
      1.      za pośrednictwem przeznaczonej do tego platformy Whistlelink, obsługiwanej przez niezależnego dostawcę usług, dostępnej przez przeglądarkę internetową pod adresem URL: https://hicron.whistlelink.com/ (lub za pośrednictwem przekierowania, korzystając z adresu https://sygnalisci.hicron.com)
      2.      pisemnie pocztą na adres korespondencyjny: Hicron sp. z o. o. ul. Gwiaździsta 62, 53-413 Wrocław – z dopiskiem „POUFNE – ZGŁOSZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI” – do rąk własnych (osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń);
      3.      na wniosek Sygnalisty złożony za pośrednictwem kanałów wskazanych w literach a-c powyżej, na bezpośrednim spotkaniu osobistym lub przeprowadzonym zdalnie, zorganizowanym w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.
3. [Kanał zewnętrzny]
   1.  Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
   2.  Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organ publiczny, zgodnie z Ustawą.
   3.  Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. [Ujawnienie publiczne]
   1.  Ujawnieniem publicznym jest przekazanie informacji do środków masowego przekazu.
   2.  Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego kwalifikuje się do objęcia ochroną na mocy Ustawy, jeżeli:
      1.      dokona Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego, a Hicron, a następnie Organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie, a następnie w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej Organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą Sygnaliście Informacji zwrotnej lub
      2.      dokona od razu Zgłoszenia zewnętrznego, a Organ publiczny w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże Sygnaliście informacji zwrotnej – chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację;
      3.      Naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
      4.      dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe;
      5.      w przypadku dokonania Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

§5 Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych

1. Osobami upoważnionymi przez Hicron do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej są członkowie Komisji ds. naruszeń składające się z osób zajmujących następujące stanowiska w Hicron:

Komisja ds. naruszeń:

• Zespół prawny – przewodniczący, wiceprzewodniczący i członek komisji;
• People & Culture Manager – członek komisji.

2. Osoby wskazane w ust. 1 powyżej realizują zadania określone w niniejszym Regulaminie na podstawie uchwały Zarządu Hicron.
3. Zarząd jest uprawniony również do upoważnienia innej osoby, podmiotu zewnętrznego lub dodatkowej komisji odpowiedzialnej za przyjmowanie lub rozpatrywanie Zgłoszeń wewnętrznych.
4. W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy członka Komisji ds. naruszeń, wskazanego w ust. 1 powyżej, członek ten jest wyłączony z procesu rozpatrywania Zgłoszenia wewnętrznego. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy członka Komisji ds. naruszeń, innego niż przewodniczący lub wiceprzewodniczący, dalsza analiza Zgłoszenia wewnętrznego prowadzona jest przez przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego Komisji ds. naruszeń lub innego członka Komisji ds. naruszeń (z wyłączeniem osoby objętej Zgłoszeniem wewnętrznym), wskazanego przez przewodniczącego Komisji ds. naruszeń lub w przypadku braku dostępności przewodniczącego – przez wiceprzewodniczącego. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy przewodniczącego Komisji ds. naruszeń dalsza analiza Zgłoszenia wewnętrznego prowadzona jest przez wiceprzewodniczącego Komisji ds. naruszeń lub innego niż członka Komisji ds. naruszeń wskazanego przez wiceprzewodniczącego Komisji ds. naruszeń. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy wiceprzewodniczącego Komisji ds. naruszeń, dalsza analiza Zgłoszenia wewnętrznego prowadzona jest przez przewodniczącego Komisji lub innego niż członka Komisji ds. naruszeń wskazanego przez przewodniczącego Komisji ds. naruszeń.

§6 DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ NADANIE SPRAWIE BIEGU

1. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
   1.  dane Sygnalisty, tj. imię i nazwisko, stanowisko w Hicron, dane kontaktowe (adres korespondencyjny i adres e-mail);
   2.  data i miejsce sporządzenia Zgłoszenia wewnętrznego;
   3.  dane Osoby (osób), której zgłoszenie dotyczy, która dopuściła się naruszenia prawa, np. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   4.  opis naruszenia prawa oraz data, miejsce i okoliczności zdarzenia;
   5.  informację, czy Sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;
   6.  podpis Sygnalisty za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych podczas bezpośredniego zdalnego spotkania, zgodnie §4 ust. 2 pkt. 1 lit. c.
2. Sygnalista może dołączyć do Zgłoszenia Wewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa oraz wykaz świadków opisywanego wydarzenia.
3. W przypadku Zgłoszenia dokonanego w trybie §4 ust. 2 pkt. 1 lit. c Komisja ds. naruszeń sporządza protokół z rozmowy, zawierający informacje, o których mowa w §6 ust. 1 pkt. 1-6. W przypadku spotkania stacjonarnego Komisja ds. naruszeń umożliwia Sygnaliście sprawdzenie, poprawienie i podpisanie protokołu. W przypadku spotkania zdalnego, Komisja ds. naruszeń informuje Sygnalistę o możliwości sprawdzenia, poprawienia i podpisania protokołu.
4. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego Komisja ds. naruszeń dokonuje jego rejestracji, wstępnej weryfikacji formalnej oraz merytorycznej i w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego oraz informuje, czy zgłoszone naruszenie mieści się w katalogu wskazanym w §3 ust. 1 pkt. 1-17 Regulaminu.
5. Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym Zgłoszeniem wewnętrznym, Komisja ds. naruszeń może skontaktować się z Sygnalistą poprzez wskazane dane kontaktowe na każdym etapie sprawy.
6. Po potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, Komisja ds. naruszeń rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne w celu ustalenia zasadności wskazanych okoliczności, podejmuje z zachowaniem należytej staranności przewidziane w Regulaminie działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną Sygnaliście.
7. Zgłoszenie Naruszeń może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
8. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń (tj. co do których zgłaszający ma świadomość, że nie są zgodne z prawdą).
9. Świadome dokonanie fałszywego Zgłoszenia, o którym mowa w ust. 8 powyżej, może się wiązać z odpowiedzialnością zgłaszającego w oparciu o przepisy art. 212 Kodeksu Karnego (U. 1997 Nr 88, poz. 553 t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17) (dalej: KK), art. 234 KK– fałszywe oskarżenie, 238 KK – zawiadomienie o przestępstwie niepopełnionym, 266 KK – naruszenie tajemnicy służbowej, 267 KK – nielegalne uzyskanie informacji, art. 235 KK – fałszywe dowody.
10. Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej na mocy art. 24 Kodeksu Cywilnego (Dz.U. 1964 Nr 16, poz. 93t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061) w sytuacji wystąpienia stronie Hicron szkody wskutek dokonania przez zgłaszajęgo fałszywego Zgłoszenia.

§7 postępowanie wyjaśniające

1. Po wpłynięciu zgłoszenia weryfikacja przeprowadzana jest bezpośrednio przez Komisję ds. naruszeń, której skład osobowy wskazany jest w §5.
2. Zgłoszenia Naruszeń będą rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba, że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter Naruszenia.
3. Postępowanie wyjaśniające prowadzone będzie zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których sprawa dotyczy.
4. Osoba, której negatywne czyny stanowią jedynie przedmiot podejrzenia, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego nie może ponosić odpowiedzialności dyscyplinarnej, a jakiekolwiek działania skierowane przeciwko takiej osobie, w związku ze zgłoszeniem są zabronione.
5. Komisja ds. naruszeń prowadząca postępowanie wyjaśniające jest uprawniona do prowadzenia konsultacji w ramach dochodzenia z członkami Zarządu, o ile nie stoi to w konflikcie ze zgłoszonym Naruszeniem.
6. Przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej zostanie dokonane w terminie nie dłuższym niż 3 miesięce od daty przyjęcia Zgłoszenia. W przypadkach, w których niemożliwe będzie przekazane informacji zwrotnej w ww. terminie ze względu na nieotrzymanie dodatkowych informacji, o których mowa w § 6 ust. 5, upoważniona osoba poinformuje Sygnalistę o wydłużeniu terminu na przekazanie informacji zwrotnej.
7. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.
8. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi lub mogącymi stanowić rezultat dokonania Zgłoszenia.

§8 Rejestr zgłoszonych naruszeń

1. Komisja ds. naruszeń prowadzi rejestr zgłoszonych Naruszeń, w którym opisywane są wszystkie przypadki dokonania zgłoszeń o popełnieniu lub możliwości popełnienia Naruszenia, bez względu na późniejszy przebieg i wynik postępowania.
2. Wskazany w ust. 1 rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w § 10 Regulaminu oraz z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności tożsamości Sygnalistów, sprawców oraz potencjalnych sprawców Naruszenia oraz osób wobec których popełniono Naruszenie.
3. Rejestr Zgłoszeń o Naruszeniach zawiera:
   1.  numer sprawy;
   2.  przedmiot Naruszenia;
   3.  dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4.  adres do kontaktu Sygnalisty;
   5.  datę dokonania Zgłoszenia;
   6.  informację o podjętych działaniach następczych;
   7.  datę zakończenia sprawy.
4. Dostęp do rejestru zgłoszonych Naruszeń przysługuje wyłącznie:
   1.  Członkom Komisji ds. naruszeń;
   2.  Zobowiązanym do zachowania poufności podmiotom upoważnionym przez Zarząd do przyjmowania lub rozpatrywania Zgłoszeń wewnętrznych, na podstawie § 5 ust. 3 Regulaminu, zaangażowanym w proces merytorycznego wyjaśniania spraw z zakresu Naruszeń – wyłącznie w niezbędnym i odpowiednim zakresie (tj. w jakim brali udział w wyjaśnianiu zgłoszonego Naruszenia).
5. Dostęp do rejestru przysługuje także organom publicznym w związku z przeprowadzanymi czynnościami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
6. Dane w rejestrze przechowywane będą przez 3 (trzy) lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tym działaniem, chyba że co innego wynikać będzie z obowiązujących przepisów prawa. Po tym czasie zgłoszenia podlegają usunięciu z rejestru.

§9 ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Obowiązuje bezwzględny zakaz Działań odwetowych i niekorzystnego traktowania, a także gróźb i prób podejmowania Działań odwetowych w stosunku do Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia zgodnie z niniejszym Regulaminem i przepisami prawa.
2. Zakaz Działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.
3. Pełny katalog Działań odwetowych i środków ochrony Sygnalisty opisuje rozdział 2 Ustawy.
4. Przykłady zakazanych Działań odwetowych:
   1.  rozwiązanie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej;
   2.  obniżenie wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy;
   3.  wstrzymanie lub pominięcie przy awansie;
   4.  mobbing i dyskryminacja.
5. Hicron będzie z całą stanowczością reagował na wszelkie przejawy łamania zakazu działań odwetowych.
6. Sygnalista, który stał się celem działań odwetowych lub obawia się, że może stać się ich celem, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt Komisji ds. naruszeń.
7. Ochrona przysługuje wyłącznie w zakresie i w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§10 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Spółka stosuje wobec danych osobowych zawartych w Zgłoszeniach Naruszeń, ujawnionych danych osobowych Sygnalisty oraz danych osobowych uzyskanych lub wykorzystanych w prowadzonych postępowaniach wyjaśniających następujące przepisy prawa:
   1.  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych; dalej jako „Rozporządzenie RODO”);
   2.  zasady dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z niniejszego Regulaminu oraz innych regulacji wewnętrznych Spółki.
2. W celu zapewnienia zabezpieczenia i ochrony danych osobowych pozyskanych w trakcie stosowania Regulaminu Spółka stosuje systemy informatyczne, które gwarantują ochronę danych osobowych zgodną z postanowieniami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
3. Administratorem danych osobowych ujawnionych Spółce na podstawie i w wyniku zastosowania niniejszego Regulaminu jest Hicron sp. z o. o. (dalej także jako „Administrator”).
4. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe osoby wymienionej w Zgłoszeniu Naruszeń, Sygnalisty oraz osób objętych postepowaniami prowadzonymi przez Administratora na podstawie Regulaminu:
   1.  imię i nazwisko;
   2.  adres zameldowania, zamieszkania lub/i adres do doręczeń;
   3.  numer telefonu;
   4.  numery NIP i PESEL;
5. adres e-mail.
6. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c) i pkt e) RODO.
7. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe są udostępniane wyłącznie uprawnionym osobom w rozumieniu Regulaminu i wyłącznie w zakresie, w jakim jest konieczne do wykonywania przez nich obowiązków określonych w Regulaminie.
8. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom wyłącznie w celu realizacji przez te podmioty zadań związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości lub realizacji zadań związanych z koniecznością zapewnienia przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, to jest w szczególności sądom, prokuraturze, policji lub innym organom realizującym zadania zwalczania przestępczości oraz organom administracji państwowej.
9. Dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż 3 (trzy) lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tym działaniem, chyba że co innego wynikać będzie z obowiązujących przepisów prawa.
10. Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane na podstawie Regulaminu ma prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych w celu ich sprostowania (w przypadkach i na zasadach wskazanych w art. 16 RODO), usunięcia (w przypadkach i na zasadach wskazanych w art.17 RODO) lub ograniczenia przetwarzania (w przypadkach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO), a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,( w przypadkach i na zasadach wskazanych w art. 121 RODO).
11. Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane na podstawie Regulaminu ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§11 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejszy Regulamin stanowi akt wewnętrzny Hicron i nie wyłącza stosowania postanowień Regulaminu Pracy pracowników Hicron sp. z o. o., jak również przepisów powszechnie obowiązujących.
2. Regulamin sporządzony zostały na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
3. Regulamin został udostępniony wszystkim Pracownikom i Współpracownikom Spółki na przestrzeni Confluence oraz na stronie internetowej Hicron.
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie w ciągu 7 dni od podania go do wiadomości Pracownikom i Współpracownikom Spółki.
5. Wszelkie zmiany do Regulaminu wymagają Uchwały Zarządu i wchodzą w życie w ciągu 7 dni od dnia podania zmienionego Regulaminu do wiadomości poprzez udostępnienie go do wiadomości Pracownikom i Współpracownikom.
6. Niniejszy Regulamin został wprowadzony Uchwałą Zarządu z dnia 12 września 2024 roku.