Zeiteinsparung von bis zu 80% bei der Bearbeitung von Finanzdokumenten
Verrechnungstag für die Lieferanten. In der Buchhaltungsabteilung werden die einzelnen Posten auf Hunderten von Rechnungen analysiert, die entsprechenden Lieferunterlagen gesucht, die Übereinstimmung dieser Unterlagen und deren Richtigkeit überprüft. Eine mühevolle, zeitaufwendige Aufgabe, die von den Mitarbeitern maximale Konzentration auf die manuelle Eingabe von Daten und deren Vergleich verlangt? Vielleicht in den meisten anderen Firmen, aber hier wacht das SAP-System über die Überprüfung der Korrektheit der Rechnungen und meldet jegliche Unstimmigkeiten.
In-House Lösung von Hicron
Die Hicron-Experten haben eine Lösung entwickelt, die die Rechnungen von den Lieferanten aus externen Systemen in Form von XML-Dateien abruft, sie selbstständig verarbeitet und damit die automatische vorläufige Eingabe oder Verbuchung der Rechnungen im SAP-System gewährleistet. Selbstverständlich analysiert das System vorher sämtliche Rechnungsposten. Sind die entsprechenden Auftragsunterlagen und Materialannahmen gefunden, werden die Steuer- und Nettobeträge verglichen. Stimmen die Angaben überein, wird die korrekt ausgestellte Rechnung akzeptiert und automatisch verbucht. Bei bedeutenden, im Vorfeld von den Mitarbeitern der Kundenfirma definierten Abweichungen oder wenn die entsprechenden Unterlagen nicht gefunden werden, tritt ein daraufhin alarmierter Mitarbeiter in Aktion, um die Gründe für die Unstimmigkeiten zu untersuchen. Auf diese Weise sorgt das SAP-System für beachtliche Zeiteinsparungen, da sich die Mitarbeiter auf die an der Spitze der Prioritätenliste stehenden Aufgaben konzentrieren können.
Im Rahmen der Entwicklung des Lösungskonzepts haben die Hicron-Experten Fehler- und Postenberichte entworfen, die die Buchhaltungsmitarbeiter über Unstimmigkeiten informieren. Die Fehlerberichte beziehen sich direkt auf die XML-Dateien mit den Rechnungsdokumenten und schicken eine Alarmmeldung mit Informationen über den identifizierten Fehler, z.B. Umsatzsteuerbetrag außerhalb des Toleranzbereichs oder Auftrag zu Rechnung X nicht gefunden. Die Postenberichte geben ihrerseits an, welche Stelle in einer Rechnung genau von dem Fehler betroffen ist, z.B. Unterschied der Umsatzsteuerbeträge. Das ist eine unschätzbare Hilfe, vor allem bei Rechnungen mit vielen Posten, deren Analyse extrem zeitaufwendig ist. Das Ziel ist, die Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess des Dokumentenvergleichs auf das notwendige Minimum zu beschränken.
Erweiterte Funktionalität
Eine zusätzliche Komponente der von Hicron angebotenen Lösung ist die Bearbeitung von Rechnungen, die neben korrekten Posten auch Rückgabeposten enthalten. Die Standardversion des SAP-Systems ermöglicht zwar die Verbindung von Lager- und Korrekturposten in einem Dokument, aber nur durch die manuelle Eingabe des Rechnungsdokuments. Die Hicron-Experten konnten diese Schwierigkeit durch die Entwicklung einer Lösung für die automatische Eingabe von Rechnungen umgehen und damit die automatische Darstellung von Rückgaben im SAP-System sowie die korrekte Verbuchung ermöglichen.
Die Lösung für die Automatisierung der Eingabe von Rechnungsdokumenten ins System bewährt sich in jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche und der spezifischen Tätigkeit. Am spürbarsten ist der Vorteil dieser Anwendung jedoch für Mitarbeiter von Firmen, die einen hohen Umsatz haben und häufig Bestellungen einreichen. Hilfreich ist sie ebenfalls in Firmen mit vielen Abteilungen aber nur einer zentralen Buchhaltungsabteilung, die für die Einkaufsabrechnung für die Lieferanten an alle Einheiten zuständig ist – sagt Marcin Dering, leitender SAP-Berater bei HICRON und verantwortlich für die Vorbereitung der Lösung. Die Vorbereitung, die Einführung und das Testen der Lösung dauert etwa zwei Wochen. Das liegt daran, dass die Mitarbeiter einbezogen werden müssen, vor allem in die Vorbereitung der Daten und in die Entwicklung eines Konzepts für die Prüfung der Lösung vom geschäftlichen Gesichtspunkt aus. Aber die Zeit, die sie durch die Anwendung der Lösung gewinnen, ist ungleich größer als der Zeitaufwand für die Einführung.
Schnelligkeit und Genauigkeit – die grundlegenden Vorteile der Lösung
Schätzungen von Hicron basierend auf Gesprächen mit Firmenkunden zufolge, beträgt die Einsparung an normalerweise für die manuelle Überprüfung von Rechnungen benötigte Zeit ganze 70-80%. Dank der Automatisierung sich wiederholender Tätigkeiten im SAP-System wird der zuständige Mitarbeiter alarmiert, sobald eine vorher definierte Situation eintritt, z.B.:
- bei Unstimmigkeiten zwischen den Netto- und den Steuerbeträgen in den Rechnungs-, Liefer- und Auftragsdokumenten,
- bei Fehlen eines entsprechenden Lieferdokuments im SAP-System,
- bei der Nichtübereinstimmung bestimmter Rechnungsposten mit der entsprechenden Bestellung.
Ein weiterer Vorteil der Lösung ist die Unterstützung bei der Gewährleistung einer hohen Datenqualität. Die Lösung kann Mitarbeiter auch dann alarmieren, wenn Fehler wie falsche Steuernummern oder zwei verschiedene Lieferanten mit derselben Steuernummer erkannt werden.
