Pracownik z listą priorytetów

Pracownik z listą priorytetów
Data publikacji
15 Grudzień 2016
Odciążenie pracownika poprzez możliwie maksymalną automatyzację prostych czynności to jedno z największych dobrodziejstw systemu SAP. Tak też zostało określone rozwiązanie do automatycznego wprowadzania faktur do systemu przez jego użytkowników. Wdrożone przez konsultantów Hicron, zapewnia szybką realizację powtarzalnych czynności, pozwalając pracownikom księgowości skupić uwagę na najbardziej złożonych, priorytetowych dla nich kwestiach.

Dzień rozliczeń dla dostawców. W dziale księgowości trwa analizowanie poszczególnych pozycji na setkach zgromadzonych faktur, wyszukiwanie odpowiadających im dokumentów dostaw, sprawdzanie zgodności tych dokumentów, weryfikacja ich poprawności. Zadanie mozolne, czasochłonne, wymagające od pracowników maksymalnego skupienia przy ręcznym wprowadzaniu danych i ich porównywaniu? Być może w większości innych firm, ale tutaj nad weryfikacją poprawności faktur czuwa system SAP, raportując o niezgodnościach.

 

Autorskie rozwiązanie Hicron

Konsultanci Hicron przygotowali rozwiązanie, które odbiera faktury od dostawców z zewnętrznych systemów w formie plików XML, samodzielnie przetwarza je ze skutkiem automatycznego wstępnego wprowadzenia lub zaksięgowania dokumentu w systemie SAP. Zanim to jednak nastąpi, system analizuje w tle wszystkie pozycje na fakturze. Po odnalezieniu odpowiadających jej dokumentów zamówień i przyjęć materiałów, następuje porównanie wartości podatku i kwot netto. W przypadku zgodności tych wartości, następuje akceptacja poprawnie wystawionej faktury i jej automatyczne księgowanie. W sytuacji znaczących odchyleń, zdefiniowanych wcześniej przez pracowników firmy klienta, lub nie znalezienia odpowiadających dokumentów, do akcji wkracza zaalarmowany pracownik sprawdzający przyczyny niezgodności. W ten sposób system SAP pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, skupiając uwagę się na czynnościach znajdujących się na szczycie jego listy priorytetów.

Opracowując koncepcję rozwiązania, konsultanci Hicron zaprojektowali raporty błędów i pozycji alarmujące pracowników księgowości o nieprawidłowościach. Raporty błędów odnoszą się bezpośrednio do plików XML z dokumentami faktur, wysyłając alert z informacją o zidentyfikowanym błędzie, np. kwota VAT poza tolerancją lub nie znaleziono zamówienia do faktury X. Z kolei raporty pozycji wskazują, którego dokładnie miejsca na fakturze dotyczy błąd, np. różnica kwoty VAT. To nieodzowna pomoc, zwłaszcza w przypadku faktur wielopozycyjnych, których analizowanie jest najbardziej czasochłonne. Wszystko w celu ograniczenia zaangażowania pracownika w proces porównywania dokumentów do niezbędnego minimum.

 

Rozszerzona funkcjonalność

Jednym z dodatkowych elementów rozwiązania zaproponowanego przez Hicron, jest obsługa faktur zawierających, obok pozycji prawidłowych, pozycje zwrotów. Standardowa wersja systemu SAP daje co prawda możliwość połączenia na jednym dokumencie pozycji magazynowych i korygujących, ale wyłącznie w trybie ręcznego wprowadzania dokumentu faktury. Konsultanci Hicron, projektując rozwiązanie do automatycznego wprowadzania faktur, obeszli to utrudnienie, umożliwiając automatyczne odzwierciedlenie zwrotów w systemie SAP i właściwy sposób księgowania.

Rozwiązanie automatyzujące proces wprowadzania dokumentów faktur do systemu sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od branży i specyfiki działania. Najwięcej korzyści z jego zastosowania odczują jednak pracownicy tych firm, które mają duży obrót, składają zamówienia z dużą częstotliwością. Pomocne będzie również w tych firmach, które posiadają wiele oddziałów i jeden centralny dział księgowości, odpowiadający za rozliczenia zakupów dla dostawców do wszystkich jednostek. Przygotowanie, wdrożenie i przetestowanie aplikacji trwa około kilkunastu dni. Wiąże się to co prawda z koniecznością zaangażowania pracowników, zwłaszcza w proces przygotowania danych i opracowania koncepcji weryfikacji rozwiązania z biznesowego punktu widzenia. Jednak wartość czasu, jaki zyskują dzięki jego zastosowaniu jest niewspółmierna z tym, który poświęcą na udział we wdrożeniu.
Marcin Dering
Marcin Dering
Senior Konsultant SAP w firmie HICRON, odpowiedzialny za przygotowanie rozwiązania

Szybkość i dokładność – podstawowe zalety rozwiązania

Według szacunków Hicron, opartych o rozmowy z klientami firmy, oszczędność czasu poświęcanego na ręczną weryfikację poprawności faktur wynosi nawet 70-80%. Dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności w systemie SAP pracownik zostaje zaalarmowany o niezgodności w momencie zaistnienia zdefiniowanych wcześniej sytuacji, np.:

  • niezgodność wartości netto i podatku VAT na fakturach i dokumentach dostawy lub zamówienia,
  • brak odpowiadającego dokumentu dostawy w systemie SAP
  • niemożność dopasowania określonych pozycji z faktury do zamówienia.

Dodatkową zaleta rozwiązania jest wsparcie w utrzymaniu wysokiej jakości danych. Rozwiązanie może zaalarmować pracownika także w sytuacji wykrycia błędów takich jak niezgodność numeru NIP albo zidentyfikowania dwóch różnych dostawców z tym samym numerem NIP.

Ta strona używa plików cookie. Kontynuując korzystanie z tej witryny, zgadzasz się z naszą Polityką Prywatności.

Wyrażam zgodę