SAP SuccessFactors – eine integrierte Lösung für einen reibungslosen Datenfluss
Bei SAP SuccessFactors handelt es sich um eine funktionale, sichere und flexible Lösung, die das Personalwesen in vielen Bereichen unterstützt – von der Personalbeschaffung und Einarbeitung über die Mitarbeiterentwicklung und Schulungen bis hin zu Personal- und Verwaltungsangelegenheiten. All dies in einem einzigen, einheitlichen System, das einen vollständigen Überblick über die Situation des Unternehmens bietet.
Die Implementierung einer integrierten Plattform anstelle vieler verstreuter Tools ist eine Investition in einen reibungslosen Datenfluss und einheitliche Prozesse. Während ein integriertes HR-System auf einer einzigen Informationsquelle basiert, stammen die Daten beim „Best-of-Breed”-Ansatz aus vielen verschiedenen Quellen, was das Risiko von Inkonsistenzen und Fehlern verstärkt. Weitere Vorteile eines integrierten HR-Systems sind die folgenden:
- Möglichkeit zur Erstellung umfassender, bereichsübergreifender Berichte und Analysen,
- zentralisiertes Kompetenzmodell,
- Unterstützung für Innovationen,
- reibungsloser Datentransfer durch eingebettete Integrationen,
- höhere Sicherheit für sensible Daten.
Erwähnenswert ist auch der Kostenaspekt. Durch die Implementierung eines Lösungspakets aus einem einzigen Ökosystem vermeidet das Unternehmen zusätzliche Ausgaben für den Kauf und die Integration verschiedener Tools, so dass sich die Gesamtkosten leichter veranschlagen lassen.
Implementierung von SAP SuccessFactors – bewährte Methodik
Um Fallstricke zu vermeiden und die Vorhersehbarkeit der Maßnahmen zu gewährleisten, ist es sinnvoll, das Projekt auf einer bewährten Methodik wie SAP Activate aufzubauen. Dieser Ansatz bietet nicht nur eine klare Struktur, sondern auch Flexibilität, um die einzelnen Phasen an die Besonderheiten der Organisation anzupassen. Dadurch wird es möglich, die einzelnen Phasen der Transformation konsequent zu durchlaufen – von der Bedarfsanalyse über die Planung und Workshops bis hin zur Konfiguration und Inbetriebnahme des Systems.
Wie sieht das in der Praxis aus? Die erste Phase nennt sich „Discover”, sie umfasst also die Analyse der Anforderungen und Herausforderungen der Organisation in Hinblick auf die Nutzung des Systems. Anschließend wird in der Phase „Prepare” ein Aktionsplan erstellt und der Funktionsumfang der neuen Lösungen vorläufig definiert. Der nächste Schritt ist „Explore” und betrifft Workshops mit dem Kunden, in denen die detaillierten Geschäftsanforderungen ermittelt werden. Auf dieser Grundlage werden dann SAP-Workbooks erstellt, mit denen diejenigen Funktionen ausgewählt werden können, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen. Die letzte Phase des Projekts umfasst die Konfiguration des Systems, seine Integration in lokale Anwendungen und die Vorbereitung der Organisation auf die Inbetriebnahme von SAP SuccessFactors.
SAP SuccessFactors – Vorbereitung auf eine multimodulare Implementierung
Eine multimodulare Implementierung erfordert eine angemessene Vorbereitung in Aspekten wie Projektteam, Testen und Bereitschaft der Organisation zur Veränderung. Entscheidend ist eine klare Definition der Rollen: Wer gehört zum Leitungsausschuss und wer ist für die Tests verantwortlich? Einige Personen werden an mehreren Modulen gleichzeitig arbeiten – ihre Verfügbarkeit muss entsprechend geplant werden, zum Beispiel unter Berücksichtigung von Kalendern und Urlauben, um eventuelle „Engpässe” zu vermeiden.
Bei einer Implementierung mit mehreren Modulen wird außerdem empfohlen, jedes Modul iterativ zu testen, um Fehler schnell zu entdecken und zu beheben. Hicron unterstützt Unternehmen mit Empfehlungen zu Tests, Fehlermanagement und geeigneten Tools.
Eine neue Implementierung bietet zugleich die Chance, die HR-Prozesse zu optimieren. Der Erfolg in diesem Bereich hängt vom Engagement des Teams und der Offenheit der Organisation für Veränderungen ab. Dabei helfen Schulungen, eine transparente Kommunikation und die aktive Unterstützung durch Führungskräfte.
Multimodulare Implementierung – Erstellung des Zeitplans
Bei der Erstellung des Zeitplans sollten die Entwicklungsphase des Unternehmens und seine geschäftlichen Prioritäten berücksichtigt werden. Auf diese Weise kann die Reihenfolge für die Implementierung der einzelnen Module festgelegt werden – von den dringendsten bis zu den weniger dringenden. Der Start des Projekts sollte an den Geschäftsrhythmus des Unternehmens angepasst werden, um das Risiko von Störungen weitgehend zu minimieren.
Was sollte noch im Zeitplan berücksichtigt werden?
- Abhängigkeiten zwischen den vorhandenen IT-Lösungen und neuen Modulen,
- Abonnementkosten und ihre Optimierung,
- gleichmäßige Belastung der Projektteams, um Chaos und Überlastung zu vermeiden.
Die Rolle des Implementierungspartners bei der multimodularen Implementierung von SAP SuccessFactors ist von entscheidender Bedeutung. Der Partner ist nicht nur für eine gründliche Analyse vor der Implementierung und die Ermittlung der tatsächlichen Geschäftsanforderungen des Unternehmens verantwortlich, sondern auch für das Management des gesamten Projekts und die Erstellung eines durchdachten Zeitplans für die Implementierung. Zu seinen Aufgaben gehören die Konfiguration der Systemmodule, die Migration und Integration von Daten sowie das Testen und die Schulung der Endbenutzer. Hicron bietet darüber hinaus Support nach der Implementierung und unterstützt Sie mit strategischer Beratung und Entwicklungsberatung.
Häufig gestellte Fragen
1. Welche Teams sollten auf Kundenseite beteiligt sein?
Bei der Implementierung von SAP SuccessFactors spielt die Personalabteilung eine Schlüsselrolle, ebenso wichtig ist aber die Unterstützung durch das IT-Team – insbesondere bei der Integration mit lokalen Anwendungen und Downstream-Systemen, die die Konsistenz der gesamten Umgebung gewährleisten.
2. Wie lange dauert die Implementierung eines einzelnen Moduls von SAP SuccessFactors?
Die durchschnittliche Implementierungsdauer für ein einzelnes Modul beträgt in der Regel mehrere Monate bis zu einem Jahr, insbesondere bei wichtigen Modulen wie SAP SuccessFactors Employee Central oder SAP SuccessFactors Compensation, die wichtige Personal- und Gehaltsdaten abdecken. Module wie SAP SuccessFactors Learning oder SAP SuccessFactors Recruiting können dagegen schneller implementiert werden. Der Zeitplan wird auch durch den Umfang der Implementierung beeinflusst – wird das Modul in einer einzigen Organisation oder in mehreren Niederlassungen implementiert, die auf verschiedenen Märkten tätig sind?
3. Ist es besser, SAP SuccessFactors-Module stufenweise zu implementieren oder einen „Big Bang”-Ansatz zu verfolgen?
Bei der Implementierung eines multimodularen Systems empfehlen wir einen phasenweisen Ansatz – wir beginnen mit den Schlüsselmodulen und implementieren die weiteren Module nach und nach. Ein „Big Bang” ist sinnvoll, wenn die Lizenzen für lokale Systeme auslaufen oder eine schnelle Datenkonsolidierung erforderlich ist. In den meisten Fällen bietet eine stufenweise Implementierung jedoch eine bessere Kontrolle über die Ressourcen und stabilere Ergebnisse.
Der Artikel ist entstanden in Zusammenarbeit mit Jakub Martewicz, SAP-Projektmanager bei Hicron, und zwar auf der Grundlage des Webinars „Multimodulare Implementierung von SAP SuccessFactors – wie man Fallstricke vermeidet und Konsistenz gewährleistet“.
