PKP S.A.

Die PKP S.A. übt die Eigentümeraufsicht über die Unternehmen der PKP-Gruppe aus, deren Hauptaufgabe es ist, höchste Qualität der Transport- und Logistikdienstleistungen für Personen und Güter zu gewährleisten. Darüber hinaus setzt das Unternehmen ein umfangreiches Programm an Bahnhofsmodernisierungen und Investitionsmaßnahmen um.
Kunde
PKP S.A.
Projektumfang
Aufbau von SAP-Schnittstellen, SAP Fiori App für Real Estate Management
Herausforderung
Automatisierung des Dokumentenflusses, mobile Verwaltung von Immobilienobjekten

Maßgeschneiderte SAP-Lösungen für PKP

Die PKP S.A. ist einer der größten Grundstückseigentümer in Polen. Im Vermögen der Gesellschaft befinden sich etwa 100.000 Hektar an Grundstücken und etwa 57.000 Gebäude und Anlagen.  Die Verwaltung einer solchen Anzahl von Objekten und Grundstücken ist äußerst kompliziert und arbeitsintensiv, deshalb entschied sich die PKP S.A. im Zusammenhang mit einem Plan zur Optimierung der Immobilienvermietung für die Implementierung der Lösung SAP Fiori. 

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Anzahl der Hicron-Projekte in PKP-Unternehmen
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Hektar Land, das von PKP mit einem SAP Fiori-Mobilgerät verwaltet wird
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Immobilienobjekte, die von PKP mit einem mobilen SAP Fiori-Gerät verwaltet werden
01 Case study

Maßgeschneiderte Schnittstellen

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Die Implementierung dieser Lösung erfolgte auf der Basis der bei PKP S.A. bereits vorhandenen IT-Infrastruktur, die um das neue Element der Integrationsplattform erweitert wurde, was eine deutliche Verkürzung dieses Prozesses ermöglichte, ohne den Kunden mit zusätzlichen Kosten belasten zu müssen.

Ein schneller Return on Investment in Form einer signifikanten Optimierung des Dokumentenflusses, der sich unmittelbar nach Abschluss der Implementierung bemerkbar macht, und niedrige Kosten für die Implementierung – dies sind die Hauptfaktoren für den Erfolg dieses Projekts.

Das vom Hicron-Team mitentwickelte Tool ist eine wichtige Unterstützung für unseren Kunden - die PKP S.A. - im Prozess des Umlaufs von Buchhaltungsunterlagen. Fast von Beginn der Lösung an, seitdem sie in den Strukturen des Unternehmens genutzt worden ist, stellte die PKP S.A. eine erhebliche Zeitersparnis durch die Automatisierung eines Teils des Prozesses fest. Die Umsetzung des gesamten Projekts, beginnend mit der Analyse vor der Implementierung, war vorbildlich, die Zusammenarbeit zwischen Hicron und PKP Informatyka war vorbildlich.
Magdalena Maślarz
IT Systems Expert bei PKP Informatyka

Erzielte Ergebnisse

  • Automatisierung des Dokumentenumlaufprozesses
  • Änderungen im Bereich der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen
  • Möglichkeit zur Verknüpfung und Aktualisierung von Verträgen zu einzelnen Rechnungen
  • Automatische Übertragung der Buchungsergebnisse an das Finanzsystem und des Belegflusses der Buchhaltungsdokumente an das System
  • Möglichkeit, Zählerstände von Versorgungsunternehmen in das SAP-System einzugeben
  • Zeitersparnis durch die Automatisierung des Rechnungsumlaufprozesses
02 Case study

SAP Fiori App für Real Estate management

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Fast 60.000 Immobilien gehören der Firma PKP. Um die administrativen Prozesse zu straffen, benötigte das Unternehmen eine leistungsfähige und dennoch intuitive Lösung. Gesucht wurde eine mobile Wissensdatenbank“ über die Objekte – damit der im Außendienst tätige Mitarbeiter schnell eine Reihe von Informationen über ein bestimmtes Gebäude oder Grundstück erhalten kann. 

Die Wahl fiel dabei auf SAP Fiori – eine Benutzerumgebung, die sich durch Mobilität und Einfachheit in der Bedienung in Verbindung mit einer Vielzahl von Funktionalitäten auszeichnet. Unter Verwendung von SAP Fiori bereitete das Hicron-Team ein Paket von Anwendungen vor, das die Kontrolle und Verwaltung aller Aspekte der Immobilie ermöglicht. 

Die erste Phase des Projekts bestand darin, einen interaktiven Prototyp der gesamten Lösung zu erstellen. Danach begann das Team mit der Implementierung von SAP Fiori. Eine der wichtigsten Aufgaben war es, eine Architektur mit den folgenden 7 dedizierten Modulen zu schaffen, die den Online-Zugriff auf Daten aus SAP RE ermöglichen:

  • Immobilieneinheiten 
  • Gebäude / Bauwerke 
  • Grundstücke 
  • Mietobjekte 
  • Geschäftspartner 
  • Zähler 
  • Verträge 

Vorteile der Implementierung

  • Möglichkeit der mobilen Bearbeitung von Geschäftsprozessen  
  • Effiziente, schnelle und intuitive Immobilienverwaltung 
  • Fern- und Direktzugriff auf Daten im SAP RE-System für alle Immobilienverwalter und Administratoren der PKP S.A. 
  • Möglichkeit der Datenübertragung in Echtzeit, was eine sofortige Einschätzung des Immobilienpotentials und eine Schätzung der Unterhaltskosten ermöglicht 
  • Erhöhter Arbeitskomfort und zugleich Beschleunigung der Arbeitsabläufe. 

SAP Fiori – Anwendungen auf jedem Gerät verfügbar

Die Hauptanforderung des Kunden war es, eine Lösung zu entwickeln, die den Mitarbeitern einen bequemen Zugang zu SAP RE (Real Estate, Immobilienverwaltung) ermöglicht. Da die Mitarbeiter oft im Außendienst arbeiten, musste die Lösung auch auf mobilen Geräten verfügbar sein. SAP Fiori erwies sich in diesem Fall als die beste Wahl. 

Fiori-Anwendungen sind responsiv – sie können auf jedem Gerät genutzt werden, also auch auf Smartphones und Tablets. Außerdem sind sie miteinander verbunden, so dass der Wechsel zwischen verschiedenen Funktionalitäten nur einen Augenblick dauert. Damit diese jedoch auf Daten aus dem SA RE-System zugreifen können, war eine spezielle Infrastruktur, bestehend aus zusätzlichen Fiori-Lösungen, erforderlich. Hicron kümmerte sich um ihre Erstellung.  

Die größte Herausforderung des Projekts war sein Zeitplan – das Hicron-Team arbeitete innerhalb eines sehr starren Zeitrahmens. Doch wir stellten uns der Herausforderung: Nach nur einer Woche Zusammenarbeit erhielt der Kunde bereits die erste Phase des Projekts. Wir haben dem Kunden dabei qualitativ hochwertigen Code geliefert. Die Berater waren dank ihrer Erfahrung, ihrer Beobachtungsgabe und ihrer großen Disziplin in der Lage, technische Fehler sofort zu bemerken und sie umgehend zu korrigieren. Auf diese Weise haben wir trotz des anspruchsvollen Zeitplans fristgerecht eine betriebsbereite und voll funktionsfähige Lösung implementiert. 

Bei dem durchgeführten Vergabeprozess war nicht nur der Preis wichtig, sondern auch Kriterien, die sich auf Erfahrung und ein geeignetes Projektteam beziehen. Mit der Implementierung wurde sehr schnell begonnen. Wir haben die erste Phase des Projekts bereits eine Woche nach Vertragsunterzeichnung erhalten. Eine Besonderheit des Projekts war, dass es aus der Ferne durchgeführt wurde. Wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, uns persönlich zu treffen, also arbeiteten wir hauptsächlich über E-Mails und Telefonate zusammen, dennoch war es eine sehr konsistente Arbeit.
Michał Malarowicz
Deputy Project Manager bei PKP

Zu 100% Remote-Projekt

Die Implementierung von SAP Fiori war für die PKP-Gesellschaft auch aus einem anderen Grund besonders. Das Projekt wurde zu 100 % aus der Ferne durchgeführt – was im Jahr 2019 noch nicht so üblich war, wie es inzwischen der Fall ist. Der Kunde wusste die Professionalität der Hicron-Berater und die Pünktlichkeit unserer Arbeiten zu schätzen, insbesondere unter solchen – damals noch ungewöhnlichen – Bedingungen. Für uns war dies aber keine Überraschung, da wir über langjährige Erfahrung sowohl mit Projekten vor Ort und beim Kunden als auch mit Remote- oder Teil-Remote-Projekten verfügen.  

 

Wir erhielten eine Anfrage zur Erstellung eines Angebots in einem nicht öffentlichen Verfahren im Rahmen einer offenen Ausschreibung für die Implementierung der Lösung SAP Fiori mit Zugriff auf die Funktionen des Systems SAP Real Estate, und zwar für die Immobilienverwaltung bei der PKP S.A. Das Unternehmen bereitete Maßnahmen vor, die auf die Konsolidierung aller Daten in einer Quelle abzielten. Die Anforderungen, die der Kunde im Laufe des Ausschreibungsverfahrens stellte, waren hoch, so dass wir unsere eigenen Erweiterungen vorschlagen und schreiben mussten, um die spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. SAP Fiori ist eine Lösung, die perfekt zu den Anforderungen des Unternehmens in Hinblick auf die Verwaltung seiner Anlagen und Standorte passt.
Adam Warszewski
Adam Warszewski
Sales Director, Managing Partner

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