Każdej firmie zaleca się więc, aby co jakiś czas spojrzeć z obcej perspektywy na użytkowany system oraz jego konfrontację z realnymi potrzebami. Usługa audytu przeprowadzonego przez niezależną firmę zewnętrzną przy współudziale kluczowych użytkowników daje taką możliwość. Audyt systemu SAP ERP pozwala firmom zweryfikować w jakim zakresie korzystają z możliwości systemu, w jakim stopniu system SAP spełnia stawiane mu wymagania, jest spójny z przebiegiem procesów biznesowych oraz jakie ewentualne zmiany organizacyjne, warsztaty, czy rozszerzenia systemowe są rekomendowane by system realizował zakładane cele.
Audyt rozwiązań SAP zalecany jest m.in. tym firmom, które:
- Są stosunkowo krótko po wdrożeniu systemu. W związku z brakiem doświadczenia w jego obsłudze odczuwają niedosyt wiedzy, brak im samodzielności i często korzystają ze wsparcia firm zewnętrznych przy rozwiązywaniu bieżących problemów.
- Stoją przed decyzją o rozwoju użytkowanego systemu. Często wdrożenia funkcjonalności systemu są rozkładane na etapy i obejmują horyzont kilku lat. Przed uruchomieniem kolejnego etapu warto zweryfikować niegdyś przyjęte założenia.
- Kilka lat po wdrożeniu chcą zbadać w jakim stopniu system spełnia ich wymagania. W związku ze zmianami w otoczeniu biznesowym firmy, jej strukturze i organizacji – należy na bieżąco monitorować wspierające firmę rozwiązania IT. Na tym etapie audyt systemu SAP ERP służy weryfikacji ewentualnych potrzeb rozwojowych systemu SAP ERP, których realizacja pozwoli w pełni dostosować system do aktualnych potrzeb firmy.
Niezależnie od tego, na jakim etapie rozwoju firma decyduje się na audytu systemu SAP ERP, jego przeprowadzenie pozwala odkryć potencjał drzemiący w firmie i zaplanować takie prace rozwojowe, które pozwolą na jego uwolnienie. Konsultanci Hicron, wykonując audyt systemów SAP, służą także wsparciem biznesowym podczas modelowania procesów biznesowych firmy.
Ile korzyści z audytu?
Wyniki przeprowadzonego audytu dają solidne podstawy do odblokowania ukrytego potencjału zarówno systemu SAP, jak i samej firmy. To sprzyja jej rozwojowi. Do korzyści jakie firma może osiągnąć dzięki przeglądowi użytkowanego rozwiązania, należą:
- wykrycie i likwidacja ograniczeń napotykanych podczas eksploatacji systemu (częsty powód występowania błędów),
- pełny obraz stopnia wykorzystania funkcjonalności systemu dający jasne podstawy do podjęcia ewentualnych decyzji o uruchomieniu nowych funkcjonalności,
- zbadanie występowania ewentualnych potrzeb szkoleniowych i zaprojektowanie ich zgodnie z wymogami firmy,
- weryfikacja stosowanych procedur okresowych, założeń i celów biznesowych firmy, realizowanych przez system,
- wykrycie obszarów działania firmy, które nie są, a powinny być wspierane przez system, dzięki czemu następuje uwolnienie zamrożonego w firmie potencjału.
Wyniki zebrane podczas analizy są porównywane z tzw. dobrymi praktykami biznesowymi SAP oraz możliwościami funkcjonalnymi systemu. Stanowią one podstawę do zaplanowania prac związanych z rozwojem rozwiązania SAP w kierunku zwiększania wsparcia kluczowych procesów a co za tym idzie uzyskania pożądanego zwrotu z przeprowadzonej inwestycji w SAP. Raport uzyskany po przeprowadzeniu audytu jest zbiorem jasnych wskazówek co do kierunku działań firmy.
Wybór audytora – na co zwrócić uwagę?
Wiele firm stojących przed wyborem partnera któremu powierzą wykonanie audytu systemu SAP, zadaje sobie pytanie, z jakiego środowiska partner powinien się wywodzić: lepiej powierzyć wykonanie audytu ekspertom biznesowym czy też firmom konsultingowym, zajmującym się na co dzień kwestiami związanymi z audytowanym systemem SAP ERP? Audyt aplikacji jest przedsięwzięciem na pograniczu biznesu i IT. Znajomość biznesu jest istotna, gdyż umożliwia zrozumienie potrzeb firmy i idealne dopasowanie rozwiązań informatycznych. Z drugiej strony efektem audytu ma być zaplanowanie i przeprowadzenie niezbędnych zmian w systemie SAP ERP, stąd znajomość systemu SAP ERP i kompetencje programistyczne są niezbędne do prawidłowej realizacji tego zadania. Rozwiązaniem kompromisowym jest wybór partnera, którego konsultanci posiadają wszystkie te umiejętności. Co więcej, posiadają udokumentowane doświadczenie w realizacji tego typu przedsięwzięć.
Inne ważne aspekty doświadczenia partnera dedykowanego do przeprowadzenia audytu systemu to doświadczenie w branży jaką firma reprezentuje oraz znajomość procesów biznesowych realizowanych przez firmę. Najlepszą drogą weryfikacji tych umiejętności jest przegląd CV osób oddelegowanych do projektu.
