Wybór systemu ERP to odpowiedzialne zadanie. System musi być dopasowany do obecnych procesów biznesowych i potrzeb, musi także być „gotowy” na nowe wyzwania. Wdrożenie ERP nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy? Jakie aspekty są kluczowe przy projekcie wdrożenia i integracji tego środowiska? Oto 7 podpowiedzi.
Realne potrzeby firmy/specyficzne procesy biznesowe w firmie
Przeprowadzenie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej jest niezbędnym elementem projektu. To na jej podstawie będzie można wypracować kryteria wyboru zarówno konkretnego systemu, jak i dostawy tego rozwiązania. Sprecyzowane oczekiwania i przemyślane cele biznesowe stanowią klucz do podjęcia świadomych decyzji. Warto zastanowić się jakie funkcjonalności systemu ułatwią pracę i pozwolą na osiąganie wyznaczonych celów strategicznych. Odpowiedni partner pomoże w analizie przedwdrożeniowej, wyborze odpowiednich uczestników projektu czy potrzebnych modułów.
Przyszłe potrzeby firmy
Potencjalny partner wdrożeniowy powinien doradzić także w kwestii rozwoju systemu. Dobrze prosperujący biznes wymaga rozwiązań, które pozwolą na ewentualne modyfikacje przyjętych założeń i oferują rozwiązania dedykowane poszczególnym branżom. Nieprzewidywalność to cecha charakteryzująca otoczenie biznesowe: wchodzenie na nowe rynki, zmiana kanałów dystrybucji, dywersyfikacja asortymentu czy zmiany strategii działania na co dzień towarzyszą przedsiębiorcom. System musi nadążać za szybkim tempem zmian zachodzących w środowisku biznesowym oferując doskonałą skalowalność.
Elastyczność
Czy partner wdrożeniowy oferuje rozwiązania skrojone do potrzeb przedsiębiorstwa? Czy ma kompetencje i odpowiednie zasoby, aby stworzyć autorskie rozszerzenia pozwalające na dopasowanie rozwiązania do specyficznych wymagań firmy? Czy potrafi zintegrować system z istniejącym już w firmie oprogramowaniem? Każda firma jest inna, inne są też jej potrzeby czy zakres działalności. Wymaga to więc możliwości modyfikowania rozwiązania, sprawdzonych metod integracji systemów i profesjonalnego zespołu wdrożeniowego.
Kompleksowość usług
Projekt wdrożeniowy to nie tylko sama implementacja rozwiązania. To także konsultacje przed uruchomieniem procesu, wsparcie serwisowe, doradztwo strategiczne, upgrade, integracja, szkolenia. Wsparcie ze strony partnera biznesowego jest istotne na każdym etapie wdrożenia.
Wygoda użytkowania systemu
Kolejna kluczowa cecha to komfortowe, bezproblemowe, a co za tym idzie – efektywne korzystanie z systemu. Niezwykle ważne jest dostosowanie interfejsu użytkownika do zasad UX (user experience), łatwość w obsłudze, intuicyjność. Wygodnie sposoby filtrowania danych, możliwość zarządzania usprawnieniami, tworzenie własnych procesów i ich automatyzacja to tylko niektóre z elementów, na które warto zwrócić uwagę. Aby system ERP sprawdzał się, a wykorzystywanie go było wygodne, partner wdrożeniowy musi błyskawicznie reagować na zmiany zachodzące w przepisach prawnych czy w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Doświadczenie i referencje partnera wdrożeniowego
Skuteczny partner wdrożeniowy powinien oferować komplementarne usługi jak doradztwo, wsparcie aplikacyjne, prace administratorskie systemu SAP, SLA (service level agreement), wysokiej jakości serwis maintenance i posiadać doświadczoną kadrę. Warto zapoznać się najpierw z historią danej firmy, opiniami jej klientów, poprosić o referencje. Potencjalny partner to nie tylko dostawca systemu, ale także doradca, dlatego ważne jest aby zespół projektowy składał się z dobrze dobranych specjalistów, o adekwatnej wiedzy i doświadczeniu. Tylko takie podejście zapewni optymalne wdrożenie i pomyśle zakończenie projektu.
Koszty wdrożenia i utrzymania systemu
Koszty systemu to istotny element procesu decyzyjnego, warto więc wyważyć stosunek pożądanej funkcjonalności do ceny. Niektóre systemy mogą kusić niską ceną, ale ich funkcjonalność nie będzie spełniania oczekiwań w zakresie możliwości personalizacji bądź integracji z używanymi rozwiązaniami. Oferowane przez nas dobrego partnera różnorodne metody licencjonowania pomogą wybrać najkorzystniejszy sposób płatności. Warto jednak pamiętać, że model płatności powinien być dostosowany do realnego zapotrzebowania.
