Jak wybrać system ERP dla swojej firmy?

Spis treści:

• ERP – sprawdź czym jest
• Przykłady systemów ERP
• Jakie oprogramowanie ERP wybrać do potrzeb organizacji?
• Wybór systemu ERP – na co warto zwrócić uwagę?
• Specyfika branżowa a wybór systemu ERP
• Dlaczego SAP S/4HANA jest najlepszym rozwiązaniem?
• Jaki wpływ ma specyfika branży na wybór systemu ERP?
• Hicron – Twój partner we wdrożeniu systemu ERP!
• FAQ

Na początek warto jednak przybliżyć samą specyfikę oprogramowań klasy ERP. Dobre rozumienie ich funkcjonalności, a także znajomość dostępnych technologii często okazują się kluczowe przy wyborze odpowiedniego systemu.

ERP – sprawdź, czym jest

Systemem ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) nazywamy zsynchronizowane oprogramowanie, pozwalające na nadzorowanie zasobów przedsiębiorstwa w każdym jego obszarze. To narzędzie scala różne procedury biznesowe, którymi są między innymi: nadzorowanie logistyki, finansów, obsługi Klienta, działań pracowników, produkcji czy zasobów i ilości towaru. Umożliwia ono przede wszystkim scalenie przeprowadzanych operacji, przechowywanych danych, posiadanych przez firmę zasobów w jednym, centralnym systemie. Daje on możliwość sprawniejszego monitorowania i nadzorowania różnymi obszarami działalności, do których należą między innymi: płace, operacje księgowe, czy zamówienia. Dodatkowo ERP gwarantuje jednolitą, bezpieczną i spójną bazę danych, która ułatwia prowadzenie raportów i statystyk oraz wspiera kontrolowanie każdego obszaru działalności gospodarczej.

Przykłady systemów ERP

Wśród dostępnych na rynku rozwiązań jest wiele, którym warto się przyjrzeć. W podjęciu właściwej decyzji i wyborze konkretnego rozwiązania pomoże  określenie warunków, jakie powinno spełniać i potrzeb organizacji.

• ERP w chmurze (cloud ERP) – obecnie stanowi jedno z najpopularniejszych rozwiązań tego typu, z uwagi na jego niższe koszty instalacji, miarodajniejszą skalowalność, czy szersze możliwości dopasowania go do istniejących już narzędzi, co pozwala stworzyć zintegrowany system; wykorzystywane obecnie przez przedsiębiorstwa różnej wielkości; narzędzie działa w chmurze za pośrednictwem subskrypcji, znosząc z firmy konieczność udostępniania przestrzeni do przechowywania danych; dostawca systemu ERP podejmuje się  jego konserwacji, aktualizacji i zapewnienia bezpieczeństwa środowiska;
• ERP lokalne (on-Premise) – to standardowe rozwiązanie (z reguły charakterystyczne dla sektora małych i średnich organizacji), w którym nadzór nad systemem znajduje się po stronie korzystających z tej usługi; z reguły jego instalacja przeprowadzana jest we wskazanych lokalizacjach, centrach danych; zarówno instalacja rozwiązania, jak i prace konserwacyjne nad technologiami powinny być realizowana z ramienia Klienta;
• ERP hybrydowe (hybrid ERP) – stanowi połączenie obu wcześniejszych modeli, które ma odpowiedzieć na potrzeby przedsiębiorstwa; część aplikacji i danych firmowych przechowywanych jest lokalnie, część w chmurze; daje to możliwość zarządzania procesami w sposób bardzo zindywidualizowany do potrzeb przedsiębiorstwa.

Jakie oprogramowanie ERP wybrać do potrzeb organizacji?

Dobra znajomość dostępnych rozwiązań i ich dogłębna analiza nie wystarczą w przypadku rozważania wyboru odpowiedniego systemu ERP. Najważniejszym zadaniem dla zespołów zaangażowanych we wdrożenie systemu ERP jest dowiedzieć się, jakie organizacja ma wymagania. W celu udoskonalenia tego etapu warto przygotować dla firmy wdrażającej listę potrzeb swojego biznesu, skupioną wokół następujących elementów:

• analiza procesów biznesowych – jej przeprowadzenie polega na zlokalizowaniu takich branż, którym wsparcie przez konkretny system ERP przyniesie najlepsze skutki pod postacią poprawienia jakości i usystematyzowania działań operacyjnych;
• potrzeby pracowników – to etap, w którym gromadzone są opinie i wymagania kluczowych pracowników, odpowiedzialnych za konkretne obszary, mowa tu o obsłudze Klienta, managerach, handlowcach, nadzorujących kadry i płace, czy strategach finansowych; wysłuchanie ich wymagań, oczekiwań i informacji o pożądanych przez nich funkcjach systemu mogą okazać się kluczowe;
• identyfikacja i określenie aktualnych niedoskonałości obsługiwanego narzędzia – w przypadku tego elementu pomocnym jest zestawienie aktualnego dla organizacji narzędzia, z tymi, które brane są pod uwagę; to pomaga wskazać obszary, których funkcjonowanie jest zaburzone, a ich działanie może poprawić nowy system ERP;
• priorytety – ich ustalenie jest następstwem poprzednich etapów; polega na określeniu funkcjonalności i identyfikacji modułów niezbędnych dla danej działalności gospodarczej, wymaganych przez nią w kontekście wdrożenia ERP;
• analiza rynkowa – polega na zestawieniu ze sobą funkcjonalności i możliwości dostępnych na rynku systemów ERP; obejmuje takie kwestie jak chociażby koszty instalacji i warunki serwisowania rozwiązania;
• opinie ekspertów – ten element może być postrzegany jako dodatek do analizy potrzeb, ale może okazać się kluczowy; konsultacja ze specjalistami w dziedzinie systemów ERP, który mają doświadczenia implementacyjne w podobnych biznesach może niezwykle ułatwić przeprowadzenie tego przedsięwzięcia;
• skompletowanie dokumentacji – jest to niezbędny etap każdejinstalacji sytstemu ERP, polegający na zebraniu szczegółowej dokumentacji wszystkich wymagań prawnych i technologicznych organizacji, tak, aby przekazać ją firmie, która będzie przeprowadzać instalację.

Wybór systemu ERP – na co warto zwrócić uwagę?

Wszystkie inwestycje przedsiębiorstwa powinna być gruntownie przemyślane, również wybór odpowiedniego systemu ERP. Zanim dojdzie do zakupu i decyzji, należy przeanalizować kilka istotnych aspektów związanych z implementacją każdego rozwiązania rozważanego dla firmy.

Rola specyfiki branży w wyborze systemu ERP

Każda branża jest inna i ma określone potrzeby oraz charakterystykę działania. Te aspekty wynikają z zakresu ich specjalizacji, prowadzonych przez nie czynności, a także indywidualnych operacji biznesowych. Z tego względu należy uświadamiać sobie znaczące różnice między tymi obszarami i brać je pod uwagę przy implementacji systemu ERP. Poniżej przykłady najpopularniejszych obszarów działalności i charakterystyka ich wymogów.

1. Produkcja –  praca firm produkcyjnych opiera się o zaawansowane strategie dotyczące planowania produkcji, nadzorowania zasobów, monitorowania przebiegu wytwarzania, czy kontrolowania potrzeb Klientów. Ich funkcjonowanie jest uzależnione od wielu zmiennych czynników, dlatego wymaga solidnego kierownictwa i prowadzenia bardzo szczegółowych harmonogramów. Systemy ERP przeznaczone temu obszarowi powinny zapewniać specjalistyczne moduły i narzędzia niezbędne do sterowania procesami produkcyjnymi.
2. Handel – te firmy, z uwagi na konieczność dostarczania konkretnych produktów pod wskazane lokalizacje wymagają sprawnego planowania w zakresie łańcucha dostaw, kontrolowania stanów magazynowych, administrowania zamówieniami i obsługą Klienta. ERP dedykowane takim organizacjom powinny zapewniać moduły  zapewniające planowanie logistyki, kontrolę zasobów, gromadzenie doświadczeń, opinii użytkowników, czy wszelkich danych kupujących, a także synchronizację wszystkich punktów sprzedaży.
3. Usługi – ten obszar reprezentują firmy konsultingowe, marketingowe, czy IT. Ich działalność oparta jest o śledzenie projektów, kierowanie zasobami ludzkimi, rozliczanie czasu pracy, czy kontrolę dokumentacji. W tym wypadku wyposażenie rozwiązania w moduły zapewniające synchronizację wszystkich tych obszarów działalności pomaga wybrać odpowiedni system ERP.

Specyfika branżowa a wybór systemu ERP

Decyzja o inwestycji w system ERP uzależniona jest od wielu czynników. Kiedy określone już zostaną potrzeby organizacji ze względu na obszar jej działalności, strategię i potrzeby należy zawęzić poszukiwania, dobierając rozwiązanie dopasowane do rozmiarów firmy. Oto kilka przykładów funkcjonalności, jakie powinien posiadać ERP ze względu na rozmiar organizacji:

• mała – z uwagi na zakres funkcjonowania te jednostki potrzebują kompleksowych systemów, zapewniających wszystkie wymagane funkcje; zasoby, przykładowo: finansowe, kadrowe, czy transportowe, są często ograniczone, dlatego posiadany system ERP powinien wspierać tego typu firmy całościowo;średnia – takie organizacje wymagają nieco bardziej zaawansowanych rozwiązań, które nie tylko scalą obszary ich funkcjonowania, ale zapewnią ich dokładną kontrolę; zadaniem ERP w tym przypadku jest nie tylko udoskonalenie działalności firmy, ale też komunikacji wewnątrz niej;
• duża – w tym przypadku niezwykle istotnym jest, aby system ERP był możliwie jak najbardziej zaawansowany technologicznie; bardzo istotnym elementem w tej sytuacji jest jego maksymalna automatyzacja i stała aktualizacja; dane przechowywane w organizacjach o takiej skali stale rosną, a obszary ich działania poszerzają się, co wymaga ciągłego powiększania kadry i wszelkich magazynów, przy utrzymaniu dochodów pozwalających nie tylko stabilizować firmę, ale też kontynuować ten progres, zwiększając jego przychody; ważnym jest też, aby system ERP wykorzystywany w tego typu jednostkach był zsynchronizowany z innymi technologiami, które już się w nich znajdują.

Kwestia wymagań branżowych

Dokonując wyboru związanego z zakupem ERP należy wziąć pod uwagę kwestię zwrotu z inwestycji w system. Sukcesem jest, kiedy dokona się on w stopniu znacznie przewyższającym dochody firmy. Decyzja o instalacji konkretnej technologii powinna być oparta o spełnienie wymagań branży i jej czynności operacyjnych. Niezwykle istotnym jest też wybór partnera wspomagającego całe przedsięwzięcie implementacyjne. Jego wcześniejsze doświadczenie pomoże w doborze narzędzia. Podejmując decyzję o współpracy z określoną firmą, koniecznym jest zwrócenie uwagi na to, czy wszystkie czynności zostaną zorganizowane tak, aby dostosować instalację ERP do warunków działania organizacji. System musi być odpowiednio zintegrowany z zastanymi narzędziami i technologiami. Ponadto wszystko powinno przebiegać stopniowo.

Tylko doświadczeni partnerzy przeprowadzający instalację i firmy, których działalność opiera się o dopasowywanie, instalację i obsługę systemów ERP, są w stanie zagwarantować nie tylko zwiększenie efektywności operacyjnej, ale też zreformowanie wielu obszarów pracy organizacji. Właściwie dopasowany system wpływa na udoskonalenie kierowania łańcuchami dostaw, poprawienie wyników sprzedażowych, przyspieszenie czynności produkcyjnych, wzmocnienie relacji z Klientami, zwiększenie efektywności operacyjnej, a ostatecznie umocnienie pozycji rynkowej.

Poprawa analizy danych branżowych

Przy wykorzystaniu systemów ERP możliwym jest sprawniejsze magazynowanie i interpretacja danych branżowych. Poniżej przykłady funkcji, które wspierają analitykę branżową:

• automatyzowanie raportów – to narzędzie pozwala na automatyczne generowanie raportów kluczowych wskaźników wydajności (KPI), dotyczących sprzedaży, finansów, zakupów, produkcji, czy statystyk pracowników, co umożliwia sprawniejsze kontrolowanie wyników firmy;
• centralizacja danych – ta funkcja umożliwia gromadzenie wszystkich informacji i dokumentacji w jednym miejscu tak, aby każdy uprawniony użytkownik mógł mieć do nich dostęp w każdym momencie, a także ułatwia magazynowanie, aktualizację i dostęp do danych;
• poszerzona analityka danych – część systemów ERP oferuje moduły analityczne lub możliwym jest zsynchronizowanie ich z narzędziami tego typu, co w efekcie pozwala na tworzenie analiz o różnym charakterze, także predykcyjnym, a to umożliwia podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Korzyści uzyskane z dopasowania systemu ERP do specyfiki branży wydają się zatem jasne i mobilizujące. Właściwie dobrane narzędzie generuje nie tylko zadowalające przychody, ale też poprawia strategię organizacji, podnosi jej konkurencyjność i ułatwia funkcjonowanie całego środowiska firmowego. To przynosi satysfakcje nie tylko zarządzających, ale też wszystkich pracowników, a przede wszystkim zadowolonych Klientów.

Dlaczego SAP S/4HANA jest najlepszym rozwiązaniem?

Jako jeden z największych dostawców najnowocześniejszych systemów ERP, SAP oferuje wysoce zaawansowane oprogramowanie SAP S/4HANA. Jest ono dostosowane do każdej branży, zapewniając płynny przepływ i bezpieczeństwo danych oraz dostęp do nich w dowolnym momencie, z każdej lokalizacji.

Wśród zalet SAP S/4HANA warto wymienić:

• innowacyjne funkcje – system poddawany jest stałym aktualizacjom tak, aby stale świadczyć usługi najwyższej jakości i zapewniać przedsiębiorstwom Klientów rozwój; uaktualnienia dotyczą każdego modułu, sprawiając, że narzędzie jest dopasowane do modyfikacji prawnych, księgowych, produkcyjnych, czy transportowych;
• niższe koszty wdrożenia i utrzymania – wersja chmurowa rozwiazania nie wymaga dodatkowego wsparcia sprzętowego; to wiąże się też z ograniczeniem kosztów przeznaczonych na modernizację i konserwacje, które w wersji Cloud jest wliczone w cenę subskrypcji;
• łatwa obsługa i maksymalna automatyzacja – rozwiązanie pozwala na samodzielne zintegrowanie aplikacji posiadanych już przez firmę z SAP S/4HNA, która działa także na urządzeniach mobilnych, a także zautomatyzować wiele czynności i w związku z tym dać zespołom nową wydajność;
• stałe ulepszenia i nowe funkcjonalności – rozwiązanie jest stale aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się technologii, tak samo moduły systemu; zmiany dostarczane są wszystkim Klientom jednocześnie, dlatego wszyscy użytkownicy mogą cieszyć się równą jakością oprogramowania; dzięki temu wszelkie innowacje w przypadku SAP S/4HANA następują w bardzo szybkim tempie;
• real-time analytics i raportowanie – system został zaprojektowany tak, aby umożliwiać użytkownikom dostęp do Big Data, a więc i do wielu informacji, których poszukiwanie bez tego połączenia mogłoby być długie i uciążliwe; dodatkowo SAP S/4HANA umożliwia tworzenie analiz w czasie rzeczywistym, na podstawie raportów, dzięki którym nadzorujący konkretnymi projektami mogą szybciej i precyzyjniej dostrzegać i definiować trendy, przewidywać zmiany oraz zautomatyzować podejmowane działania, co pozwala podejmować trafniejsze decyzje, sprawnie dysponować zasobami  i stale doskonalić obsługę klienta;
• zgodność z wymaganiami branżowymi oraz dostosowane do nich funkcje – narzędzie wyposażono w moduły branżowe, które są dostosowane do zakresu działania konkretnych obszarów działalności firm; przygotowano je w taki sposób, aby odpowiadały specjalistycznym potrzebom biznesu; system można też konfigurować do indywidualnych potrzeb użytkowników i branży, synchronizować z zewnętrznymi systemami, przykładowo CRM, a ponadto SAP S/4HANA uwzględnia przepisy branżowe i regulacyjne, na bieżąco aktualizując dane i utrzymując zgodność z obowiązującymi przepisami prawa;
• integracja z narzędziami SAP i ekosystemem – SAP S/4HANA jest jednym z wielu elementów ekosystemu producenta oprogramowania SAP, co wiąże się z możliwością zintegrowania go z innymi narzędziami firmy; przykładem może być połączenie SAP S/4HANA z SAP Fiori, oferujące łatwość w korzystaniu z aplikacji mobilnych i webowych;
• bezpieczeństwo – dzięki stworzeniu środowiska do przechowywania danych przez jednego dostawcę, w danym systemie oraz większą kompletność, lepszą współpracę i stabilniejsze połączenia między systemami ERP w wersjach chmurowych, SAP S/4HANA jest jedną z najbezpieczniejszych  przestrzeni do magazynowania ważnych, firmowych informacji; działanie narzędzi jest ze sobą ściśle powiązane i stabilne, co sprawia, że są odporniejsze na ataki w punktach integracji;
• wdrożenie w szybkim tempie – instalacja SAP S/4HANA jest zdecydowanie szybsza, niż instalacja lokalnego systemu ERP; dostawca SaaS zapewnia potrzebny sprzęt, instalację rozwiązania i pracę wykwalifikowanych specjalistów podczas całego przedsięwzięcia, co eliminuje ewentualne pomyłki, awarie i niewydolność urządzeń;
• inteligentne technologie – SAP S/4HANA jest systemem ultranowoczesnym, wykorzystującym między innymi takie technologie jak: uczenie maszynowe, sztuczna inteligencja, robotyczna automatyzacja procesów (RPA), czy internet rzeczy (IOT, ang. Internet of Things; wykorzystanie takich pomocy sprawia, że środowisko dostarczane Klientom jest dopasowane do wymagań rynku oraz wspiera swoich użytkowników w codziennej pracy.

Praktyczne przykłady korzyści z wyboru SAP S/4HANA w różnych branżach

Organizacje i ich potrzeby bardzo się różnią. Ich wymogi mogą wydawać się nie do pogodzenia w jednym środowisku ERP. Jednak uniwersalność SAP S/4HANA pozwala spełnić oczekiwania nawet najbardziej wymagających organizacji.

W jakich branżach przykładowo spełni się zastosowanie chmurowego systemu ERP SAP?

• produkcja – nadzorowanie i optymalizacja kosztów wytwarzania, integracja oddziałów produkcyjnych z pozostałymi obszarami w firmie (finanse, księgowość, logistyka, zasoby ludzkie); usprawnienie kontroli stanów magazynowych i zasobów;
• farmacja – rygorystyczne przestrzeganie przepisów, regulacji prawnych i gałęzi produkcyjnej; skuteczne nadzorowanie cyklu życia produktów (kontrola dat ważności, badania kliniczne), szczegółowe przestrzeganie regulacyjnych związanych z bezpieczeństwem i dopuszczeniem produktów do obrotu;
• handel – usystematyzowanie łańcucha dostaw i usprawnienie jego funkcjonowania; przyspieszenie realizacji zamówień poprzez ich automatyzację; doskonalenie działań sprzedażowych, sprawniejsze nadzorowanie cen produktów, poprawienie user experience; zapewnienie przejrzystości danych handlowych i finansowych, co podnosi efektywność strategii handlowej;
• usługi – sprawniejsze harmonogramowanie projektów oraz dysponowanie zasobami; lepsze nadzorowanie kadr i efektywniejsze podsumowywanie czasu pracy; lepsza obsługa Klientów, chociażby poprzez gromadzenie dokładniejszych danych o ich preferencjach.

Jaki wpływ ma specyfika branży na wybór systemu ERP?

Niewątpliwie dobór tego typu rozwiązań jest uzależniony od bardzo indywidualnych potrzeb firm. Dlatego określenie wyjątkowych wymagań organizacji jest bardzo istotne w momencie podejmowania tak kluczowych decyzji. Każdy zarządzający oczekuje powtarzalnych, a nawet rosnących wyników sprzedażowych, poszerzającej się grupy odbiorców i listy stałych, usatysfakcjonowanych Klientów. Odpowiednio dobrany do charakteru branży system ERP jest gwarancją sukcesu i bezpieczeństwa danych firmy.

Niezależnie od ostatecznej decyzji i dokonaniu wyboru między wersją oprogramowania chmurowego SAP, jest to zdecydowanie stabilny i zapowiadający powodzenie kierunek. Public Cloud daje użytkownikom gotowe scenariusze: sprawdzone, przetestowane i zaprojektowane przez ekspertów, To zdejmuje z zespołów odpowiedzialność za całe przedsięwzięcie. Z kolei Private Cloud to wersja dająca więcej swobody i możliwości dopasowania instalacji bardzo indywidualnie, do potrzeb organizacji. Właściwy wybór zawsze warto przedyskutować z konsultantami dbającymi o instalację systemu, którzy pomogą podjąć tego typu decyzje.

Hicron – Twój partner we wdrożeniu systemu ERP!

Zastanawiasz się jaki system ERP wybrać? Poszukujesz wsparcia w wyborze rozwiązania dopasowanego do specyficznych potrzeb Twojej firmy? Eksperci Hicron, z szesnastoletnim doświadczeniem wdrożeniowym dopasują, zainstalują i zaopiekują się środowiskiem ERP na miarę Twojego biznesu. Skontaktuj się z konsultantami Hicron, którzy chętnie odpowiedzą na Twoje pytania!

FAQ

Co to jest system ERP?

System ERP to zintegrowane narzędzie dające możliwość koordynowania i nadzorowania zasobów firmy w jednym, scalonym oprogramowaniu. Spaja ono najróżniejsze operacje biznesowe, przykładowo: administrowanie produkcją, transportem, finansami czy kadrami.

Jakie oprogramowania ERP najbardziej pasują do Twojej firmy?

Wybór konkretnego systemu ERP jest uzależniony od indywidualnych potrzeb organizacji. Chcąc bezpiecznie zainstalować takie narzędzie, warto szukać wsparcia wśród doświadcznych ekspertów wdrożeniowych.

Jakie są najważniejsze funkcje systemu ERP?

Wśród najistotniejszych zastosowań tego typu systemów wskazuje się: raportowanie i analizę danych gromadzonych w organizacjach, porządkowanie procesów dotyczących finansów, rachunkowości i księgowości, integrację informacji gromadzonych w środowisku systemowym, tworząc centralne źródło danych, nadzorowanie i dbanie o jakość procesów biznesowych, kontrolowanie łańcucha dostaw oraz opieka nad relacjami z Klientami.

Źródło:

https://www.sap.com/products/erp/what-is-erp/erp-benefits.html