PKP S.A.

PKP S.A. pełni nadzór właścicielski nad spółkami Grupy PKP, których kluczową osią działalności jest zapewnienie jak najwyższej jakości obsługi transportowo-logistycznej pasażerów i towarów. Poza tym, spółka realizuje także szeroko zakrojony program modernizacji dworców oraz działalność inwestycyjną.

Klient

PKP S.A.

Zakres

Przygotowanie interfejsów SAP, projekt aplikacji SAP Fiori dla SAP Real Estate Management

Wyzwanie

automatyzacja obiegu dokumentów, mobilne zarządzanie nieruchomościami w PKP

rozwiązania SAP przygotowane indywidualnie dla PKP

PKP S.A. jest jednym z największych właścicieli nieruchomości w Polsce. W zasobach spółki znajduje się około 100 tys. ha gruntów oraz około 57 tys. budynków i budowli.  Administrowanie taką liczbą obiektów i działek jest bardzo skomplikowane i pracochłonne, dlatego w związku z planem optymalizacji wynajmu nieruchomości, PKP S.A. podjęło decyzję o implementacji rozwiązania SAP Fiori.

Co więcej, specyfika działalności PKP S.A. wiąże się z koniecznością ewidencji bardzo dużej ilości faktur za energię elektryczną. W związku z problemami związanymi z rejestracją tych procesów, spółka postanowiła wprowadzić rozwiązanie, które pomoże w automatyzacji oraz optymalizacji obiegu dokumentów księgowych.

liczba projektów zrealizowanych dla PKP

hektarów ziemi zarządzanych przez PKP z poziomu urządzeń mobilnych

obiektów nieruchomości zarządzanych z poziomu aplikacji mobilnej PKP

01 Case study

Budowa interfejsów dla PKP

Czytaj dalej

Implementacja tego rozwiązania została przeprowadzona na bazie już istniejącej w PKP S.A. infrastruktury IT, którą rozszerzono o nowy element platformy integracyjnej umożliwiającej znaczące skrócenie tego procesu bez narażania klienta na dodatkowe koszty.

Szybki zwrot w inwestycji w postaci znaczącej optymalizacji procesu obiegu dokumentów odczuwalny natychmiast po zakończeniu wdrożenia oraz niski koszt wdrożenia – to główne faktory sukcesu tego projektu.

Współtworzone przez zespół Hicron narzędzie jest dla naszego klienta – PKP S.A. istotnym wsparciem w procesie obiegu dokumentów księgowych. Niemal od początku funkcjonowania tego rozwiązania w strukturach firmy, PKP S.A. odnotowało znaczącą oszczędność czasu dzięki automatyzacji części procesu. Realizacja całego projektu, począwszy od analizy przedwdrożeniowej, przebiegała wzorowo, a współpraca Hicron oraz PKP Informatyka była w pełni profesjonalna.

Magdalena Maślarz

Ekspert ds. systemów informatycznych w PKP Informatyka

Uzyskane rezultaty

automatyzacja procesu obiegu dokumentów
zmiany w obszarze wprowadzania oraz przetwarzania faktur
możliwość powiązywania oraz aktualizacji umów dotyczących poszczególnych faktur
automatyczne przekazywanie wyników księgowania do systemu Finansowego i Księgowego Obiegu Dokumentów
możliwość wprowadzania odczytów liczników mediów do systemu SAP
oszczędność czasu wynikająca z automatyzacji procesu obiegu faktur

02 Case study

Aplikacja SAP Fiori do zarządzania nieruchomościami

Czytaj dalej

Do spółki PKP należy prawie sześćdziesiąt tysięcy nieruchomości. By usprawnić procesy administracyjne, firma potrzebowała potężnego, a zarazem intuicyjnego rozwiązania. Poszukiwała „mobilnej bazy wiedzy” na temat obiektów – by pracownik działający w terenie był w stanie szybko otrzymać zestaw informacji na temat danego budynku czy działki.

Wybór padł na SAP Fiori – środowisko użytkownika, cechujące się mobilnością oraz prostotą obsługi połączoną z szeroką paletą funkcjonalności. Korzystając z SAP Fiori, zespół Hicron przygotował pakiet aplikacji, umożliwiających kontrolę i zarządzanie wszystkimi aspektami nieruchomości.

Pierwszym etapem projektu było stworzenie interaktywnego prototypy całego rozwiązania. Następnie zespół rozpoczął prace nad wdrożenie SAP Fiori. Jednym z ważniejszych zadań było stworzenie architektury, obejmującej 7 dedykowanych modułów, zapewniających dostęp w trybie on-line do danych z SAP Real Estate Management:

Jednostki nieruchomości
Budynki/budowle
Grunty
Obiekty najmu
Biznes partnerzy
Liczniki
Umowy

Korzyści z wdrożenia

Możliwość realizacji procesów biznesowych w sposób mobilny
Sprawne, szybkie i intuicyjne zarządzanie nieruchomościami
Zdalny i bezpośredni dostęp do danych w systemie SAP RE dla wszystkich zarządców oraz administratorów nieruchomości PKP S. A.
Możliwość przesyłu danych w czasie rzeczywistym, pozwalająca na natychmiastowe oszacowanie potencjału nieruchomości i estymowanie kosztów utrzymania
Zwiększenie komfortu pracy oraz jej przyspieszenie.

SAP Fiori – aplikacje dostępne na każdym urządzeniu

Kluczowym wymaganiem klienta było przygotowanie rozwiązania, które da pracownikom dogodny dostęp do SAP RE (Real Estate, zarządzanie nieruchomościami). Ponieważ pracownicy często działali w terenie, rozwiązanie musiało być dostępne na urządzeniach mobilnych. SAP Fiori okazało się w tym wypadku najlepszym wyborem.

Aplikacje Fiori są responsywne – można z nich korzystać na dowolnym urządzeniu, a więc także na smartfonach i tabletach. Są także połączone, dzięki czemu przechodzenie pomiędzy różnymi funkcjonalnościami trwa tylko chwilę. By jednak miały dostęp do danych z systemu SA RE, potrzebna była specjalna infrastruktura, składająca się z dodatkowych rozwiązań Fiori. Hicron zajął się ich przygotowaniem.

Największym wyzwaniem projektu był jego harmonogram – zespół Hicron działał w bardzo sztywnych ramach czasowych. Stanęliśmy jednak na wysokości zadania: klient odebrał pierwszą fazę projektu już po tygodniu współpracy. Hicron dostarczył klientowi kod wysokiej jakości. Konsultanci, dzięki swojemu doświadczeniu, spostrzegawczości i dużej dyscyplinie, byli w stanie błyskawicznie wykrywać potknięcia techniczne, i natychmiast je korygować. W ten sposób, pomimo wymagającego harmonogramu, wdrożone zostało gotowe, w pełni funkcjonalne rozwiązanie na czas.

Podczas prowadzonego postępowania liczyła się nie tylko cena, ale także kryteria związane z doświadczeniem i odpowiednim zespołem projektowym. Wdrożenie rozpoczęło się bardzo szybko. Pierwszą fazę projektu odebraliśmy tydzień po podpisaniu umowy. Specyficzną cechą projektu było to, że był realizowany zdalnie. Mieliśmy ograniczoną możliwość spotykania się twarzą w twarz, współpracowaliśmy więc głównie w oparciu o maile i telefony, a mimo to była to bardzo spójna praca.

Michał Malarowicz

Zastępca Kierownika Projektu w PKP

Projekt w 100% zdalny

Wdrożenie SAP Fiori było wyjątkowe dla spółki PKP także i z innego powodu. Projekt był realizowany w 100% zdalnie – co w 2019 roku nie było jeszcze powszechną praktyką. Klient doceniał profesjonalizm konsultantów Hicron oraz terminowość naszych prac w tak – wtedy nietypowych – warunkach. Nie było to dla nas zaskoczeniem, ponieważ mamy wiele lat doświadczenia zarówno w prowadzeniu projektów na miejscu i klienta, jak i zdalnie czy częściowo zdalnie.

Otrzymaliśmy zapytanie dotyczące przygotowania oferty w postępowaniu niepublicznym w trybie przetargu nieograniczonego na wdrożenie rozwiązania SAP Fiori z dostępem do funkcji systemu SAP Real Estate, czyli do zarządzania nieruchomościami w PKP S.A. Spółka przygotowywała się do działań zmierzających do konsolidacji wszystkich danych w jednym źródle. Wymagania stawiane przez klienta w toku podstępowania przetargowego były wysokie, musieliśmy zaproponować i napisać własne rozszerzenia, które w ramach obsługi operacyjnej wychodziłyby naprzeciw konkretnym potrzebom biznesowym. SAP Fiori jest rozwiązanie, które perfekcyjnie wpisało się w potrzeby spółki związane z zarządzaniem obiektami i terenami jej podległymi.

Adam Warszewski

Dyrektor Sprzedaży w Hicron

Korzyści biznesowe

Automatyzacje które zwiększają efektywność biznesu

Jednym z celów naszych projektów jest uproszczenie procesów biznesowych oraz podniesienie produktywności. Jeśli szukasz automatyzacji dla swojego biznesu, sprawdź naszą ofertę i skontaktuj się z nami by porozmawiać o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie stawić czoła wyzwaniom biznesowym.

Kontakt