Usprawnienia do pozazdroszczenia – rollout CATS

Rozliczanie czasu pracy przy pomocy CATS (Cross Application Time Sheets) pozwala na dużą oszczędność czasu, transparentność i ograniczenie biurokratyzacji. W połączeniu z systemem automatycznego fakturowania tworzy spójny ekosystem, umożliwiający sprowadzenie wielu często kaskadowych procesów do jednego kliknięcia. To niezwykle ważne w dużych i nowoczesnych organizacjach.

Postępująca cyfryzacja

Po zakończonym sukcesem wdrożeniu CATS w jednej ze spółek i zaobserwowaniu korzyści w prowadzeniu rozliczeń w wymagającym środowisku, osoby decyzyjne w jednej z należących do aktywów państwowych grup energetycznych postanowiły przenieść schemat na siostrzany podmiot.

Do tej pory osoby odpowiedzialne za zarządzanie zasobami ludzkimi do wykonywania codziennych zadań korzystały z arkuszy Excel. Przez długi czas narzędzie spełniało swoje zadanie zgodnie z oczekiwaniami, jednak w pewnym momencie – przestało wystarczać. Rollout sprawił, że obsługa najważniejszych procesów warstwy kontrolingowo-rozliczeniowo-finansowej przeniesiona została w całości do SAP.

Pracownicy sami mogą, informować o planowanych nieobecnościach, raportować godziny pracy. W rzeczywistym czasie informacje trafiają do weryfikacji w odpowiednim dziale. Dzięki temu dużo łatwiej planować zasoby przedsiębiorstwa i estymować dostępność osób do pracy przy projektach. Uproszczone zostały również rozliczenia z podwykonawcami.

Faktura z automatu

Pierwszym i największym etapem projektu było wdrożenie CATS w kilkunastu oddziałach spółki. Kolejnym krokiem, tym co odróżniało rollout od poprzedniej realizacji było rozszerzenie mechanizmów kontroli i zatwierdzania czasu pracy o funkcjonalność autofakturowania, które pozwoliłoby na automatyczne fakturowanie godzin i delegacji na poszczególne spółki w grupie.

– Dokładne odzwierciedlenie skomplikowanych, charakterystycznych dla spółek państwowych procesów było możliwe dzięki oparciu o wykorzystanie wewnętrznych mechanizmów grupy zamiast standardowego procesu Intercompany – mówi Arkadiusz Król, Project Manager w Hicron – Wykorzystując rzeczywiste kontrakty biznesowe, mogliśmy dokładnie spełnić wszystkie wytyczne.

– Krok autofakturowania wspiera myślenie E2E o całym procesie biznesowym i obiera kierunek w stronę płynnej cyfryzacji całej grupy – dodaje Grzegorz Zubilewicz, Key Account Manager w Hicron.

Nauka na przyszłość

Projekt zakończył się sukcesem, jednak nad jedną kwestią warto pochylić się dokładniej i wyciągnąć wnioski, które mogą oszczędzić czas przyszłych Klientów.

Duża uwaga poświęcona części koncepcyjnej pozwoliła na lepsze dostosowanie się do potrzeb użytkowników. Ostateczny zakres wdrożenia jednak rozszerzył się i odbiegał od pierwotnej, przedstawionej w postępowaniu wersji, a całość realizacji uległa wydłużeniu. Inny był też ostateczny koszt. Czy można tego uniknąć?

– Etap koncepcyjny to jeden z najważniejszych elementów całego procesu i naturalnym jest, że zachodzą wtedy zmiany. Można jednak się do niego przygotować przeprowadzając wcześniej konsultacje z osobami, które na co dzień będą korzystać z nowych narzędzi. One również zostaną zaproszone do udziału w etapie koncepcyjnym – wskazuje Arkadiusz Król – Pozwoli nam to lepiej oszacować koszty i czas wdrożenia oraz oczekiwane rezultaty, a Klient uniknie niespodzianek.