Dadurch werden die Arbeitsprozesse optimiert und Zeit gespart. Die Anwendung solcher Tools beschränkt sich jedoch nicht nur auf den internen Gebrauch, ebenso gut können sie zum Versand von Aufträgen, Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten zwischen zwei Geschäftspartnern dienen. Zu diesen Tools gehört SAP EDI (Electronic Data Interchange).
Ein Meer von Möglichkeiten
SAP EDI ist eine flexible und offene Lösung, die beliebig konfiguriert werden kann, um auch außergewöhnlichste Anforderungen zu erfüllen. Neben dem klassischen Austausch von Rechnungen und Aufträgen kann die Lösung genutzt werden, um die Kunden über Lieferzeiten, Produktionsfristen und Produktionsmengen zu informieren und zugleich in voller Integration mit der Planungsabteilung Produktionszeitpläne für einen bestimmten Kunden festzulegen. Nachfolgend erläutern wir die Standardfunktionen von EDI.
Wie funktioniert EDI?
Mit EDI erfolgt der Verkauf an die Kunden anhand von Lieferplänen. Jeder Kunde schickt regelmäßig einen aktualisierten Auftragszeitplan, meistens für ein ganzes Jahr. Auf der Grundlage dieses Zeitplans werden die Waren an den Kunden ausgeliefert und die Rechnungen ausgestellt.
1. Erstellung eines Lieferplans
Das Szenario sieht vor, dass Lieferpläne zunächst manuell in SAP durch einen Mitarbeiter der Verkaufs-/Logistikabteilung erstellt werden müssen. Im Rahmen der Erstellung eines Lieferplans gibt der zuständige Mitarbeiter Informationen über den Kunden, die Nummer des Lieferplans des Kunden, die Nummern der zu liefernden Waren und die Vertragslaufzeit ein.
2. Aktualisierung des Lieferplans – IDoc DELFOR
Anschließend wird der bestehende Lieferplan über die EDI-Schnittstelle automatisch anhand eines von dem jeweiligen Kunden in Form eines elektronischen Dokuments (IDoc) vom Typ DELFOR zugeschickten Zeitplans regelmäßig ergänzt und aktualisiert. Für jede eingehende Nachricht des Kunden wird in SAP der entsprechende offene Lieferplan für die betreffende Ware gesucht und mit den vom Kunden angegebenen Lieferfristen und –mengen aktualisiert.
Die in den aktualisierten Lieferplänen vorgenommenen Änderungen können im Rahmen des betreffenden Vertrags verglichen werden (Vergleich der historischen und aktuellen Lieferfristen für einen Vertrag).
Mit jeder eingehenden DELFOR-Nachricht wird der für den jeweiligen Kunden zuständige Mitarbeiter per E-Mail über die korrekt erfasste, in SAP akzeptierte bzw. falsch verarbeitete EDI-Mitteilung informiert. Bei einem Fehler bei der Erfassung eines IDoc, z.B. wenn der entsprechende Lieferplan in SAP fehlt oder wenn die Kundenmaterialnummer nicht stimmt, kann der zuständige Mitarbeiter der Verkaufsabteilung die fehlenden Daten ergänzen und das IDoc manuell erfassen und erneut verarbeiten.
3. Erstellung und Erfassung von Lieferungen
Lieferungen können nur für die im Lieferplan bestätigten Termine und Mengen erstellt werden. Das Lieferdokument wir manuell von einem Mitarbeiter der Verkaufs-/Logistikabteilung unter Bezugnahme auf den betreffenden Lieferplan angelegt. Bei der Erstellung des Lieferplans kann der verfügbare Bestand des Liefermaterials überprüft werden. Es besteht die Möglich, mehrere Lieferpläne eines Kunden in einer Lieferung zu realisieren. Nach der Erstellung einer Lieferung in SAP wird die Warenausgabe von einem Mitarbeiter der Verkaufs-/Logistikabteilung erfasst.
4. Bestätigung der Lieferung beim Kunden – IDoc DESADV
Mit der Erfassung der Lieferung wird über die EDI-Schnittstelle automatisch eine Versandbestätigung an den Kunden geschickt (DESADV-Nachricht). Diese Nachricht wird in SAP als standardmäßige ausgehende Information aus der Kopfzeile des Lieferdokuments definiert (genau wie bei Standardausdrucken, z.B. Lieferscheinen) und enthält alle im Lieferdokument erscheinenden Posten.
5. Rechnung
Die Fakturierung in SAP erfolgt durch die manuelle Erstellung der Rechnung unter Bezugnahme auf die erfasste Lieferung. Durch die Erstellung und Erfassung der Rechnung wird eine entsprechende standardmäßige ausgehende EDI-Information in der Kopfzeile der Rechnung definiert – die INVOIC-Nachricht. Bei der Ausstellung der Rechnung werden die Preise für das betreffende Preisbildungsdatum erneut aktualisiert. Dieses Datum entspricht generell dem im erfassten Lieferdokument angegebenen Datum der Warenausgabe.
6. Versand von elektronischen Rechnungen – IDoc INVOIC
Der Versand der elektronischen Rechnung wird nach dem Erfassen der Rechnung manuell eingeleitet, so dass vor der Absendung der Rechnung noch eventuelle Korrekturen möglich sind, z.B. die Stornierung der Rechnung im Fall von Fehlern bei der Erfassung oder bei der Preiskalkulation.
Implementierung von EDI
SAP EDI basiert auf Standardtechnologien von SAP:
- einer standardmäßigen SAP-R/3-Schnittstelle, der sog. IDoc-Schnittstelle, die eine einheitliche Verarbeitung ein- und ausgehender Dokumente mit einem universellen Format ermöglicht,
- der Anwendung SAP Business Connector, einem universellen EDI-Subsystem (die Lizenz dafür ist für Anwender von SAP R/3 kostenlos).
Alle Unternehmen, die mit SAP arbeiten, können EDI ohne zusätzliche Lizenzkosten benutzen. Es muss nur das Management von SD-Dokumenten konfiguriert werden, damit die Lieferpläne realisiert werden können.
Eine Fülle von Vorteilen
Die Implementierung der EDI-Lösung kann folgende Geschäftsvorteile mit sich bringen:
- laufender, automatischer Datenaustausch (ohne Datenreplikation oder Beteiligung des Anwenders),
- Optimierung der Logistikkette,
- Vereinheitlichung der Kauf-/Verkaufsprozesse zwischen Partnerfirmen,
- weniger Zeitaufwand für die Bearbeitung von Kauf-/Verkaufstransaktionen,
- weniger Fehler bei der Bearbeitung von Geschäftsdokumenten,
- Eliminierung eines Teils der Papierdokumente,
- Optimierung der Geschäftsabläufe,
- weniger Zeitaufwand für die Bearbeitung von Aufträgen durch den schnellen Austausch von Informationen und Geschäftsdaten.
