Beneidenswerte Verbesserungen – CATS-Rollout

Die Zeiterfassung mit CATS (Cross Application Time Sheets) spart viel Zeit, ist transparent und reduziert den bürokratischen Aufwand auf ein Minimum. In Kombination mit einem automatisierten Rechnungsstellungssystem entsteht ein kohärentes Ökosystem, das es ermöglicht, viele oft kaskadenartige Prozesse auf einen einzigen Klick zu reduzieren. Dies ist in großen und modernen Organisationen außerordentlich wichtig.

Fortschreitende Digitalisierung

Nach der erfolgreichen Implementierung von CATS in einer der Gesellschaften und der Beurteilung der Vorteile in Hinblick auf die Buchführung in einem anspruchsvollen Umfeld beschlossen die Entscheidungsträger in einer der staatlichen Energiegruppen, das System auf eine Schwestergesellschaft zu übertragen.

Bis zu diesem Zeitpunkt hatten die Verantwortlichen für die Personalverwaltung Excel-Tabellen zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben verwenden müssen. Über einen langen Zeitraum hatte dieses Tool die erwartete Leistung erbracht, doch irgendwann war es nicht mehr ausreichend. Im Zuge des Rollouts wurde die Abwicklung der wichtigsten Prozesse in den Bereichen Controlling, Rechnungswesen und Finanzen komplett auf SAP übertragen.

Die Mitarbeiter können nun selbst geplante Abwesenheiten und die Arbeitszeiten melden. Die Informationen werden in Echtzeit an die zuständige Abteilung zur Überprüfung weitergeleitet. Dies erleichtert die Planung der Unternehmensressourcen und die Einschätzung der Verfügbarkeit von Mitarbeitern für Projekte. Die Abrechnung mit Subunternehmern konnte ebenfalls vereinfacht werden.

Automatische Rechnungsstellung

Die erste und größte Projektphase war die Implementierung von CATS in mehreren Niederlassungen des Unternehmens. Der nächste Schritt, der den Rollout von der vorherigen Implementierung unterschied, bestand darin, die Mechanismen zur Kontrolle und Bewilligung der Arbeitszeit um die Funktion zur automatischen Rechnungsstellung zu erweitern, die eine automatische Abrechnung von Stunden und Dienstreisen an die einzelnen Unternehmen der Gruppe ermöglichen sollte.

„Die genaue Abbildung der komplexen Prozesse, wie sie für staatliche Unternehmen typisch sind, war möglich, indem wir uns auf die Einbeziehung der internen Mechanismen der Gruppe anstelle des standardmäßigen Intercompany-Prozesses verlassen haben“, sagt Arkadiusz Król, Projektmanager bei Hicron, „und durch die Nutzung der realen Geschäftsverträge waren wir in der Lage, alle Vorgaben genau einzuhalten.“ 

„Der Schritt der automatischen Rechnungsstellung unterstützt den E2E-Ansatz des gesamten Geschäftsprozesses und weist den Weg hin zu einer durchgängigen Digitalisierung der gesamten Gruppe“, ergänzt Grzegorz Zubilewicz, Key Account Manager bei Hicron.

Aus den Erfahrungen für die Zukunft lernen

Das Projekt war ein voller Erfolg, aber ein Punkt ist es dennoch wert, genauer betrachtet zu werden und seine Lektionen daraus zu lernen, um den zukünftigen Kunden Zeit sparen zu können.

Die große Aufmerksamkeit, die insbesondere dem konzeptionellen Teil gewidmet wurde, ermöglichte eine bessere Anpassung an die Bedürfnisse der Benutzer. Der endgültige Umfang der Implementierung wurde jedoch noch erweitert und wich von der ursprünglichen Version ab, die in dem Bericht vorgestellt wurde, wodurch sich auch die gesamte Umsetzung des Vorhabens verlängerte. Auch die endgültigen Kosten fielen anders aus. Kann dies in Zukunft vermieden werden?

„Die konzeptionelle Phase ist einer der wichtigsten Aspekte des gesamten Prozesses, und es ist nur folgerichtig, dass sich in dieser Phase noch Änderungen ergeben. Es ist jedoch möglich, sich darauf vorzubereiten, indem man schon im Vorfeld diejenigen Personen konsultiert, die die neuen Tools täglich nutzen werden. Auch sie werden eingeladen, an der Konzeptionsphase teilzunehmen“, betont Arkadiusz Król, „so können wir die Kosten und den Zeitaufwand für die Implementierung sowie die gewünschten Ergebnisse besser abschätzen, und der Kunde kann Überraschungen vermeiden.“