Tools für die Fernarbeit – Implementierung von Jira und bewährte Verfahren

Die Tools für die Fernarbeit aus der Atlassian-Produktpalette wurden zwar erst im Jahr 2020 so richtig populär, waren aber schon vorher auf dem Markt gewesen. Zu den bekanntesten gehört Trello, eine interaktive Kanban-Tafel, die das Aufgabenmanagement erleichtert. Dank ihm wurden die Erfinder die ersten australischen Milliardäre, die ihr Vermögen mit Technologie gemacht haben.

Für uns ist Jira mehr als nur ein implementiertes Produkt, da wir die Software von Atlassian selbst bei unserer täglichen Arbeit nutzen. Wir haben die Herausforderungen bei der Einführung und die Implementierungsarbeiten auf Kundenseite aus erster Hand erfahren, verstehen aber auch die Möglichkeiten des angebotenen Tools wie kein anderer.

Welche Instrumente der Fernarbeit verwenden wir in unserem Team?

Wir waren ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, unsere internen Prozesse zu straffen, und so begannen wir im Jahr 2016 mit der Implementierung der ersten Funktionalitäten bei Hicron. Täglich nutzen wir:

  • Jira Software,
  • Jira Confluence,
  • Jira Service Management.

Transparente Berichterstattung

Jira Software ist das beliebteste unter den Tools, die von agilen Teams empfohlen werden. Es ermöglicht ein transparentes und effizientes Management von Projekten sowie die Kommunikation innerhalb des Teams und mit Kunden. Für den Einstieg können die Nutzer fertige Vorlagen verwenden, die für Managementmodelle wie Scrum, Kanban oder DevOps bestimmt sind. Projektleiter berichten über Projektphasen, mögliche Schwierigkeiten oder zeigen einfach den Stand der Arbeiten auf. Die Vielseitigkeit des Tools sorgt dafür, dass es nicht nur von Entwicklern oder Beratern verwendet werden kann. Bei Hicron ist der Hauptnutznießer des Systems die Vertriebsabteilung.

Vorteile bei der Nutzung von Jira Software:

  • Planung von Aufgaben
  • Erweiterte Agile Dashboards
  • Transparente Berichterstattung
  • Umfassende Konfigurierbarkeit
  • Instrument für die Kundenkommunikation
  • Überwachung der Fortschritte

Wissen auf den Punkt gebracht

Das Wissenskompendium in Form von Jira Confluence kann von allen Anwendern bearbeitet und exakt nach den Bedürfnissen des Kunden aufgebaut werden. Sie entscheiden darüber, welche Inhalte aufgenommen werden. In unserer Organisation speichern wir dort u. a. Projektdokumentationen, Rollenbeschreibungen für Teams, FAQs und vieles mehr. Der benutzerfreundliche Editor ähnelt dem von Microsoft Office bekannten. Wie Google Drive bietet Ihnen Confluence die Möglichkeit, Dateien in beliebiger Form zu speichern und die Zugriffsrechte darauf festzulegen.

Das Tool ist nützlich für den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter, insbesondere für diejenigen, die sich für die Arbeit aus der Ferne entschieden haben. Damit ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen.

Wie war es früher?

Dateien in verschiedenen Formaten und Versionen wurden per E-Mail ausgetauscht, die neueste Version eines bestimmten Dokuments war nicht geregelt, die Kollegen mussten zu allem befragt werden … Vor allem, wenn man täglich aus der Ferne arbeitet, ist dies sehr zeitaufwendig. Es gab Schwierigkeiten bei der internen Kommunikation, und es bestand die Gefahr, dass Projektdaten versehentlich an Unbefugte weitergegeben werden. Auch die Möglichkeit zum Austausch von Dateien, insbesondere von großen Dateien, war begrenzt, und die Nutzung externer Plattformen warf Sicherheitsbedenken auf.

So sieht es inzwischen aus

Die geordneten Ressourcen befinden sich in benannten Ordnern, die Sicherheit wurde erheblich verbessert, indem der Zugang nur denjenigen gewährt wird, die sich für den jeweiligen Bereich interessieren. Es wurde eine umfassende Wissensbasis über das Angebot geschaffen, die Verfügbarkeit von Kontaktdaten ausgewählter Personen in der Abteilung wurde erhöht und aktuelle Dokumentenvorlagen sind stets verfügbar.

Bei Confluence handelt es sich auch um ein leistungsfähiges internes Kommunikationsinstrument. Es ermöglicht Ihnen, ein umfangreiches Intranet zu erstellen – einen Blog oder einen Ort zum Austausch von Informationen. Durch die Möglichkeit des Versendens wird sichergestellt, dass niemand die wichtigsten Ankündigungen verpasst. Die zusätzliche Möglichkeit, es mit der Jira Software oder dem Service Management zu verknüpfen, macht es zur zentralen Drehscheibe für das Projektmanagement.

Fernarbeit und effiziente Kommunikation

Jira Service Management ist ein unschätzbares Werkzeug für Serviceberater. Es bietet die Möglichkeit, über Projekte und Entwicklungsarbeiten zu berichten, und hat den zusätzlichen Vorteil einer einfachen und benutzerfreundlichen Schnittstelle. Die Automatisierung von Prozessen, die Aufnahme von Tickets in die Warteschlange oder die Überwachung von Indikatoren beschleunigen die Arbeit der Kundendienstmitarbeiter und verbessern die Qualität der erbrachten Dienstleistungen in erheblichem Maße.

Durch die Verknüpfung mit der Wissensdatenbank in Confluence kann der Benutzer bereits vor dem Einreichen einer Frage oder eines Tickets die Lösung für ein bestimmtes Problem selbst finden.

Umfassende Unterstützung

Da wir die Implementierung der Atlassian-Software selbst erlebt haben, wissen wir, dass es trotz aller Vorteile nicht einfach ist, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, das neue Remote-Working-Tool auch zu nutzen. Deshalb unterstützen unsere Spezialisten Sie nicht nur bei der Implementierung der Software selbst, sondern auch während des gesamten Prozesses, also von der Planung über das Veränderungsmanagement bis hin zum Service. All dies, um das schlummernde Potential von Jira optimal zu nutzen.

Einzelheiten finden Sie im Angebot.

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