Bei SAP handelt es sich um ein fortschrittliches ERP-System (Enterprise Resource Planning), das die Verwaltung verschiedener Geschäftsprozesse in Unternehmen unterstützt, beispielsweise in den Bereichen Buchhaltung, Logistik, Personalverwaltung, Fertigung oder Vertrieb. Im Folgenden werden die Funktionsweise und die wichtigsten Grundprinzipien von SAP erläutert:
1. Modularer Aufbau des Systems
SAP setzt sich aus Modulen zusammen, von denen jedes einzelne für einen bestimmten Geschäftsbereich des Unternehmens vorgesehen ist. Beispiele für Module sind etwa die folgenden:
- FI (Financial Accounting) – Finanzbuchhaltung.
- CO (Controlling) – Controlling und Kostenanalyse.
- MM (Materials Management) – Materialwirtschaft und Beschaffung.
- SD (Sales and Distribution) – Verkauf und Vertrieb.
- HR (Human Resources) – Personalwirtschaft.
Die einzelnen Module sind miteinander integriert, so dass die in einem Bereich eingegebenen Daten auch in den anderen Bereichen verfügbar sind.
2. Zentrale Datenbank
SAP funktioniert auf Basis einer einzigen gemeinsamen Datenbank, was sicherstellt, dass die Daten im gesamten System auch konsistent und aktuell sind. Ein Beispiel:
Wenn eine Warenlieferung im Modul MM angenommen wird, erscheinen die Daten auch automatisch im Modul FI als Buchungsposten.
Sämtliche Datenänderungen in einem Modul werden automatisch in den anderen Modulen aktualisiert.
3. Geschäftsprozesse in SAP
SAP ermöglicht die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Beispiele für Prozesse sind die folgenden:
- Anlegen einer Bestellung im Modul MM, wobei ihre Umsetzung und anschließende Abrechnung dann im Modul FI erfolgt.
- Verkauf des Produkts im Modul SD und Erstellung der entsprechenden Buchhaltungsbelege im Modul FI.
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Berechnung von Gehaltszahlungen im Modul HR.
Mit SAP können Unternehmen:
- Fehler vermeiden, die durch eine manuelle Dateneingabe verursacht werden.
- die Prozesseffizienz durch eine Vereinheitlichung der Abläufe erhöhen.
4. Benutzeroberfläche
SAP bietet verschiedene Wege, mit dem System zu interagieren:
- SAP GUI (Graphical User Interface) – das klassische Benutzerfenster, in dem man die Daten eingibt und Operationen vornimmt.
- SAP Fiori – eine moderne Oberfläche, die in einem Webbrowser verfügbar ist und für mobile Geräte optimiert worden ist.
5. Transaktionen in SAP
SAP arbeitet auf der Basis von Transaktionscodes, die einen schnellen Zugriff auf bestimmte Systemfunktionen ermöglichen.
Beispiele:
- ME21N – Anlegen einer Bestellung.
- VF03 – Anzeige von Rechnungen.
- FB50 – Buchung von Finanzdokumenten.
Der Benutzer gibt den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein und führt den entsprechenden Vorgang aus.
6. Flexibilität und Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens
Bei SAP handelt es sich um ein konfigurierbares System. Es kann also an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, wie etwa die folgenden:
- Erstellung von benutzerdefinierten Berichten.
- Erstellung von neuen Berechtigungsobjekten.
- Ergänzung des Systems um zusätzliche Funktionen durch Erweiterungen und Integrationen.
7. Vorteile durch die Nutzung von SAP
Integration von Daten und Prozessen – sämtliche Abteilungen des Unternehmens arbeiten mit denselben aktuellen Daten.
- Fehlerreduzierung – Reduzierung der Fehlerzahl durch Automatisierung.
- Effizienzsteigerung – Vereinfachung und Vereinheitlichung der Prozesse.
- Skalierbarkeit – Erweiterung des Systems, wenn das Unternehmen wächst.
SAP ist ein wesentliches Instrument für viele große Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse effizient verwalten wollen.
