Możliwość upraszczania i uporządkowania poszczególnych obszarów działalności biznesu z pomocą zaawansowanych rozwiązań informatycznych ułatwia prowadzenie biznesu, eliminuje zarówno papierowe dokumenty, jak i ewentualne pomyłki. Dane, które gromadzą firmy, mogą stać się nie tylko potrzebnym do raportowania zasobem, lecz także źródłem nowych biznesowych możliwości, opartych o narzędzia analityczne powiązane z Business Intelligence czy Big Data.
Przykazanie I: Co możesz, przenieś na zewnątrz
Zewnętrzni usługodawcy nastawiają się dziś na ścisłą współpracę z klientami, oferując często rozwiązania „szyte na miarę” w miejsce gotowych produktów wyjętych prosto z pudełka. Taka metodologia zakłada w pierwszej kolejności dokładne poznanie potrzeb firmy, jej planów rozwojowych, filozofii działania oraz – przede wszystkim – wszystkich procesów biznesowych jakie w niej zachodzą.
Współpraca na zasadzie partnerstwa, oparta na powyższych założeniach, przynosi więcej korzyści niż prosta relacja podwykonawca – klient. Umożliwia lepsze dobranie produktów i elastyczną kooperację; tym samym efekt końcowy jest dla klienta zdecydowanie bardziej zadowalający.
Olbrzymią rolę w tym procesie pełnią wewnętrzne działy IT, które stanowią merytoryczny łącznik pomiędzy firmą prowadzącą outsourcing usług a macierzystą organizacją. Posiadają oni niezbędną wiedzę o procesach i realiach biznesu, a jednocześnie – właśnie dzięki outsourcingowi – nie muszą skupiać się na pracach wymagających unikalnych kompetencji.
Przykazanie II: Chłodna kalkulacja: to się opłaca
Trudno byłoby wskazać jednoznaczne przesłanki, których zaistnienie warunkuje decyzję o rozpoczęciu outsourcingu. Wnikliwa kalkulacja kosztów związanych z danym obszarem działania infrastruktury IT pozwoli rozważyć najlepsze opcje. Dla przykładu: firma niekoniecznie musi ponosić wielotysięczne koszty budowy własnej serwerowni, na której utrzymywany będzie centralny system zarządzania przedsiębiorstwem. Może zdecydować się na jeden z modeli outsourcingowych, dzierżawiąc całość lub część potrzebnej przestrzeni w zewnętrznej serwerowni, gdzie dostawca gwarantuje określone parametry i warunki utrzymania ciągłości działania serwerów.
Warto także wziąć pod uwagę kwestie związane z outsourcingiem specjalistów o unikalnych kompetencjach. Dla przykładu: zatrudnienie wewnętrznego zespołu odpowiedzialnego za utrzymanie systemu SAP w firmie często jest co najmniej nieopłacalne. Wymaga to zatrudnienia wielu fachowców odpowiedzialnych za poszczególne obszary, w tym konsultantów finansowych, logistycznych itp. Koszty te są niewspółmiernie wysokie w porównaniu do kosztów outsourcingu tej usługi.
Przykazanie III: Maintenance, dbaj o aktualizacje i korzystaj z know-how
Pojęcie maintenance można tłumaczyć zarówno jako konserwację jak i utrzymanie. Określenie to znajduje zastosowanie także w odniesieniu do systemów informatycznych. Choć nie istnieją one fizycznie, także wymagają odpowiednich prac konserwacyjnych, które zapewniają ciągłość ich funkcjonowania. W odniesieniu do popularnych systemów ERP usługa maintenance polega zarówno na wykonywaniu bieżących aktualizacji systemu, jak i dostępowi do szeregu szkoleń, warsztatów i bazy wiedzy praktyków zajmujących się tworzeniem tych rozwiązań.
Przykazanie IV: Zdalna administracja – specjaliści bez granic
Zdalna opieka nad systemami ERP ma szczególne znaczenie w dzisiejszym świecie, często nazywanym globalną wioską. Technologie informatyczne umożliwiają zacieranie formalnych granic pomiędzy państwami i kontynentami, a tym samym – pracę i bieżącą współpracę pomiędzy firmami na całym świecie.
Wygodne systemy raportowania błędów, oparte na zasadzie ticketów gwarantują, że każde zgłoszenie wychodzące zostanie przydzielone do właściwego specjalisty. Użytkownik systemu ma także stały podgląd na aktualny status realizacji ticketu oraz możliwość kontaktu z konsultantem niezależnie od lokalizacji.
Przykazanie V: Pozwól środowisku IT rozwijać się razem z Twoją firmą
Oprócz prac konserwacyjnych i aktualizacji, nieodłącznym elementem cyklu życia systemu IT jest jego rozwój. Nowe podmioty w strukturze firmy, linie produkcyjne, obszary działalności oznaczają jednocześnie nowe obszary biznesowe, które należy pokryć odpowiednimi funkcjonalnościami systemu. W przypadku systemów ERP prace rozwojowe są prowadzone przez zespoły serwisów aplikacyjnych, które na bieżąco odpowiadają na zapotrzebowanie użytkowników.
Ten obszar także warto powierzyć firmom zewnętrznym; to także często naturalna kontynuacja współpracy nawiązanej przy okazji wdrożenia rozwiązań IT. Doskonała znajomość konfiguracji środowiska informatycznego, procesów biznesowych oraz specyfiki działalności firmy pozwala na szczególnie trafną analizę potrzeb i dobrą, partnerską współpracę.
Jedną z bardziej aktualnych definicji outsourcingu jest właśnie przenoszenie części niszowych kompetencji na zewnątrz firmy. Efektem dobrze zaplanowanego outsourcingu jest nie tylko uporządkowanie struktury wewnętrznej przedsiębiorstwa, ale także oszczędności finansowe oraz możliwość skupienia się na kluczowych aspektach działalności firmy w miejsce inwestycji w poboczne obszary działalności.
