E-faktury – wszystko, co powinieneś wiedzieć o KSEF

Co to jest KSeF (faktury ustrukturyzowane)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy podatnikom do wystawiania, udostępniania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2024 roku będzie on jedyną platformą elektronicznego fakturowania do korzystania, z której zobowiązani będą wszyscy podatnicy. Ma on również ułatwić przedsiębiorcom archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów, dane w systemie mają być przechowywane przez okres 10 lat.

Faktury ustrukturyzowane to rodzaj faktur elektronicznych wystawionych w KSeF. Charakteryzują się:

• przydzielonym numerem identyfikacyjnym;
• formatem xml zgodnym ze strukturą logiczną e-faktury.

W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane są rozwiązaniem dobrowolnym dla przedsiębiorców. Formę faktur ustrukturyzowanych mogą mieć wszystkie zwykłe faktury VAT, faktury korygujące czy faktury konsumenckie, natomiast ustawa nie obejmuje faktur wystawionych na kasach fiskalnych online oraz faktur proforma, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy VAT.

Ustawa o KSeF – podstawowe informacje

Ministerstwo Finansów 1 grudnia 2022 roku zajęło się projektem ustawy dotyczącej VAT, tym samym podjęło się próby wprowadzenia centralnego systemu pośredniczącego w obiegu faktur ustrukturyzowanych pomiędzy podmiotami gospodarczymi i dania swobodnego dostępu organom skarbowym do wszystkich danych i dokumentów.

Podstawą prawną dla KSeF są:

• zmiana w ustawie o podatku od towarów i usług z 29 października 2021 roku;
• decyzja Rady Unii Europejskiej z dnia 17 czerwca 2022 roku.

Jakie kary grożą za niewdrożenie postanowień ustawy?

Od 1 lipca 2024 roku naczelnik urzędu skarbowego będzie miał prawo nałożyć karę na podatnika za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej lub nieprzesłania jej w terminie. Jej wysokość będzie wynosić:

• do 100% wykazanego podatku na fakturze;
• do 18,7% kwoty należnej ogółem na fakturze.

Każdorazowo jednak nie mniej niż 1000 złotych w przypadku faktury niezgodnej ze schemą i 500 złotych za przekroczenie przepisowego terminy jej wystawienia.

Jak działa KSeF?

Fakturę najpierw należy przygotować w swoim systemie księgowym, a następnie uwierzytelnić ją w KSeF np. poprzez użycie podpisu kwalifikowanego. Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur otrzymuje się poprzez założenie indywidualnego konta i uwierzytelnienie go np. poprzez podpis zaufany.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie się odbywać według schematu:

1. Generowanie przez sprzedawcę pliku faktury w formacie xml.
2. Oprogramowanie do obsługi faktur elektronicznych komunikuje się z Krajowym Systemem e-Faktur i przesyła do niego plik.
3. Jeśli plik jest zgodny ze standardem i zostanie zweryfikowany pozytywnie, zostaje mu nadany indywidualny numer. Jednocześnie faktura ustrukturyzowana zostaje dostarczona do odbiorcy. W taki przypadku data wystawienia faktury jest równoznaczna z datą jej nadania.
4. Po akceptacji Krajowy System e-Faktury przesyłam do nadawcy Urzędowe Poświadczenie Odbioru, a odbiorca może pobrać dokument bezpośrednio z systemu lub poprzez wdrożone w przedsiębiorstwie i zintegrowane z KSeF oprogramowanie.

Co w okresie awarii KSeF?

W przypadku awarii KSeF lub wystąpienia sytuacji kryzysowej istnieje możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej zgodnie z schema XSD i dostarczenia jej do nabywcy poza systemem. Jednak w terminie do 7 dni po zakończeniu awarii wystawca będzie miał obowiązek przesłać fakturę do KSeF w celu nadania jej numeru identyfikacyjnego.

KSeF – terminy

Od 1 stycznia 2022 roku do 31 grudnia 2023 System e-Faktur jest jedną z dopuszczanych form dokumentowania transakcji dla wszystkich przedsiębiorców, obok faktur papierowych i elektronicznych. Warto jednak wcześniej zainteresować się zmianami, ponieważ w wielu organizacjach będą one wymagały aktualizacji oprogramowania do wystawiania faktur czy systemów finansowo-księgowych m.in. systemu SAP. W tym wdrożenia logicznej struktury e-faktury czy dostosowanie do komunikacji z KSeF.

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 roku. Od tego momentu będzie on jedyną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji dla wszystkich podatników VAT, a dokumenty wystawione poza KSeF nie będą uznawane za faktury.

FAQ – 7 najważniejszych pytań o KSeF

Czy KSeF jest obowiązkowy czy dobrowolny?

Do dnia 1 lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dla podatników dobrowolne. Oznacza to, że zgodnie z decyzją Rady Unii Europejskiej do 2024 roku KSeF pozostaje rozwiązaniem dla chętnych.

Po tym terminie jednak staje się obowiązkowy wszystkich podatników VAT, dlatego warto wcześniej zapoznać się z wytycznymi i przygotować na wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w swojej firmie.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Dostęp do testowej aplikacji KSeF jest możliwy od 7 kwietnia 2022 roku. Mogą z niej korzystać wszyscy podatnicy i podmioty uprawnione. Ważne jest, aby podczas korzystania z wersji testowej używać anonimowych danych.

Do informacji przechowywanych w KSeF dostęp będzie miał:

• właściciele firm;
• osoby uprawnione przez właściciela po złożeniu odpowiedniego zawiadomienia (np. księgowy);
• anonimowi użytkownicy, którzy znają szczególne cechy dokumentów np. numer faktury.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Faktura ustrukturyzowana może zostać wystawiona przy użyciu:

• darmowego narzędzia oferowanego przez Ministerstwo Finansów dla małych podatników;
• rozwiązania komercyjnego, w tym autorskiego modułu Hicron, który pozwala w pełni zautomatyzować proces wystawiania faktury ustrukturyzowanych w systemie SAP, by nie obciążać działów finansowych organizacji dodatkowymi obowiązkami i gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych poufnych.

Jak odbierać faktury ustrukturyzowane?

Podobnie, jak w przypadku wystawienia, odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe tylko przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) i zintegrowanego z nim oprogramowania księgowo-finansowego. W tym wypadku niezbędna jest również zgoda odbiorcy na jej otrzymanie. Jeśli nie zaakceptuje on takiej formy, faktura powinna zostać wystawiona w KSeF, ale również wysłana tradycyjnie: drogą elektroniczną lub w formie papierowej w przynajmniej dwóch egzemplarzach.

Faktura ustrukturyzowana uznana jest za otrzymaną i wprowadzoną do obiegu prawnego po przydzieleniu jej numeru w systemie.

Kto może korzystać z KSeF?

Od 1 lipca 2024 każdy podatnik VAT będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF). Obejmuje on również podatników podmiotowo zwolnionych z VAT, czyli firmy o rocznym obrocie mniejszym niż 200 tysięcy, a także podmioty mające swoje siedziby na terytorium Polski.

Obowiązkiem KSeF nie będą natomiast objęci podatnicy, korzystający z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług m.in.:

• międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób;
• szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Czy Krajowy System e-Faktur zastąpi JPK?

Wdrożenie w firmie Krajowego Systemu e-Faktur znosi obowiązek przesyłania pliku JPK do organów podatkowych. Wszystkie niezbędne informacje dla fiskusa będą zawarte w fakturach ustrukturyzowanych, ponieważ charakteryzują się one większą szczegółowością danych niż JPK.

Jest to kolejny krok na drodze upraszczania i uszczelniania systemu podatkowego w Polsce.

Jakie dokumenty do KSeF?

W Krajowym Systemie e-Faktur powinny zostać zarejestrowane dokumenty typu:

• faktura sprzedażowa;
• faktura zaliczkowa;
• faktura finalna;
• faktura VAT;
• korekty do faktury.

W Hicron na bieżąco monitorujemy zmiany w przepisach związanych z KSeF, by nasze autorskie rozwiązanie integracji systemu SAP z KSeF odpowiadało zarówno sytuacji prawnej, jak i potrzebom naszych Klientów. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie w organizacji faktur ustrukturyzowanych to czasem nie tylko aktualizacja oprogramowania, ale również zmiany w procesach biznesowych czy treści umów z kontrahentami.

Zapraszamy do kontaktu, nasi eksperci przedstawią rozwiązanie i odpowiedzą na wszystkie pytania.