Integralność danych – co to takiego?
Zacznijmy od tego, czym jest integralność danych z systemem. To nic innego, jak ich spójność, poprawność i rzetelność. Aby umożliwić organizacji sprawne działanie, informacje we wszystkich wykorzystywanych w firmie programach powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.
Liczy się także ich precyzyjność, która zależy m.in. od dokładności wprowadzania danych i stosowania jasno określonych standardów kontroli. W jej uzyskaniu pomocne może okazać się wprowadzenie procedur, dotyczących skrótów, znaków interpunkcyjnych, wielkości liter, itp. Integralność danych z systemem polega także na unikaniu ich powielania.
Jakie są cele zapewnienia integralności i spójności danych?
Integralność danych z systemem to kluczowy element dla sprawnego zarządzania w firmie, niezależnie od jej wielkości oraz ilości przechowywanych informacji. To dlatego tak wiele organizacji decyduje się obecnie na przeprowadzenie transformacji cyfrowej i wprowadzenie zintegrowanego systemu SAP, który skupia w sobie procesy z wszystkich obszarów w danej organizacji, co sprzyja poprawie przepływu danych w firmie.
Integralność danych z systemem pozwala błyskawicznie podejmować kluczowe dla biznesu decyzje i ułatwia uzyskanie konkurencyjnej przewagi na rynku. Korzystanie z zaawansowanych technologicznie rozwiązań pozwala na dokonywanie automatycznych analiz i wyciąganie wniosków. To z kolei prowadzi do bardziej wydajnego wykorzystywania zasobów, a co za tym idzie, ograniczenia kosztów. Zapewnienie integralności danych z systemem to pierwszy krok w stronę optymalizacji procesów, efektywniejszego planowania i zarządzania.
Integralność danych z systemem – jak ją zapewnić?
Aby uniknąć duplikowania danych i zapewnić członkom zespołu dostęp do nich i możliwość dzielenia się nimi w czasie rzeczywistym, warto zdecydować się na automatyzację procesów biznesowych poprzez wdrożenie rozwiązań SAP. Do działań, sprzyjających integralności danych z systemem należy jego regularne audytowanie, w celu wykrywania ewentualnych nieprawidłowości i identyfikacji zagrożeń. To pozwala na błyskawiczną reakcję i podjęcie odpowiednich działań.
Inne sposoby, zapewniające integralność danych z systemem to:
- regularne tworzenie kopii zapasowych
- wdrożenie mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji
- regularne aktualizacje oprogramowania i zabezpieczeń
- zastosowanie technologii szyfrowania danych
Warto wiedzieć, że powyższe sposoby wykorzystywane są w systemie SAP, który ma wbudowane narzędzia do audytowania, ułatwiające identyfikację zagrożeń dla integralności danych. Zapewnia także zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak kontrole dostępu, autoryzacja i uwierzytelnianie. SAP oferuje również scentralizowane przechowywanie danych, co znacząco ułatwia ich monitorowanie i ogranicza ryzyko ich utraty. Kluczowa dla utrzymania spójności informacji jest też możliwość automatyzacji procesów biznesowych w SAP.
Jak SAP wspiera integralność danych?
Dzięki wbudowanym mechanizmom, SAP sprzyja ochronie spójności danych w systemie. Wprowadzeniu błędnych informacji zapobiegają zdefiniowane reguły walidacji i blokad (np. w module FI lub MM). Dostęp do wrażliwych danych posiadają wyłącznie upoważnieni użytkownicy, a takie narzędzia, jak SAP Data Services i SAP Information Steward wspierają procesy czyszczenia, walidacji i profilowania danych.
Integralność danych w środowiskach hybrydowych można utrzymać dzięki mechanizmom replikacji i integracji zewnętrznych systemów. Zmiany między systemami przenoszone są w kontrolowany sposób, co ogranicza ryzyko uszkodzenia danych.
Ochrona integralności danych w systemie SAP
Pełnej integralności danych w systemie SAP sprzyja wdrożenie spójnej strategii, obejmującej regularne testy i audyty danych. Weryfikacja poprawności rekordów i spójności między modułami zapobiega problemom z integralnością danych. Nie bez znaczenia jest również proces zarządzania danymi głównymi i ustanowienie jednego źródła prawdy, podobnie jak automatyzacja procesów, eliminująca konieczność ręcznego przepisywania informacji oraz szkolenia użytkowników z zakresu odpowiedzialności za dane.
Migracja systemu a integralność danych
Pojęcie integralności danych staje się istotne także w przypadku migracji do nowego systemu lub upgrade’u jego wersji. Podczas przeniesienia informacji do systemu SAP, klient może użyć przeznaczonego do tego narzędzia od firmy SAP, a także skorzystać ze sprawdzonych rekomendacji i procedur dotyczących takiej migracji (m.in. w ramach usługi SAP OS/DB Migration Check). Proces ten zaczynamy zazwyczaj od wyboru między kopią homogeniczną i kopią heterogeniczną. Należy też pamiętać, że sama migracja danych nie oznacza jeszcze upgrade’u systemu, ale jest jego nieodzownym elementem.
Integralność danych – co jej zagraża?
Wiesz już, dlaczego integralność danych jest tak istotna. Do czego może doprowadzić jej utrata? Jej skutkiem mogą być błędne analizy, brak zaufania do systemu, a nawet straty finansowe. Zagrożeniem dla integralności danych są błędy ludzkie, takie jak przypadkowe usunięcie rekordów lub wprowadzenie niewłaściwych danych. Inne czynniki ryzyka to:
- awarie sprzętu lub oprogramowania
- ataki cybernetyczne
- brak kontroli wersji i spójności między systemami, a co za tym idzie, rozbieżności danych między zintegrowanymi aplikacjami
Wyżej wymienione zagrożenia mogą negatywnie wpłynąć na integralność danych. Co to oznacza w praktyce? Ryzyko tworzenia błędnych raportów, problemy operacyjne, duplikowanie informacji czy niezgodności finansowe. Brak integracji wiąże się nie tylko ze spadkiem efektywności działań, ale też rentowności firmy i jej wiarygodności na rynku.
Integralność danych w systemie SAP stanowi nie tyle techniczną, co strategiczną kwestię. Dzięki niej przedsiębiorstwa mogą podejmować decyzje w oparciu o rzetelne informacje. Ochronę integralności danych warto traktować jako inwestycję w stabilność i konkurencyjność firmy.
