Programy do Pracy Zdalnej - Polecamy Narzędzia dla Twojej Firmy!

Spis treści:

Praca z domu jest normą już od kilku lat i wszystko wskazuje na to, że w jakiejś formie zostanie z nami na dłużej. W międzyczasie wiele firm rozrosło się do rozmiarów, gdzie organizacja działań sprawia problemy. Z kolei duże biznesy, które wdrożyły już w większości narzędzia umożliwiające wykonywanie zadań na odległość, weryfikują swoje wybory lub poszukują partnerów, którzy pomogą w ich utrzymaniu. Niezależnie zatem od wielkości organizacji stoją przed pytaniem – jakie narzędzia do pracy zdalnej będą dla mnie najlepsze?

Home office uregulowany prawnie

Od kwietnia 2023 świadczenie zdalnej pracy zostało uregulowane prawnie. Od tego czasu obowiązki służbowe można już wykonywać całkowicie lub częściowo z dowolnego miejsca na świecie. Uzgodnienie o świadczeniu pracy poza firmą zawierane jest nie tylko na początku, ale również w trakcie trwania zatrudnienia.

Domowa przestrzeń robocza powinna być zaaranżowana według standardów BHP, co w dużej części zależy do pracownika. Ustawa nakłada jednak na pracodawcę m.in. obowiązek dostarczenia narzędzi, które umożliwią pracę zdalną.

Nowa rzeczywistość wymaga nowych rozwiązań

Wideokonferencje, przesyłanie plików na chmurę, praca zespołowa za pomocą wiadomości tekstowych na komunikatorach czy łączonym dokumencie. Jeszcze przed 2020 rokiem tylko nieliczni decydowali się na pracę w trybie online. Dziś – to codzienność. Do świata wirtualnego przeniosło się wiele firm, sklepów i usług, które wcześniej nawet nie myślały o cyfrowej przygodzie.

Wiele z nich nie planuje powrotu do biura lub zamknięcia uruchomionych już kanałów dystrybucji. Jak pokazują prowadzone przez dwa lata badania Great Place to Work, znacząco wzrosła produktywność pracy. Dzięki wprowadzeniu sprzedaży omnichannel firmy mają dostęp do dużo szerszej grupy klientów.

Wraz z koniecznością wejścia w digital pracodawcy zaczęli szukać najlepszych programów do pracy zdalnej.

Narzędzia do organizacji pracy zdalnej pod ręką

Narzędzia do pracy zdalnej z wachlarza produktów Atlassian, chociaż prawdziwą popularność zdobyły w 2020 roku, na rynku obecne były już wcześniej. Do najbardziej rozpoznawalnych należy Trello – interaktywna tablica Kanbanowa, ułatwiająca zarządzanie zadaniami. To dzięki nim, twórcy stali się pierwszymi w Australii miliarderami, którzy swój majątek zbudowali na technologii.

Jira nie jest dla nas jedynie kolejną pozycją z oferty, ponieważ sami na co dzień korzystamy z oprogramowania Atlassian. Na własnej skórze poznaliśmy wyzwania związane z jego wprowadzeniem, pracę wdrożeniową po stronie klienta, ale też jak nikt inny rozumiemy możliwości oferowanego narzędzia.

Jakie narzędzia do pracy zdalnej wykorzystujemy w naszym zespole?

Stale szukaliśmy sposobów, by usprawniać procesy wewnątrz naszej organizacji, dlatego w 2016 roku rozpoczęliśmy prace nad wdrożeniem w Hicron pierwszych funkcjonalności. Na co dzień korzystamy z:

- - Jira Software,
  - Jira Confluence,
  - Jira Service Management.

To właśnie z wewnętrznych potrzeb narodził się konsulting Atlassian w Hicron.

Transparentne raportowanie w Jira Software

Jira Software jest najpopularniejszym programem do pracy zdalnej polecanym przez zespoły Agile. Umożliwia przejrzyste i efektywne zarządzanie projektami, komunikacją w zespole oraz klientami. Na start użytkownicy mogą skorzystać z gotowych szablonów przygotowanych pod modele zarządzania takie jak Scrum, Kanban czy DevOps. Project Managerowie raportują fazy projektu, ewentualne trudności lub po prostu pokazują status prac. Wszechstronność sprawia, że korzystać mogą z niego nie tylko programiści. W Hicron głównym beneficjentem systemu jest Dział Sprzedaży.

Korzyści z wykorzystania Jira Software:

- - Planowanie zadań
  - Zaawansowane tablice Agile
  - Przejrzyste raportowanie
  - Szeroka możliwość konfiguracji
  - Narzędzie komunikacji z klientem
  - Monitorowanie postępów i czasu pracy

Wiedza w pigułce – Jira Confluence

Kompendium wiedzy w postaci Jira Confluence może być edytowane przez wszystkich użytkowników i zbudowane dokładnie pod potrzeby klienta. To oni decydują, jakie treści są w nim zawarte. W naszej organizacji przechowujemy tam m.in. dokumentację projektową, opis ról w zespołach, FAQ i wiele innych. Przyjazny dla użytkownika edytor jest podobny do tego znanego z pakietu Microsoft Office. Podobnie jak Google Drive, Confluence daje możliwość przechowywania plików w dowolnej formie i ustalenie do nich dostępów.

Narzędzie przydatne jest w procesie onboardingu nowych pracowników, szczególnie tych, którzy wybrali pracę zdalną. Dzięki temu wszystkie niezbędne informacje mają pod ręką.

Jak było?

Pliki w różnych formatach i wersjach znajdowały się na różnych urządzeniach. Wymieniane były drogą mailową. Nie była ustalona najnowsza wersja danego dokumentu, a o wszystko trzeba było pytać współpracowników. Szczególnie kiedy codziennością jest praca zdalna, zajmuje to bardzo dużo czasu. Występowały trudności w komunikacji wewnętrznej, oraz pojawiło się ryzyko przypadkowego przekazania danych projektowych osobom niepowołanym. Ograniczona była też możliwość udostępniania plików, szczególnie dużych, a korzystanie z zewnętrznych platform budziło obawy pod kątem bezpieczeństwa.

Tak jest teraz

Uporządkowane zasoby znajdują się w opisanych folderach, nastąpiła znaczna poprawa bezpieczeństwa przez udzielenie dostępu jedynie zainteresowanym danym obszarem osobom. Stworzona została obszerna bazy wiedzy o ofercie, zwiększyła się dostępność danych kontaktowych do wybranych osób z działu, a aktualne wzory dokumentów są zawsze pod ręką.

Confluence to także potężne narzędzie komunikacji wewnętrznej. Pozwala na stworzenie pełnowymiarowego intranetu — bloga czy miejsca do wymiany informacji. Możliwość wysyłania sprawi, że nikomu nie umkną najważniejsze ogłoszenia. Dodatkowa opcja połączenia go z Jira Software czy Service Management sprawia, że staje się głównym ośrodkiem zarządzania projektami.

Praca z domu a skuteczna komunikacja – Jira Service Management

Jira Service Management jest nieocenionym narzędziem dla konsultantów serwisowych. Daje możliwość zgłaszania projektów i prac rozwojowych, a jego dodatkową zaletą jest prosty i przyjazny użytkownikowi interfejs. Automatyzacja procesów, kolejkowanie zgłoszeń, czy monitorowanie wskaźników zwiększają tempo pracy osób odpowiedzialnych za obsługę klienta i znacząco podnoszą jakość świadczonych usług.

Możliwość połączenia go z bazą wiedzy w Confluence sprawia, że jeszcze przed złożeniem zapytania, użytkownik może sam znaleźć rozwiązanie danej trudności.

Atlassian rozwiązuje również kwestię komunikacji w zespołach, pozwalając na integrację z jedną z dostępnych na rynku aplikacji. To nie tylko Teams, ale również alternatywy dla Microsoft, jak np. Slack. Jednym kliknięciem zadania z firmowego czatu można przenieść np. do kalendarza w Jirze lub poszczególnych zadań, jednocześnie udostępniając je w kilku kanałach komunikacji.

Customizacja Jiry przez zespoły

Podobnie jak w przypadku aplikacji na telefon, australijski producent również przewiduje możliwość instalowania rozszerzeń lub osobnych aplikacji biurowych we własnym zakresie. Atlassian Maketplace to intuicyjny sklep aplikacyjny, który zapewni najlepsze narzędzia do pracy zdalnej wszystkim zespołom, niezależnie od tego czy jest to marketing, developerzy, HR, finanse, czy jakiekolwiek inne. Narzędzia do pracy grupowej posegregowane są w intuicyjny sposób z całym wachlarzem dostępnych filtrów. Znajdują się tam również informacje o licencji, producencie czy bezpieczeństwie.

Wyższy poziom dla użytkowników SAP

Narzędzia zwiększające produktywność i ułatwiające organizację pracy można bez problemu zintegrować z SAP, najbardziej rozpoznawalnym systemem ERP na świecie. Dzięki temu korzystanie z aplikacji nie wymaga kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych do systemu.

Oto przykład funkcjonalności, jaką umożliwia integracja Jiry z SAP: wpisane w Jirze rozliczenie czasu pracy automatycznie przenoszone jest do SAP, gdzie zostaje uzupełnione o specyficzne dla pracownika elementy. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko popełnienia błędu i ewentualne problemy ze spójnością danych. Program oferuje też intuicyjny interfejs, dostosowywany pod specyficzne potrzeby spółki, aby śledzić transfery danych.

Bezpłatna konsultacja

Przeprowadzane przez nas wdrożenia systemów Atlassian to nasza duma. Wspieramy dziesiątki przedsiębiorstw w procesie implementacji rozwiązań australijskiego producenta. Sami zaczynaliśmy swoją przygodę we wspomnianym obszarze od pracy z pomocą tych narzędzi. Pozwoliły one utrzymać nasz stały rozwój i postanowiliśmy wspierać w nim innych. Dzięki wieloletnim działaniom nad rozbudowaniem funkcjonalności narzędzi tej firmy w naszej i innych organizacjach poszerzyliśmy swoje usługi i stworzyliśmy zespół Atlassian Konsulting. Pod jego opieką przeprowadzane są wszystkie projekty implementacji JIRA, Confluence i innych produktów tej marki.

Postanowiliśmy pójść o krok dalej i jeszcze bardziej rozbudować naszą ofertę w tym zakresie. Utworzyliśmy bezpłatną usługę konsultacji dotyczących produktów Atlassian. W jej trakcie przeanalizujemy, specyfikę Twojej firmy, następnie w ciągu 2* dni otrzymasz propozycję rozwiązania, pokrywającą wszystkie potrzeby, oszczędzając Ci czasu, który należy poświęcić na badania rynku, analizę funkcjonalności i porównanie rozwiązań.

Dowiedz się więcej, czytając ofertę lub kontaktując się bezpośrednio z naszymi konsultantami!

2* dni – jest to czas, w którym zazwyczaj przygotowujemy analizę, natomiast może to ulec zmianie w przypadku bardziej wymagających badań.

Partnerstwo z Atlassian

Projekty Atlassian prowadzimy w Hicron rzetelnie, zachowując maksymalny profesjonalizm i innowacyjność. Pomagają nam w tym nie tylko doświadczenie, pasja i sztab ekspertów, ale też status Atlassian Solution Partnera naszej spółki Hicron Australia PTY LTD. To tytuł, na który wytrwale pracowali nasi specjaliści, co sprawia, że posiadają oraz dostarczają oni specjalistyczną wiedzę, przygotowują rozwiązania i usługi dla Klientów, zaprojektowane indywidualnie do ich potrzeb. Wszystkie projekty i wdrożenia Atlassian w Hicron są zgodne z jakością producenta oprogramowania. Usługi wdrożeniowe tych systemów prowadzimy zarówno w Australii, Polsce, jak i na całym świecie. Więcej o partnerstwie Hicron z australijskim producentem możesz przeczytać tutaj.

Kompleksowe wsparcie

Ponieważ sami przeszliśmy przez wdrożenie oprogramowania Atlassian, wiemy, że pomimo wszystkich zalet niełatwo jest przekonać pracowników do korzystania z nowego narzędzia do pracy zdalnej. Właśnie dlatego, poza samym wdrażaniem oprogramowania, nasi specjaliści wspierają klientów w całym procesie, od etapu planowania, po zarządzanie zmianą i serwis. W zakresie integracji nie ograniczamy się jedynie do SAP Jira. Łączymy produkty Atlassian również z funkcjonującymi już w organizacjach systemami ERP. Wszystko po to, by jak najlepiej wykorzystać drzemiący w Jirze potencjał.

Szczegóły znajdziesz w ofercie lub skontaktuj się z nami, by poznać rozwiązanie dopasowane dla twojej firmy.

FAQ

Jakie narzędzia i programy do pracy zdalnej polecamy?

Po przetestowaniu wielu opcji, na własnym doświadczeniu przekonaliśmy się, że jednym z najlepiej sprawdzających się rozwiązań dla dużych organizacji są propozycje Atlassian. Poza dużymi możliwościami personalizacji i wbudowanymi już funkcjami Jirę można zintegrować z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Teams, Google, GitHub i wiele innych! Sama obsługa jest intuicyjna i w łatwo dostępna dla nowych użytkowników. Pozwala na przejrzyste raportowanie i zapewnia bezpieczną platformę do komunikacji z klientem.

Jak programy do pracy zdalnej podnoszą produktywność w firmie?

Odpowiednie oprogramowanie pomoże przede wszystkim w skutecznej komunikacji, organizacji pracy, przejrzystym raportowaniu i automatyzacji. Wiele powtarzalnych działań jak np. kolejkowanie zgłoszeń dzieje się automatycznie. Dodatkowo użytkownicy mogą stworzyć w Jira Confluence nieograniczoną bazę wiedzy, nie tylko przydatną w procesie onboardingu, ale również dla osób już zatrudnionych.

Czy programy do pracy zdalnej Atlassian mogą stanowić alternatywę dla narzędzi Microsoft i Google?

Jira to samodzielne oprogramowanie do zarządzania pracą zdalną, która z powodzeniem może stanowić alternatywę dla narzędzi takich gigantów technologicznych jak Microsoft czy Google. Zaletą oprogramowania Atlassian, szczególnie dla organizacji klasy enterprise jest możliwość integracji narzędzia z SAP, a co za tym idzie – łatwiejsze raportowanie i rozliczanie czasu pracy.

Jak wdrożyć narzędzia i programy do pracy zdalnej w firmie?

Wdrażając oprogramowanie do pracy zdalnej, warto skorzystać z pomocy partnera wdrożenia, który rozpozna potrzeby organizacji i zaproponuje dostosowany do jej potrzeb zakres implementacji. Powinien nie tylko przygotować organizację od strony technicznej, ale zadbać również o płynną implementację nowego narzędzia np. poprzez szkolenia kadry.

Porozmawiajmy o rozwiązaniach dla Twojej Firmy

Codzienne wyzwania są łatwiejsze do rozwiązania, gdy masz odpowiednie narzędzia! Skontaktuj się z naszymi konsultantami, umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jakie rozwiązanie Atlassian pomoże Ci działać efektywniej.

Narzędzia do pracy zdalnej – poznaj rozwiązania dla swojej firmy