System do zarządzania nieruchomościami – korzyści
Automatyzacja, cyfrowa transformacja, optymalizacja procesów to sformułowania, które już od kilku lat stanowią wyznacznik budowania przewagi nad konkurencją. Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami może wspierać nie tylko funkcjonowanie firm bezpośrednio związanych z branżą budowlaną, ale również organizacji, które wynajmują duże przestrzenie biurowe w różnych lokalizacjach.
Możemy mówić o trzech kategoriach nieruchomości:
- nieruchomości mieszkaniowe
- budynki sektora prywatnego
- obiekty handlowe
Każda z tych kategorii ma odmienne wyzwania i potrzeby, na które odpowiedzieć może program do zarządzania nieruchomościami. Korzyści związane z jego wdrożeniem dotyczą większej kontroli nad dokumentacją, płatnościami i stanem technicznym budynków. Przejrzysta i uporządkowana księgowość umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji oraz precyzyjniejsze planowanie. Wsparcie w przypadku należności i spłat w tym np. czynszów, istotne jest zarówno dla wspólnot mieszkaniowych, jak i galerii handlowych.
Jakie problemy rozwiązuje program do zarządzania nieruchomościami?
Firmy, które zarządzają wieloma obiektami mierzą się z takimi trudnościami, jak brak spójnej bazy nieruchomości, niejednolity sposób ewidencji kosztów, utrudniona kontrola nad umowami czy niejednolity sposób ewidencji kosztów. Rozwiązaniem jest oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami. Pomaga ono uporządkować dane o nieruchomościach, a także umowy, rozliczenia i raporty. Dzięki temu nieruchomości przestają być zarządzane wyłącznie z perspektywy administracyjnej. Stają się częścią uporządkowanego procesu biznesowego, który można mierzyć, analizować, automatyzować i rozwijać.
Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami – dla kogo?
Rozwiązanie to jest z powodzeniem wykorzystywane przez średnie i większe przedsiębiorstwa, będące przedstawicielami wielu branż:
- banków,
- sieci handlowych,
- produkcji przemysłowej,
- stacji paliw,
- energetycznej i innych.
To, co łączy wszystkie te firmy, to mnogość użytkowanych hal, magazynów, zakładów, oddziałów czy punktów sprzedaży zlokalizowanych we własnych lub wynajmowanych nieruchomościach. System do zarządzania nieruchomościami pomaga im w gospodarowaniu tym majątkiem, pozwalając ograniczyć koszty funkcjonowania związane z utrzymaniem nieruchomości i ułatwiając ocenę rentowności poszczególnych placówek.
Zarządzanie nieruchomościami w SAP
Moduły SAP przeznaczone do zarządzania nieruchomościami zostały zaprojektowane, by wspierać codzienne działania firmy i zapewniać kompleksowy nadzór nad nimi. Mogą być wykorzystywane w nieruchomościach mieszkalnych i komercyjnych, a także dostosowywane do indywidualnych potrzeb organizacji. Największą ich wartością jest możliwość połączenia dotyczących nieruchomości danych z innymi obszarami funkcjonowania przedsiębiorstwa. Program do zarządzania nieruchomościami zapewnia pełniejszy obraz kosztów, przychodów i zobowiązań, związanych z użytkowaniem lub wynajmem.
SAP RE-FX
SAP Real Estate Flexible (SAP RE-FX; dawniej: SAP REM, Real Estate Management) to moduł systemu SAP, który wspiera profesjonalne zarządzanie nieruchomościami. Wykorzystuje rozwiązania z zakresu finansów czy controllingu, co pozwala kompleksowo wpływać na wszystkie procesy z nim związane, w tym handlu, rozliczania czy wynajmu.
SAP RE-FX umożliwia odwzorowanie struktury nieruchomości w systemie. Tak przygotowana baza staje się punktem wyjścia dla dalszych działań: zawierania umów, naliczania opłat, rozliczania kosztów, planowania przychodów, raportowania i analizy rentowności. Do największych zalet SAP RE-FX należy elastyczność. Rozwiązanie można dostosowywać do różnych modeli biznesowych.
SAP Contract and Lease Management
Dla leasingobiorców istnieje również specjalna aplikacja SAP Contract and Lease Management odpowiedzialna za administrację umowami najmu i rejestrowanie wszystkich jej elementów (warunków, metod płatności, możliwości jej wypowiedzenia itp.)
Hicron jest partnerem SAP Polska posiadającym najliczniejszy zespół konsultantów SAP RE, o największym doświadczeniu we wdrażaniu tego rozwiązania.
Zarządzanie nieruchomościami w SAP RE-FX
Koordynacja procesów biznesowych we wszystkich firmach korzystających z rozwiązania SAP RE-FX przebiega dzięki integracji rozwiązania z obszarami: środków trwałych, finansów i kontrolingu, sprzedaży i dystrybucji, zarządzania projektami, zarządzania inwestycjami, remontami, zarządzania kadrami.
Istotną zaletą rozwiązania jest jego integracja także z pakietem programów Microsoft Office. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy firma korzysta z rozwiązania do komunikacji z klientami oraz kontrahentami wykonującymi prace na obiektach. Wówczas z poziomu SAP RE-FX możliwe jest tworzenie umów najmu, wystawianie najemcom faktur za wynajem, zlecanie wykonania dodatkowych prac remontowych. Bezpośrednie generowanie do Excela dynamicznych raportów zdecydowanie przyspiesza pracę i sprawia, że narzędzie to staje się jeszcze bardziej wielozadaniowe.
Program do zarządzania nieruchomościami SAP RE-FX – korzyści
- komplet narzędzi wspierających w jednym zintegrowanym systemie pełen cykl życia nieruchomości i wszystkie procesy z nim związane,
- umożliwia sprawną obsługę nieruchomości od momentu jej pozyskania, poprzez administrowanie obiektem, planowanie kosztów i przychodów oraz rozliczenia wartości rzeczywistych,
- obniżenie kosztów administracyjno-księgowych,
- wiarygodna informacja na temat efektywności wykorzystywanego majątku,
- standaryzacja procesów w organizacjach o strukturze rozproszonej,
- stworzenie spójnej bazy nieruchomości,
- uporządkowanie polityki cenowej dla wynajmowanych powierzchni,
- lepsza polityka rozliczania kosztów nieruchomości na jednostki, które z nich korzystają w ramach organizacji.
Przykłady zastosowania SAP RE-FX
SAP RE-FX gwarantuje szerokie możliwości integracji – korzystają z niego nie tylko użytkownicy SAP ERP, ale też firmy działające na innych systemach ERP.
SAP Zarządzanie Nieruchomościami jest naturalnie zintegrowane z innymi modułami systemu SAP ERP, rozwiązaniami branżowymi i SAP Business Objects, można je integrować także z zewnętrznymi rozwiązaniami pomagającymi zarządzać różnymi obszarami działania.
Firmy zarządzające powierzchnią centrów handlowych wykorzystują rozwiązanie głównie do rozliczania umów najmu oraz zarządzania relacjami z dostawcami usług: mediów, firm sprzątających czy ochroniarskich.
SAP RE-FX oferuje między innymi możliwość automatycznego ustalania wysokości czynszu w zależności od wyników sprzedaży osiąganych przez daną jednostkę.
Restauracje sieciowe poprzez zastosowanie RE-FX badają rentowność poszczególnych lokalizacji, przedstawiając realne koszty i przychody, a także rozliczając je na placówki.
Firmy deweloperskie za pomocą tego systemu mogą także szacować opłacalność kolejnych inwestycji oraz zarządzać projektami modernizacji posiadanych budynków.
Firmy wynajmujące powierzchnie komercyjne mogą z łatwością zestawiać przychody z wynajmu nieruchomości z generowanymi przez nie kosztami, pozwalając na ustalanie ceny wynajmu przynoszącej pożądany zysk.
SAP RE-FX w firmach o rozproszonej strukturze
Dla organizacji o rozproszonej strukturze SAP RE-FX stanowi szczególnie dużą wartość. Odbywające się równolegle w wielu oddziałach zarządzanie nieruchomościami utrudnia kontrolę i porównywanie danych. Program do zarządzania nieruchomościami pozwala ujednolicić procesy i stworzyć wspólny model dla całej firmy.
Jak przygotować firmę do wdrożenia SAP RE-FX?
Przygotowanie do wdrożenia SAP RE-FX powinno uwzględniać sprawdzenie:
- kompletności danych o nieruchomościach,
- jakości i aktualności umów,
- sposobu ewidencji powierzchni,
- procesów akceptacji,
- obecnego modelu rozliczania kosztów,
- potrzeb użytkowników końcowych.
SAP RE-FX jest rozwiązaniem o dużych możliwościach, ale jego skuteczne wdrożenie wymaga współpracy z doświadczonym partnerem wdrożeniowym. Hicron wspiera organizacje już na etapie analizy przedwdrożeniowej, a także później – podczas konfiguracji systemu, integracji, migracji danych, testowania, uruchamiania i rozwoju rozwiązania. Aby dowiedzieć się więcej o SAP RE-FX, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
