Implementierung von HR-Systemen – die Methodik von SAP Activate

Die von SAP ausgearbeitete Strategie stützt sich weitgehend auf agile Methoden (Agile). So zeichnet sie sich durch ein hohes Maß an Flexibilität aus, das es den Implementierungsteams und den Kunden ermöglicht, die Abfolge der Projektaktivitäten fortlaufend zu steuern, ohne dabei aber den festgelegten Bereich zu übergehen.

Die Implementierung neuer HR-Lösungen erfolgt häufig in einem sich wandelnden Umfeld, was eine „Anpassungsfähigkeit“ der gewählten Strategie zwingend erfordert. Die Erfahrungen der Hicron-Experten zeigen, dass die angewendete SAP-Activate-Methodik optimal für die Implementierung von SAP SuccessFactors geeignet ist.

Worum handelt es sich bei der Methodik SAP Activate?

SAP Activate ist eine von SAP ausgearbeitete Implementierungsstrategie. Sie basiert auf der ASAP-Methodik, die ebenfalls vom Hersteller konzipiert wurde und in der Vergangenheit von ihm eingesetzt worden ist. Sie musste jedoch aktualisiert und an die Erwartungen des modernen Kunden angepasst werden. Deshalb wurde sie auf der Grundlage derjenigen Erfahrungen, die das Unternehmen bei globalen Projekten zu Implementierungen und Funktionserweiterungen gesammelt hat, aufgefrischt und modifiziert. SAP Activate basiert außerdem auf den vom PMI empfohlenen Best Practices und entspricht der Methodik des Project Management Institute. Durch seine Nutzung lassen sich die Sicherheit von Projekten verbessern, die Prozesse straffen, die Implementierungszeit verkürzen, die Kosten senken und die Wartung optimieren.

Zu den Bereichen, in denen die Aufgaben bei der Implementierung der SAP-Activate-Methodik ausgeführt werden, zählen die folgenden:

• Projektmanagement,
• Lösungsdesign,
• Konfiguration der Lösung,
• Überprüfung der Lösung,
• Integrationskonzept,
• Vorbereitung des Projektteams,
• Konzeption und Vorbereitung der Datenmigration,
• Vorbereitung der Integration,
• Testen der Lösung,
• Inbetriebnahme der Lösung,
• Veränderungsmanagement,
• Vorbereitung der Unterstützung.

Welche Phasen des Projektmanagements werden von der SAP-Activate-Methodik abgedeckt?

Die von SAP ausgearbeitete Strategie garantiert den Teams, die sie nutzen, Unterstützung in jeder Phase der Implementierung. Bei Hicron passen wir sie an die individuellen Anforderungen des Unternehmens an, in dem wir die jeweilige Implementierung durchführen, so dass jede Phase des Projekts genau so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie die Kundenvertretung dafür benötigt.

Der Projektzyklus ist in der SAP-Activate-Methodik in die folgenden Phasen unterteilt

• PHASE I: ENTDECKUNG (DISCOVERY) – hierbei geht es darum, den Kunden selbst die Vorteile entdecken zu lassen, die sich aus der Implementierung von SAP SuccessFactors ergeben; das Implementierungsteam von Hicron erkundet in dieser Phase die Anforderungen, Herausforderungen, Risiken und Erwartungen der Teams auf der Kundenseite (sowohl auf der eigentlichen Projektebene als auch bei den Endbenutzern des Projekts); dies alles geschieht in einem Workshop-Format, das es uns ermöglicht, jeden Aspekt der Implementierung genau zu beleuchten; In Kenntnis der Besonderheiten des Unternehmens, mit dem wir zusammenarbeiten, legen wir gemeinsam mit den Mitarbeitern den Umfang des Projekts fest, planen den Weg zur Erreichung des Ziels und stellen schließlich eine Testversion von SAP SuccessFactors vor, um dem Kunden die Möglichkeit zu verschaffen, sich mit den Fähigkeiten des Systems vertraut zu machen und seine Erwartungen zu überprüfen; gemeinsam mit dem Unternehmen, in dem wir die Implementierung durchführen, erstellen wir eine Strategie zur Unternehmenstransformation und gehen dann zur nächsten Arbeitsphase über.
• PHASE II: VORBEREITUNG – diese Phase konzentriert sich auf den Geschäftsbetrieb und die Vorbereitung des Unternehmens auf die Implementierung des Systems; als Implementierungspartner planen wir von Hicron dabei gemeinsam mit den am Projekt beteiligten Personen und vor allem mit den Managern auf Seiten des Kunden das gesamte Projekt; in dieser Phase werden die Kommunikationskanäle ausgewählt, die gesamte Strategie wird detailliert ausgearbeitet und alle formalen Fragen werden besprochen; Die fast zwanzigjährige Erfahrung der Experten bei Hicron schlägt sich in diesem Fall in der Nutzung der besten Geschäftspraktiken und in der Erstellung bewährter Modelle nieder, die allerdings je nach den Erfordernissen des spezifischen Projekts abgeändert werden können; nach Abschluss dieser Phase gehen wir gemeinsam mit dem Kunden zur nächsten über.
• PHASE III: ÜBERPRÜFUNG – in dieser Phase kommt es vor allem auf die richtige Kommunikation zwischen dem Team des Kunden und den Implementierungsspezialisten von Hicron an; der Erfolg des gesamten Projekts ist nur dann möglich, wenn beide Seiten die jeweils andere richtig verstehen; dies wird durch die Sicherstellung einer einheitlichen Kommunikation innerhalb der Teams und die erforderliche fachliche Vorbereitung erreicht; im Rahmen dieser Phase sind zusätzliche Schulungen und Workshops im Zusammenhang mit der erfolgten Implementierung möglich; in dieser Phase wird jedoch vor allem ein Weg definiert, der auf den besten Geschäftspraktiken basiert und es ermöglicht, die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen; es werden auch Maßnahmen ergriffen, um die Arbeitsabläufe der Organisation zu rationalisieren, was letztendlich dazu führen soll, dass das Potential der Implementierung von SAP SuccessFactors voll ausgeschöpft wird; auf der Grundlage der gemeinsamen Arbeit zwischen den Teams auf Kundenseite und den Hicron-Experten wird ein Anforderungsregister erstellt, das alle notwendigen Änderungen berücksichtigt, die in dieser Arbeitsphase vereinbart worden sind; wenn alle notwendigen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Implementierung dieser Phase durchgeführt worden sind, kann zur nächsten Phase übergegangen werden.
• PHASE IV: UMSETZUNG – diese Phase zielt darauf ab, alle bisher durchgeführten Arbeiten abzuschließen und zu verfeinern; in dieser Phase werden die Aufgaben in Form von Sprints durchgeführt, wobei die in den vorhergehenden Phasen festgelegten Prioritäten besonders berücksichtigt werden; die Sprints werden im Anforderungsregister festgehalten; wenn zuvor Mockups, Templates und dergleichen erstellt worden sind, wird die Effizienz und Funktionalität des Projekts durch entsprechende Tests und Vorführsitzungen erneut überprüft; Ziel ist es, dem Kunden eine Implementierung zu liefern, die seinen individuellen Anforderungen entspricht; in dieser Phase werden auch die Key-User auf Kundenseite in die Schulung mit einbezogen, wobei ihre Rolle darin besteht, gemeinsam mit den anderen Mitgliedern des Projektteams ein Feedback zu den Ergebnissen der Implementierung zu geben; alle Änderungen und Erkenntnisse werden an den entsprechenden Stellen festgehalten, so dass eine lückenlose Dokumentation des gesamten Implementierungsprozesses vorliegt; nach Abschluss dieser Phase wird das Projekt abgenommen und zur weiteren Prüfung vorgelegt.
• PHASE V: IMPLEMENTIERUNG – dabei handelt es sich um die letzte Phase des Projekts, da das Produkt zu diesem Zeitpunkt in den produktiven Betrieb übergeht; nach erfolgreichem Abschluss der Prüfungen und Tests bereitet das Projektteam auf beiden Seiten das System für den Produktivstart vor; sowohl die Benutzer auf der Kundenseite als auch die Experten von Hicron stellen dabei sicher, dass jeder Bereich einwandfrei funktioniert; in dieser Phase werden die Daten migriert und archiviert und im Detail überwacht, um die Notwendigkeit für spätere Patches und den damit verbundenen Zeitaufwand auszuschließen; In dieser Phase werden auch die Teams (nicht nur die Personalabteilung) für die ordnungsgemäße Nutzung von SAP SuccessFactors geschult; wir bei Hicron empfehlen, dass die damit verbundenen Maßnahmen im Veränderungsmanagement im Vorfeld erfolgen, um ein umfassendes Verständnis für die Notwendigkeit der Implementierung des neuen Systems zu erlangen; die Benutzer werden somit nicht nur auf die Inbetriebnahme der Software vorbereitet, sondern auch auf ihre ordnungsgemäße Wartung; diese Phase krönt die Inbetriebnahme von SAP SuccessFactors im Unternehmen des Kunden.
• PHASE VI: AUSFÜHRUNG – diese Phase stellt die letzte Phase der Implementierung von SAP SuccessFactors gemäß der SAP-Activate-Methodik dar; es handelt sich um eine Phase, die als „Hypercare“ bezeichnet wird und in der das neue System mit besonderer Sorgfalt betreut wird; das Implementierungsteam auf Seiten von Hicron und des Kunden kümmert sich um das neue Tool, da es mit dessen Besonderheiten bestens vertraut ist; diese Vorgehensweise ermöglicht es, eventuelle Komplikationen zu erkennen, unmittelbar darauf zu reagieren und die entsprechenden Fehler so schnell wie möglich zu beseitigen; je nach Vertragsvereinbarung für das Projekt wird das System von einem Wartungs- oder einem anderen Team betreut; spezifische, von Hicron aufgestellte Parameter erlauben es unseren Experten, den Lebenszyklus des Systems in den folgenden Monaten adäquat zu überwachen; auf der Grundlage spezifischer Standards werden die von SAP SuccessFactors erfassten Daten analysiert, wobei die Wartungsteams Strategien für die Entwicklung, Verbesserung oder Kompetenzerweiterung erstellen, die mit den Beobachtungen von Seiten des Kunden abgeglichen werden und auf deren Grundlage weitere Maßnahmen geplant werden; erst diese Phase ist wirklich die letzte Phase des Implementierungsprojekts für SAP SuccessFactors, obwohl es sich eigentlich nicht um eine Phase handelt, die ausläuft, denn solange der Kunde die Zusammenarbeit mit den Hicron-Experten aufrechterhält, wird er auch durch deren fachliche Aktivitäten und Beratung unterstützt.

Wie wirkt sich die Nutzung der SAP-Activate-Methodik auf den Erfolg der Implementierung von SAP SuccessFactors aus?

Tatsächlich zielt jede der oben angeführten Phasen des Implementierungsprojekts darauf ab, dass der Kunde ein System von höchstmöglicher Qualität erhält, das seinen individuellen Anforderungen entspricht. Die auf diese Art und Weise vorgenommenen Arbeiten garantieren auch die höchstmögliche Sicherheit bei der Implementierung. Jede der Phasen wird von einem Team erfahrener Experten begleitet, welche die Implementierungsteams auf Kundenseite optimal vorbereiten. Darüber hinaus ist die SAP-Activate-Methodik die am besten geeignete für Implementierungen aller SAP-Lösungen (also nicht nur SAP SuccessFactors). Sie wurde vom Hersteller selbst ausgearbeitet und setzt die Anwendung seiner Best Practices voraus. Die Implementierung ihrer Phasen, die im Unternehmen mit der Unterstützung professioneller und vertrauenswürdiger SAP-Partner erfolgt, ist ein geradliniger Weg zu einem vollen Implementierungserfolg.

Warum sollten Sie Hicron wählen?

Seit beinahe zwanzig Jahren haben sich die Experten von Hicron auf SAP-Implementierungen spezialisiert. Gemeinsam mit dem Hersteller haben wir auch ein   Kompendium voller Fachwissen erstellt, das unsere Kunden von Anfang bis Ende durch die Systemimplementierung begleitet. Unternehmen aus der ganzen Welt vertrauen uns und entscheiden sich für unsere Unterstützung bei der Implementierung von SAP SuccessFactors. Benötigen Sie einen professionellen Berater für die Implementierung von Systemen für Ihr Personalwesen? Dann wählen Sie am besten Hicron und kontaktieren Sie einfach unsere