SuccessFactors Onboarding: eine wirksame Lösung zur Unterstützung der Anpassung neuer Mitarbeiter

Mehr als 60% der neuen Mitarbeiter trifft die Entscheidung über den Verbleib in der Firma oder einen Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb der ersten 6 Monate der Anstellung für einen Verbleib im Unternehmen oder einen Stellenwechsel, ein Drittel der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen in dieser Zeit.

Es lässt sich also nicht abstreiten, dass Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter mit zahlreichen Herausforderungen zu kämpfen haben. Eine davon ist die Organisation ihrer Arbeit. Auf die eigentliche Einstellung folgt eine weitere, äußerst schwierige Phase, und zwar nicht nur für den neuen Mitarbeiter selbst, sondern auch für diejenigen, die mit ihm Aufgaben und Projekte teilen werden. Ein unstrukturierter Prozess der Einstellung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern kann diese verunsichern und dazu führen, dass sie sich schon bald nach einer anderen Stelle umschauen werden. Wenn neue Mitarbeiter mit einer komplizierten und schlecht geplanten Einarbeitung zu kämpfen haben, kann dies dazu führen, dass sie sogar davon abgeschreckt werden, sich in die Organisation einzubringen, und dass sie diese als unorganisiert empfinden. Dies beeinflusst auch das Sicherheitsgefühl eines Mitarbeiters und kann eine Menge Zweifel hervorrufen. Das Vertrauen der Menschen in das Unternehmen ist von grundlegender Bedeutung für den Aufbau einer guten und aufrichtigen Beziehung zum Arbeitgeber.

Für den Fall eines schwierigen Startes für Rekrutierer und Rekrutierte –   SAP SuccessFactors Onboarding

Es lässt sich also nicht abstreiten, dass Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter mit zahlreichen Herausforderungen zu kämpfen haben. Eine davon ist die Organisation ihrer Arbeit. Auf die eigentliche Einstellung folgt eine weitere, äußerst schwierige Phase, und zwar nicht nur für den neuen Mitarbeiter selbst, sondern auch für diejenigen, die mit ihm Aufgaben und Projekte teilen werden. Ein unstrukturierter Prozess der Einstellung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern kann diese verunsichern und dazu führen, dass sie sich schon bald nach einer anderen Stelle umschauen werden. Wenn neue Mitarbeiter mit einer komplizierten und schlecht geplanten Einarbeitung zu kämpfen haben, kann dies dazu führen, dass sie sogar davon abgeschreckt werden, sich in die Organisation einzubringen, und dass sie diese als unorganisiert empfinden. Dies beeinflusst auch das Sicherheitsgefühl eines Mitarbeiters und kann eine Menge Zweifel hervorrufen. Das Vertrauen der Menschen in das Unternehmen ist von grundlegender Bedeutung für den Aufbau einer guten und aufrichtigen Beziehung zum Arbeitgeber.

Das Modul SAP SuccessFactors Onboarding hilft einem Unternehmen dabei, die Abläufe bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu strukturieren. Außerdem kann den Verantwortlichen für die Einführungsprozesse und die Schulung der Teams viel Zeit erspart werden, indem wiederholbare Mechanismen für die Einarbeitung der neu eingestellten Mitarbeiter konzipiert werden. Solche Programme ermöglichen es ganzen Teams, sich um die neuen Mitarbeiter zu kümmern. Infolgedessen wird die Verantwortung für die Einarbeitung häufig auf größere Gruppen verteilt. Dadurch wird der Erfolg der Einarbeitung erhöht, da die neuen Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich mit weitergehenden Strukturen vertraut zu machen, als dies bei einem einfachen Onboarding der Fall wäre.

Die Digitalisierung des Prozesses erleichtert den neuen Mitarbeitern die Akklimatisierung und bewirkt, dass neu eingestellte Arbeitnehmer schneller die erwartete Arbeitsproduktivität erreichen und die vorgegebenen Geschäftsziele besser umsetzen – und dies alles mit einem großen Zugehörigkeitsgefühl zur Organisation bereits ab dem ersten Arbeitstag.

Worum handelt es sich bei SAP SuccessFactors Onboarding?

Beim Modul SAP SuccessFactors Onboarding handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung, die Unternehmen bei den Onboarding-Prozessen von neuen Mitarbeitern unterstützt. Das Tool ist eine effiziente Lösung zur Erhöhung des Engagements und der Leistung der Arbeitnehmer. Es garantiert den für den Rekrutierungsprozess verantwortlichen Managern genaue Anleitungen, Funktionen der Sozialisierung und umfangreiche Möglichkeiten der Bedienung des Profils des Arbeitnehmers. Aus der Perspektive des Arbeitnehmers – in allen Etappen des Prozesses – beginnend mit der Begrüßung durch den Vorgesetzten über die Firmenprozeduren bis zur Knüpfung positiver Beziehungen zu den Kollegen.

Diese Lösung verbessert das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter beim Einstieg. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, bereits zu Beginn des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter Erfolge zu erzielen. Die Lösung garantiert den Zugriff auf das System von jedem Ort aus und mit jedem mobilen Gerät. Die Arbeit erfolgt in einer komfortablen, intuitiven und automatisierten digitalen Umgebung. Das Modul ist vollständig personalisierbar und kann an die individuellen Bedürfnisse jedes Nutzers angepasst werden. Es bietet den für den Rekrutierungsprozess verantwortlichen Managern genaue Anweisungen, eine Sozialisierungsfunktion sowie einen umfangreichen Service für Mitarbeiterprofile. Das System SuccessFactors Onboarding zeichnet sich zudem durch die Möglichkeit der strategischen Planung des Prozesses zur Einführung neuer Arbeitnehmer aus, damit diese laufend informiert werden und sich von Beginn an mit der Organisation verbunden fühlen.

Das SuccessFactors Onboarding rationalisiert den Prozess der Einführung in die Arbeit durch drei einzigartige Verfahren:

  • Es organisiert den gesamten Prozess Schritt für Schritt und engagiert die entsprechenden Personen im gegebenen Moment, was eine Optimierung der Zeit und der Kosten der Einführung neuer Arbeitnehmer ermöglicht.
  • Es verbindet Menschen und Kollegen, indem es ihnen die notwendigen Ressourcen bereitstellt, ihr Engagement und ihre Retention erhöht.
  • Es verbindet das Onboarding eng mit den anderen Prozessen des Talentmanagements und garantiert deren Schlüssigkeit sowie die Kontrolle über den gesamten Prozess.

Wie funktioniert SAP SuccessFactors Onboarding?

Das Tool ermöglicht die Verwaltung von Einführungs-, Einarbeitungs-, Crossboarding-, Offboarding- und Wiedereinstellungsprogrammen. Mit Hilfe von Schritt-für-Schritt-Assistenten, benutzerfreundlichen Dashboards und integrierten elektronischen Formularen lässt sich auch der Einsatz neuer Mitarbeiter im Unternehmen nachverfolgen. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung die Erledigung von Aufgaben innerhalb einer bestimmten Zeitspanne, was zu einer stärkeren Bindung der Benutzer an ihre Arbeit führt und ihre Produktivität steigert. Das Modul passt sich an die im Unternehmen verwendeten SAP-Lösungen an, auch wenn diese maßgeschneidert sind. Es ist nicht nur mit SAP SuccessFactors HXM, sondern auch mit anderen SAP-Lösungen kompatibel. Die Effizienz der Onboarding-Lösung stellt sicher, dass das Unternehmen die Qualität der Geschäftsprozesse auch dann aufrechterhalten kann, wenn Mitarbeiter die Position wechseln. Ihre Nutzung erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeiter in bestimmte Aufgaben, die spezifische Kompetenzen und Fähigkeiten erfordern.

Was zeichnet das SAP-Modul Onboarding SuccessFactors aus?

Das System SuccessFactors Onboarding bietet einem Unternehmen die Möglichkeit, den Einführungsprozess für neue Mitarbeiter strategisch zu planen, damit diese von Anfang an umfassend informiert und einbezogen werden. Es unterstützt jedoch nicht nur die neuen Mitarbeiter, sondern auch die Mitglieder der für die Einführung zuständigen Teams oder diejenigen Mitarbeiter im Unternehmen, die an der Verbesserung der Prozesse und Funktionen der Software beteiligt sind. Mit diesem Modul werden neue Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag durch die relevanten (programmierbaren und automatisierten) Abläufe geführt. Neue Mitarbeiter werden aufgefordert, auf eine personalisierte Startseite zuzugreifen, auf der sie eine erste Einweisung und eine Überprüfung der Beschäftigungsdaten und Compliance-Formulare erhalten. Darüber hinaus werden ihnen Einzelheiten zu den Betriebsmitteln, ihrer Funktionsweise und den Verfahren in Hinblick auf ihre Nutzung durch befugte Personen mitgeteilt. In dieser Phase kann der neue Mitarbeiter auch seinen individuellen Bedarf an Arbeitsplatzausstattung über das System anmelden. Das Onboarding-Modul ermöglicht es neuen Mitarbeitern auch, ihren Mitarbeiter-Mentor (Buddy), ihren Vorgesetzten, ihr Verwaltungsteam und ihre Kollegen kennenzulernen. Diese Möglichkeiten der Lösung gewährleisten eine sichere Einarbeitung sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für die anderen Mitarbeiter und die gesamte Organisation und revolutionieren damit diesen schwierigen Prozess.

Funktionalitäten von SAP SuccessFactors Onboarding

Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses ermöglicht es, die ersten Arbeitsmonate in einer Organisation entscheidend zu erleichtern sowie die Mobilisierung und Begeisterung neuer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Sie garantiert ihnen ein freundliches Umfeld, in dem sie die ihnen übertragenen Aufgaben in angenehmer Weise erledigen können. Ein schneller und effizienter Onboarding-Prozess ermöglicht es den Mitarbeitern, sich bereits in den ersten Tagen ihrer neuen Tätigkeit als Teil des Teams zu fühlen.

Im Folgenden finden Sie die Funktionen, die den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter unterstützen und SAP SuccessFactors Onboarding auszeichnen:

  • Der einheitliche Workflow zwischen SAP SuccessFactors Onboarding und der gesamten HXM-Suite sowie verschiedenen SAP-Lösungen ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre täglichen Aufgaben effizient zu erledigen,
  • proaktive Benachrichtigungen, die den Benutzer dabei unterstützen, seine Aufgaben ordnungsgemäß und termingerecht zu erledigen,
  • Konvertierung eines Kandidatenprofils aus SAP Recruiting in ein Mitarbeiterprofil für SAP Onboarding und unmittelbarer Einführungsbeginn des neuen Mitarbeiters,
  • Erstellung, Übermittlung und Fortschrittskontrolle von Lernaufgaben,
  • Festlegung und Bekanntmachung von Zielen für 30, 60 oder 90 Tage (im Rahmen einer Integration mit dem Modul Performance&Goals),
  • Aufbau des Mitarbeiterlebenszyklus in SAP Qualtrics – Erstellung und Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Befragungen und Erfassung von Erkenntnissen über die Mitarbeiter,
  • Möglichkeit, durch die Synchronisierung von SAP Onboarding mit SAP Work Zone einen digitalen sozialen Raum für Teamarbeit und Kollegenbesprechungen zu schaffen,
  • das umfassende HR Onboarding Dashboard, das Personalverantwortlichen und Managern dabei hilft, den Fortschritt der Mitarbeiter zu verfolgen, so wie auch die Änderungen an ihren Unterlagen, ihren aktuellen Status und die Beobachtung, ob es möglicherweise erforderlich ist, sie zu vervollständigen,
  • einen Workflow, der Phasen des Onboarding automatisiert, die schwierig sein können und den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter erschweren (beispielsweise die manuelle Dateneingabe); die eingebaute Intelligenz des Systems ordnet die Einstellungsdaten dem Profil des neuen Mitarbeiters zu und minimiert so den Zeitaufwand der Manager für diese Aktivitäten.

Welche Vorteile bringt SAP SuccessFactors Onboarding Ihrem Unternehmen?

Die Lösung ermöglicht es Ihnen, den Einführungsprozess zu organisieren, der für jedes Unternehmen und jeden neuen Mitarbeiter schwierig zu handhaben ist. Dank der automatisierten Funktionen werden die Verfahren benutzerfreundlich und überschaubar, ohne dass es zu unnötigen Komplikationen kommt. Dies verbessert die Onboarding-Erfahrung der Mitarbeiter auf allen Ebenen, von denjenigen, die gerade erst in das Unternehmen eingestiegen sind, über ihre Kollegen, Vorgesetzten, Buchhalter, HR-Mitarbeiter, Programmierer und sogar Geschäftsführer. Der Onboarding-Prozess wird dadurch kürzer, besser strukturiert und auf die Sicherheitsprozeduren und Geschäftsprozesse des Unternehmens abgestimmt. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter viel wertvolle Zeit, die sie für die Verbesserung von Projekten einsetzen können. Darüber hinaus hilft ein sicheres und unterstützendes Arbeitsumfeld für neu eingestellte Mitarbeiter, sich in den ersten Wochen an ihrem neuen Arbeitsplatz zurechtzufinden. Dies stärkt ihr Selbstvertrauen und hilft ihnen dabei, eine professionelle Einstellung zu ihren Aufgaben zu entwickeln. SAP SuccessFactors Onboarding minimiert die Ausgaben für Schulungen und Kurse für neue Mitarbeiter. Ihre Vorbereitung auf künftige Aufgaben findet meist in dem durch diese Lösung geschaffenen Raum statt.

Unterstützung durch Hicron bei der Implementierung des SAP-Moduls SuccessFactors Onboarding

Das Modul SAP SuccessFactors Onboarding bietet einen neuen Mitarbeiter-freundlichen Einführungsvereich, der gleichzeitig die höchsten Ausbildungsstandards für die Teams des Unternehmens sicherstellt. Das Tool verbessert die Effizienz der HR-Teams und rationalisiert die Arbeitsabläufe in Hinblick auf die im Unternehmen eingestellten Mitarbeiter. Außerdem unterstützt die Lösung die Abläufe so, dass sie mit den etablierten Standards des Unternehmens übereinstimmen. Als SAP-Goldpartner sind wir bei Hicron mit den Implementierungsverfahren dieses Systems sowohl bei polnischen als auch bei internationalen Organisationen bestens vertraut. Wir haben unsere Erfahrung seit mehr als 15 Jahren ausgebaut und haben in dieser Zeit das Vertrauen von mehr als 300 Kunden in eine Implementierung mit uns gewonnen. Wenn Sie die Implementierung des Tools SAP SuccessFactors Onboarding in Erwägung ziehen, wenden Sie sich einfach an unsere Spezialisten, die eine effektive und sichere Implementierung gewährleisten.

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