Wie kann man seine ERP-Systeme effizient und hygienisch pflegen?

Die Arbeiten, die darauf abzielen, Systeme in Ordnung zu halten und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, mögen von vielen unbemerkt bleiben. Ohne solche Praktiken würde die Funktionalität der Software jedoch sehr schnell nachlassen.

Die Grundlagen der Ordnung

Um die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu optimieren, müssen nicht nur die Mitarbeiter entsprechend qualifiziert und geschult sein sowie mit innovativen Instrumenten ausgestattet werden, sondern auch die Prozesse in den besten Zustand versetzt werden. Selbst das am besten ausgebildete Personal und die modernste Technologie allein können den Erfolg und die Sicherheit eines Unternehmens nicht gewährleisten, wenn es keine Praktiken zur Verbesserung der Organisation und zur Strukturierung aller Abläufe implementiert.

Die Ausarbeitung eines geeigneten Konzepts für die Durchführung bestimmter Tätigkeiten und die Übermittlung von Informationen von Abteilung zu Abteilung bildet die Grundlage für gut funktionierende Strukturen. Die Umsetzung strukturierter Prozesse und eines Datentransports zwischen den Unternehmensstrukturen wird erst durch die Einführung grundlegender Prinzipien und die Anwendung spezifischer Techniken ermöglicht. Durch geeignete Praktiken wird gewährleistet, dass die Daten sicher sind, dass die Systeme an die sich ändernden Bedürfnisse und Bedingungen der Organisation angepasst werden können und dass die Effizienz der Tools verbessert wird.

Zu den wichtigsten dieser Maßnahmen zählen die folgenden: 

• Führen einer detaillierten Dokumentation der Prozesse – die kontinuierliche Strukturierung und Überwachung wichtiger Dokumente zu den Prozessen in ERP-Systemen verbessert die Stabilität der in ihnen erfolgenden Konfigurationen, den Betrieb und die Integration mit anderen Tools;
• Backups – zur Minimierung jeglicher Komplikationen im Zusammenhang mit Software gehört auch die Sicherung der Daten mit bewährten Methoden und Werkzeugen, die korrekt konfiguriert sein müssen;
• widerstandsfähiges Sicherheitssystem – Werkzeuge und Praktiken wie Berechtigungs- und Zugriffsmanagement, Datenverschlüsselung, kontinuierliche Sicherheitsüberprüfungen und Überwachung bilden eine virtuelle Festung um die Unternehmenssysteme;
• Aufnahme von auf den Kunden zugeschnittenen Änderungen – die Anforderungen einer Organisation ändern sich so häufig, dass die Technologie an sie angepasst werden muss; neue Erweiterungen und Module erhöhen zugleich die Funktionalität der Software;
• fortlaufende Aktualisierung der Systeme – die kontinuierliche Aktualisierung der Software ist außerordentlich wichtig, um jegliche Sicherheitslücken zu vermeiden, neue Funktionalitäten zu implementieren und ihre Effizienz zu steigern;
• Weiterbildung des Personals – die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter, die mit den ERP-Systemen arbeiten, trägt dazu bei, ihre Fähigkeiten zu verbessern, zeitlichen Verzögerungen und möglichen Fehlern vorzubeugen und die Funktionalität der Tools zu erhöhen;
• kontinuierliche Fehlersuche und ‑behebung – die Einführung eines geeigneten Handlungsschemas für Sofortmaßnahmen bei Störungen oder Systemausfällen, um jegliche Verzögerungen zu minimieren und eine unterbrechungsfreie Systemleistung aufrechtzuerhalten;
• Überwachung der Technologieleistung und der Strukturen – Hilfsmittel, mit denen die Systemauslastung, die Effizienz, die Leistung und die Reaktionsgeschwindigkeit auf einzelne Aktionen überwacht werden, sorgen dafür, dass das System stets betriebsbereit ist;
• erweiterte Analysen und Berichterstattung – ERP-Systeme werden außerdem durch Tools und Module unterstützt, die eine fortlaufende Leistungsanalyse durchführen und es ermöglichen, in bestimmten Situationen geeignete Maßnahmen zu ergreifen;
• Durchführung regelmäßiger und professioneller Audits – kontinuierliche und professionelle Audits und Kontrollen helfen dabei, die Einhaltung der Verfahren, die Aktualität der Sicherheitsfunktionen und die Erfüllung der geschäftlichen Anforderungen an das ERP-System zu ermitteln; in diesem Zusammenhang lohnt es sich, die Unterstützung von Spezialisten in Anspruch zu nehmen, die solche Dienstleistungen anbieten.

Wie unterstützt Hicron Transport Request Maintenance Unternehmen bei der Pflege der Systemhygiene?

Bei Hicron gehört die Arbeit mit hochentwickelten Tools und ERP-Systemen zu unserem täglichen Geschäft. Wir stellen unseren Kunden nicht nur Software und ihre Erweiterungen zur Verfügung, sondern wir setzen sie auch selbst ein. Die Arbeit in den unterschiedlichsten Umgebungen und mit einer Vielzahl von Technologien hat in unseren Teams das Verlangen geweckt, Zugang zu dieser Art von Unterstützung zu haben, um die Qualität unserer Systeme weiter zu verbessern, die interne und externe Kommunikation zu erleichtern und die Wartung der Software in der richtigen Hygiene ihrer Umgebungen zu ermöglichen. Die Suche nach einem Werkzeug, das die Erwartungen unserer Teams, aber auch die unserer Kunden in diesem speziellen Bereich erfüllen kann, führte zur Entwicklung unserer eigenen Methoden und schließlich zu einem proprietären Tool. Dabei handelt es sich um Hicron Transport Request Maintenance.

Worum handelt es sich bei Hicrons ERP-Tool für die Pflege eines guten Systemzustands und wie funktioniert es?

Transport Request Maintenance ist ein System, mit dem SAP-Benutzer über Aktivitäten und Maßnahmen unterrichtet werden, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg unverändert bleiben. Seine Aufgabe besteht darin, Bereiche aufzuzeigen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Das Tool analysiert die zwischen den einzelnen Bereichen (Entwicklung, Test und Produktion) übermittelten Informationen über begonnene, aber nicht abgeschlossene Arbeiten. Damit ist es möglich, jedes SAP-Modul von unvollendeten, jedoch nicht mehr notwendigen Prozessen zu bereinigen, oder die Durchführung solcher Arbeiten wieder aufzunehmen, die in der Schwebe geblieben sind, aber vollständig durchgeführt werden müssen.

Durch Hicron TRM erhalten Unternehmen Unterstützung bei der Ausführung einer angemessenen Systemwartung, aber auch bei der Nutzung ihrer vollständigen Funktionalität. Denn die Lösung strafft die Aktualisierungsprozesse, indem sie anzeigt, wo bestimmte Änderungen nicht abgeschlossen oder geklärt worden sind, und ohne deren Abschluss die Ausführung eines System-Upgrades womöglich unmöglich ist oder aber länger andauert und teurer wird. Dabei ist zu beachten, dass dieses Tool keine Berechtigungen oder den Zugang zu Systemen verwaltet. Es arbeitet mit den ursprünglich vom Administrator gewährten Zugriffsrechten. Es zeigt lediglich diejenigen Bereiche auf, die Anlass zur Besorgnis und zum Eingreifen geben. Dazu gehören unter anderem die Notwendigkeit, Änderungen vorzunehmen, sie zu beenden, redundante Aufgaben zu entfernen oder die für einen bestimmten Bereich zuständigen Benutzer zu ermitteln.

Vorteile von Transport Request Maintenance

Das proprietäre System von Hicron wurde auf Initiative unserer Spezialisten für die Softwarewartung entwickelt.Sie hatten die Erfahrung gemacht, dass das Tempo der Automatisierung in bestimmten Bereichen durch nicht abgeschlossene Änderungen und mangelnde Kommunikation zwischen den Tools verlangsamt wird. Die Funktionalitäten und die Struktur des Systems wurden von Fachleuten auf ihrem Gebiet entwickelt, die sich dabei an den tatsächlichen Anforderungen und dem Wunsch nach maximaler Effizienz der Werkzeuge orientiert haben.

Seine Hauptvorteile sind wie folgt: 

• Zeitersparnis – während der Aktualisierung zeigt das Programm diejenigen Bereiche auf, die einer Reparatur oder eines Eingreifens bedürfen; vor der Aktualisierung müssen unnötige Transportwarteschlangen bereinigt, freigegeben oder offene Änderungen zurückgenommen werden; erst nach diesen Arbeiten können unsere Spezialisten die entsprechenden Aktualisierungen vornehmen; diese Maßnahmen ermöglichen eine schnellere Diagnose der Probleme, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, sowie die geeignete Reaktion und Lösung dieser Probleme;
• wirksame Diagnose der Probleme des Unternehmens – das Tool unterstützt die Benutzer bei der Erkennung der Komplikationen, mit denen sie konfrontiert sind; erleichtert wird dabei auch, den Bedarf einer geeigneten Strategie zur Lösung der Probleme zu ermitteln;
• Verhinderung von Änderungen an Änderungen, die bereits im Gange sind – das System ermöglicht es, die Duplizierung von Änderungen zu vermeiden und verhindert, dass Reparaturprozesse verkompliziert werden und dass sie durchgeführt werden, solange ein vorangegangenes Problem in einem bestimmten Bereich nicht gelöst worden ist;
• Vielseitigkeit – das Hicron-Tool unterstützt alle SAP-Module und eignet sich daher für jedes Team oder Unternehmen.

Was sollte bei der Implementierung eines Systems zur Aufrechterhaltung der Effizienz von SAP-Modulen beachtet werden?

Hicron Transport Request Maintenance nimmt nicht eigenständig und automatisch Änderungen an Systemen vor. Das Tool spürt sie lediglich im System auf und hilft dabei, sie zu ermitteln. Wenn sich ein Unternehmen auf ein Upgrade seines ERP-Systems vorbereitet, sollten daher alle offenen Aktivitäten auf Entwicklerebene geschlossen oder gelöst werden. Andernfalls können sie den gesamten Upgrade-Prozess schwerwiegend beeinträchtigen.

Wenn das System nicht mit TRM ausgerüstet ist, führen unsere Teams bei den Unternehmen unserer Kunden standardmäßig eine Analyse des Systems durch, prüfen auf ungelöste Änderungen hin, diagnostizieren Probleme und beheben diese. Dies verlängert die für die Aktualisierung erforderliche Zeit und erhöht auch die Kosten. Mithilfe von Transport Request Maintenance kann das Unternehmen solche Aufgaben selbständig und früher erledigen, ohne dafür Spezialisten hinzuziehen zu müssen.

Man sollte bedenken, dass es für eine bessere Implementierung dieser Lösung allgemein von Vorteil ist, das Unternehmen vorab mit HSMT auszustatten, dem von Hicron entwickelten Tool zur Überwachung von SAP-Systemen. Es erleichtert das Aufspüren nicht abgeschlossener Prozesse.

Die Spezialisten von Hicron sind bereit, Ihr Unternehmen zu unterstützen!

Streben Sie nach einer Lösung, mit der Sie die Systemprobleme in Ihrem Unternehmen minimieren können? Sind Sie auf der Suche nach einem Werkzeug, mit dem die Arbeit Ihrer Teams beschleunigt, die Kosten für die Softwarewartung gesenkt und Ihre Software effizienter und schneller betrieben werden kann?

Die Experten von Hicron haben eine Lösung entwickelt, die diese und weitere Anforderungen meistert! Nehmen Sie einfach Kontakt mit unseren Beratern auf! Wir organisieren die Implementierung von Hicron Transport Request Maintenance und bieten Unterstützung durch die geeigneten Fachleute, um die Implementierung an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.