Automatyzacja procesów biznesowych - czym jest i dlaczego się opłaca?

Automatyzacja procesów biznesowych firmy – co to jest?

Nadmiar powtarzających się zadań może okazać się przytłaczający. Automatyzacja procesów w firmie pozwala oszczędzić czas i poprawić przepływ pracy w zespole. To nic innego, jak wykorzystanie nowoczesnych systemów informatycznych w celu zwiększenia efektywności zarządzania procesami w organizacji. Rezultatem jest eliminacja lub ograniczenie zakresu wykonywanej manualnie pracy.

BPA (Business Process Automation) może dotyczyć różnych sektorów działania firmy, takich jak marketing, księgowość, sprzedaż, relacje z klientami czy analiza danych. Automatyzacja księgowości obejmuje m.in. przetwarzanie faktur, procesy rozliczeniowe czy porównywanie danych kontrahentów z tymi, które zostały zawarte na białej liście podatników. Automatyzacja procesów sprzedaży może z kolei wyręczać pracowników w tworzeniu dokumentów, synchronizacji cen oraz stanów magazynowych, a także generowaniu wiadomości do klientów. Zautomatyzować można również procesy obsługi korespondencji, płatności, zaopatrzenia firmy, realizacji zamówień, przywracania danych, windykacji i nie tylko.

Automatyzacja procesów w firmie – sposób na oszczędność

Z automatyzacją procesów biznesowych w firmie wiąże się wiele korzyści. Do najważniejszych należy ograniczenie kosztów, a co za tym idzie zwiększenie zysków przedsiębiorstwa. Zastąpienie ręcznej pracy BPA to bez wątpienia opłacalny krok. Pozwala pracownikom skupić się na bardziej kreatywnych i wymagających działaniach, a powtarzalne, żmudne zadania wykonuje za nich nowoczesna technologia. BPA oszczędza ich cenny czas i sprzyja poprawie wydajności.

Automatyzacja procesów księgowych, sprzedażowych czy marketingowych to droga do obniżenia kosztów, związanych z prostymi zadaniami oraz do zwiększonej produktywności. Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi do transformacji biznesowej umożliwia także redukcję błędów, usprawnia komunikację w zespole i służy ustandaryzowaniu procesów.

Sprawdź, jak wesprzeć automatyzację procesów w Twojej firmie, dzięki wdrożeniu chmurowych rozwiązań od SAP S/4HANA. Dowiedz się więcej i poznaj korzyści systemu cloudowego, czytając nasz ekspercki, darmowy e-book!

Automatyzacja procesów biznesowych — dostępne rozwiązania

Automatyzację procesów biznesowych umożliwia oprogramowanie SAP, które w najnowszej wersji S/4HANA posiada szereg funkcjonalności, pozwalających przeprowadzić ją szybko i skutecznie. Rozwiązanie to wykorzystuje m.in. sztuczną inteligencję (AI) zdolną prowadzić proste rozmowy z klientami, udzielać im wsparcia technicznego, odpowiadać na powtarzalne zapytania, a skomplikowane problemy przekierowywać do pracowników.

Model AI może zostać również wykorzystany np. do analizy danych i uzyskania przybliżonych wyników, które pracownik jedynie sprawdza i recenzuje, co skutkuje oszczędnością czasu, ale również mniejszą liczbą błędów. Sztuczna inteligencja może odczytywać informacje z otrzymywanych e-maili, wypełniać nimi określone schematy i procesować dalej do bazy danych, bez potrzeby działania ze strony użytkowników i ręcznego wypełnienia tabeli. Przyda się również do analizy dużych wolumenów danych w szybszym czasie, zapewnia też większą obiektywność wyciąganych wniosków.

SAP S/4HANA umożliwia również wykorzystanie modelu SAP Build Process Automation, który służy do przeprowadzania automatyzacji nawet ze znikomą znajomością kodu. Jego przyjazny interfejs pozwala na implementację na zasadzie drag-and-drop, co prowadzi do szybszego wdrożenia automatyzacji nawet bez wiedzy technicznej i angażowania dużych środków.

Aby dowiedzieć się więcej o korzyściach z wdrożenia ERP w chmurze w swojej firmie oraz o sposobach optymalizacji procesów w oparciu o ich automatyzację, skontaktuj się z konsultantem Hicron, który udzieli Ci wsparcia w wyborze rozwiązania dostosowanego do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu.

FAQ – automatyzacja procesów biznesowych

1. Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) a robotyzacja (RPA) – czym się różnią?

O ile RPA (Robotic Process Automation) wiąże się z automatyzacją pojedynczych, powtarzalnych czynności, o tyle BPA obejmuje automatyzację całych procesów, z uwzględnieniem analizy danych, obiegu dokumentów, raportowania i komunikacji między systemami. Najlepsze efekty przynosi połączenie obu podejść.

2. Czy automatyzacja procesów biznesowych wymaga wiedzy technicznej?

Tak, choć nie zawsze. Współczesne rozwiązania, takie jak SAP Build Process Automation, pozwalają tworzyć automatyzacje w modelu „low-code” lub „no-code”. Dzięki temu nawet osoby bez zaawansowanej wiedzy programistycznej mogą projektować i wdrażać usprawnienia, przy użyciu intuicyjnego interfejsu typu drag-and-drop.

3. Automatyzacja procesów biznesowych firmy – jak długo trwa wdrożenie?

Czas wdrożenia jest zróżnicowany, w zależności od złożoności procesów i skali projektu. W przypadku pojedynczych procesów może wystarczyć nawet kilka tygodni. Duże projekty, obejmujące wiele obszarów firmy są bardziej czasochłonne – wdrożenie może trwać 6-12 miesięcy.

4. Gdzie automatyzacja procesów biznesowych jest najbardziej potrzebna?

Aby usprawnić działanie firmy, warto w pierwszej kolejności zautomatyzować najbardziej czasochłonne zadania, wymagające dużego zaangażowania poznawczego. Należy do nich obsługa zamówień, przetwarzanie faktur, rozliczenia finansowe czy generowanie dokumentów sprzedażowych.

5. Czy automatyzacja procesów biznesowych firmy idzie w parze z redukcją etatów?

Nie, jej celem jest zwiększenie efektywności, a nie eliminacja miejsc pracy. Nowoczesne rozwiązania BPA pozwalają pracownikom skupić się na zadaniach strategicznych, wymagających analizy, komunikacji i kreatywnego myślenia, podczas gdy system przejmuje żmudne i powtarzalne obowiązki.